某汽车租赁公司电脑采购管理规定

某汽车租赁公司电脑采购管理规定第一章总则第一条目的为规范某汽车租赁公司（以下简称“公司”）电脑采购行为，优化资源配置，保障采购质量与资金使用效率，结合公司实际运营需求，制定本规定。本规定旨在通过标准化流程管理，确保电脑设备采购符合业务发展需要，同时严格控制成本，提升资产使用效益。第二条适用范围本规定适用于公司总部及各分支机构（含全资、控股子公司）的办公电脑、业务专用电脑及配套设备（包括但不限于显示器、键盘、鼠标、扩展坞等）的采购活动。因项目临时需求采购的电脑设备，参照本规定执行。第三条管理原则1.需求导向原则：以实际业务需求为核心，避免过度采购或重复采购，确保采购设备与岗位职能、工作场景适配。2.预算约束原则：严格遵循年度财务预算，无预算或超预算采购不予审批。3.性价比优先原则：在满足功能需求的前提下，综合考量设备性能、品牌服务、后期维护成本等因素，选择最优方案。4.合规透明原则：采购流程公开透明，关键环节留痕可追溯，杜绝违规操作。---第二章管理职责划分第四条采购管理委员会公司设立采购管理委员会（以下简称“管委会”），由分管行政的副总经理任组长，成员包括行政部、财务部、IT部负责人及业务部门代表。主要职责如下：1.审定年度电脑采购预算及重大采购方案（单次采购金额超10万元或批量采购超20台）；2.审核供应商准入与退出名单；3.监督采购流程合规性，处理采购争议事项。第五条行政部行政部为电脑采购的统筹执行部门，主要职责：1.汇总各部门采购需求，编制年度采购计划；2.组织实施采购招标、谈判及合同签订；3.协调供应商交付、验收及后续服务对接；4.建立电脑资产台账，定期与财务部、IT部核对。第六条IT部IT部为技术审核与支持部门，主要职责：1.审核采购需求的技术合理性（包括配置参数、软件兼容性、网络安全要求等）；2.参与供应商技术方案评审；3.负责电脑设备的安装调试、系统配置及后期运维指导；4.提供淘汰设备的技术评估意见（如是否可维修再利用）。第七条财务部财务部为资金管控与监督部门，主要职责：1.审核采购预算的合规性与资金可行性；2.参与采购合同条款（如付款方式、质保金比例）的审核；3.监督采购款项支付，定期核查资产台账与财务账目一致性；4.对超预算、超标准采购行为提出整改意见。第八条使用部门使用部门为需求提出与设备使用主体，主要职责：1.提报真实、具体的采购需求（包括设备用途、使用场景、配置建议等）；2.参与设备验收（确认外观、功能符合使用需求）；3.落实设备使用管理责任，配合资产盘点及维护。---第三章采购需求管理第九条需求提报1.各部门应于每年12月15日前，通过公司OA系统提交下一年度《电脑采购需求表》，注明以下信息：-设备用途（如行政办公、业务系统操作、数据处理等）；-拟采购数量、推荐配置（需列明CPU、内存、硬盘、显卡等关键参数）；-现有设备使用情况（如老旧设备型号、故障频率、是否需淘汰）；-特殊需求（如防水防尘、多屏扩展、特定软件运行环境等）。2.临时新增需求（如部门扩编、设备突发损坏）需提交《临时采购申请单》，说明紧急原因及替代方案，经部门负责人签字后报行政部。第十条需求审核1.技术审核：IT部应在收到需求后3个工作日内完成技术评估，重点核查：-配置参数是否满足业务系统最低运行要求；-是否存在“高配低用”或“低配无法支撑”的情况；-新增设备与现有网络、软件系统的兼容性。审核通过后出具《技术审核意见书》，不通过则注明原因并反馈需求部门。2.预算审核：财务部应在技术审核通过后2个工作日内，结合年度预算、历史采购均价及设备折旧情况，核定采购金额上限，超预算需求需经管委会审批。3.统筹平衡：行政部汇总所有审核通过的需求，编制《年度电脑采购计划》，明确采购批次、时间节点及预算分配，提交管委会审定。---第四章供应商管理第十一条供应商准入1.