某跑步俱乐部赞助商续约管理规定

某跑步俱乐部赞助商续约管理规定第一章总则第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）与赞助商的续约管理流程，维护双方合法权益，构建长期稳定、互利共赢的合作关系，推动俱乐部品牌建设与跑步运动事业发展，结合俱乐部实际运营需求，制定本规定。第二条本规定适用于与俱乐部已完成首个合作周期（合作周期一般为1-3年，以双方签署的原《赞助合作协议》约定为准）、且有意愿继续合作的赞助商（以下简称“续约赞助商”）。第三条续约管理遵循以下原则：（一）平等自愿：以原合作协议为基础，尊重双方真实意愿，不得强制续约或附加不合理条件；（二）互利共赢：聚焦合作价值提升，兼顾俱乐部发展需求与赞助商品牌传播、市场拓展目标；（三）透明规范：续约评估、谈判、签约等环节公开透明，流程标准化、文件规范化；（四）动态评估：结合合作成效与市场变化，对续约必要性、合作条款进行科学研判，确保合作可持续性。第二章续约评估机制第四条评估主体成立由俱乐部市场部（牵头）、财务部、会员服务部及法律顾问组成的“赞助商续约评估小组”（以下简称“评估小组”），负责对续约赞助商的合作成效、履约能力、合作潜力等进行综合评估。评估小组成员需回避与自身存在利害关系的赞助商评估工作。第五条评估维度与指标评估采用“定量+定性”相结合的方式，从以下维度开展：（一）合作成效评估（权重40%）1.品牌曝光：统计赞助商品牌在俱乐部官方渠道（公众号、短视频平台、赛事/活动现场）及第三方媒体的露出时长、频次、覆盖人群；计算曝光量较上一周期增长率（目标值≥15%）；2.销售转化：若赞助商为消费品牌，统计通过俱乐部会员专属通道（如会员小程序、线下活动推广）产生的销售额及转化率（目标值≥合作预期的85%）；3.会员反馈：通过会员满意度调查，统计对赞助商产品/服务的正面评价占比（目标值≥70%）。（二）履约情况评估（权重30%）1.资金/物资到位：核查赞助商是否按原协议约定时间、金额支付赞助费用或提供物资，资金到位率需达100%，物资质量需符合协议标准；2.活动配合：统计赞助商参与俱乐部赛事、会员活动（如线下跑团训练、公益跑）的频次及资源投入（如人员支持、奖品赞助），配合率需≥90%；3.危机应对：评估赞助商在合作期间对突发舆情（如俱乐部活动安全事件、赞助商品牌负面新闻）的协同处理能力，要求响应及时、措施得当。（三）合作潜力评估（权重20%）1.品牌契合度：分析赞助商品牌定位与俱乐部核心客群（如年龄、运动偏好、消费能力）的匹配度，重点关注是否在“健康生活”“运动社交”等价值理念上形成共鸣；2.资源互补性：评估赞助商能否持续提供俱乐部发展所需的关键资源（如赛事运营支持、运动装备赞助、媒体推广渠道），或俱乐部能否为赞助商提供独特的会员流量、场景化营销机会。（四）社会影响评估（权重10%）统计合作期间双方联合开展的公益活动（如“跑步+环保”“青少年体育扶持”）数量、参与人数及社会媒体传播量，评估对跑步运动普及、社区体育文化建设的贡献度。第六条评估结果分级根据综合得分（满分100分），评估结果分为三级：-优先续约（85分及以上）：合作成效显著、履约能力强、潜力突出，建议优先推进续约；-协商续约（70-84分）：合作基本达标但存在改进空间，需在续约谈判中明确优化条款；-终止合作（69分及以下）：合作未达预期或存在重大履约瑕疵，建议终止合作。第三章续约流程第七条预评估阶段（原协议到期前3个月启动）（一）数据收集：市场部牵头，联合财务部、会员服务部收集