公司建立《合格供应商名录》，准入条件如下：-具备合法经营资质（营业执照、税务登记证、产品代理授权书等）；-提供的电脑设备通过国家3C认证，主流品牌（如联想、戴尔、华为等）优先；-具有3年以上企业客户服务经验，提供至少2家同行业客户的合作案例及评价；-承诺提供至少3年质保服务（含上门维修），响应时间不超过4小时；-近3年无重大质量投诉或违法记录。2.新供应商申请加入名录，需提交《供应商准入申请表》及相关证明材料，经行政部初审、IT部技术评估、财务部信用核查后，由管委会审定。第十二条供应商考核1.行政部每年度对名录内供应商进行综合考核，考核指标包括：-交付及时率（以合同约定时间为准，≥95%为合格）；-产品合格率（验收一次性通过比例，≥98%为合格）；-服务满意度（使用部门评分，平均分≥85分为合格）；-价格竞争力（同类产品市场比价，价格偏差≤5%为合理）。2.考核结果分为优秀（90分以上）、良好（80-89分）、合格（70-79分）、不合格（69分以下）四档。优秀供应商优先合作；不合格供应商移出名录，2年内不得重新申请。第十三条供应商退出出现以下情形之一的，供应商自动退出名录：1.因质量问题导致公司重大损失（单次损失超5万元）；2.连续2次考核不合格；3.被市场监管部门列入失信名单；4.单方面终止合作或未履行合同关键条款（如延迟交付超15天）。---第五章采购实施流程第十四条采购方式选择1.小额采购（单次金额≤2万元或批量≤5台）：由行政部从合格供应商名录中选择2家以上比价，经分管行政副总审批后直接采购。2.中额采购（2万元＜单次金额≤10万元或5台＜批量≤20台）：采用竞争性谈判方式，邀请3家以上合格供应商参与，行政部组织技术、财务、使用部门代表组成谈判小组，综合评分后确定供应商。3.大额采购（单次金额＞10万元或批量＞20台）：需通过公开招标方式实施，招标文件需明确技术参数、服务要求、评标标准等，评标委员会由管委会成员及外部专家（占比≥30%）组成，结果经管委会审定后公示3个工作日。第十五条合同签订1.采购方案确定后，行政部与供应商签订《电脑采购合同》，合同需包含以下条款：-设备型号、数量、单价及总金额；-交付时间、地点及验收标准；-质保期、售后服务内容（含响应时间、维修范围）；-违约责任（如延迟交付违约金按日0.1%计算，质量不达标可退换货）；-付款方式（首次支付30%预付款，验收合格后支付60%，质保期满支付10%尾款）。2.合同需经法务部审核、分管副总签字后生效。第十六条交付与验收1.供应商应按合同约定时间将设备送达指定地点，行政部、IT部、使用部门共同参与验收：-外观检查：核对设备型号、数量，检查外壳无破损、配件齐全（电源适配器、说明书等）；-功能测试：IT部开机检测硬件性能（如鲁大师跑分符合配置参数）、软件兼容性（安装公司常用办公软件无报错）；-安全检测：检查设备是否预装非授权软件，是否符合公司网络安全要求（如可接入内网、支持统一杀毒软件安装）。2.验收合格后签署《设备验收单》，不合格则当场拍照取证，要求供应商48小时内更换或补货，由此产生的额外费用由供应商承担。第十七条资产登记与领用1.验收合格的电脑设备，行政部需在5个工作日内录入公司资产管理系统，登记信息包括：设备编号、型号、采购日期、使用部门、责任人等。2.使用部门凭《设备领用单》（经部门负责人签字）到行政部办理领用手续，领用人需签署《设备使用责任书》，承诺妥善保管、规范使用，离职时须归还设备。---第六章监督与责任第十八条监督机制1.管委会每季度抽查采购档案（包括需求表、审核记录、合同、验收单等），检查流程合规性；2.财务部每半年对电脑资产进行盘点，核对系统台账与实物一致性，差异率超过5%的部门需提交书面说明；3.鼓励员工通过公司举报邮箱或匿名热线反映违规采购行为，查实后对举报人给予500-2000元奖励。第十九条责任追究1.需求部门虚报、瞒报采购需求，导致资源浪费的，对部门负责人及直接责任人扣发当月绩效10%-30%；2.采购人员与供应商串通、收受回扣的，解除劳动合同并追究法律责任；3.IT部未严格审核技术参数，导致设备无法满足业务需求的，对技术负责人扣发当月绩效20%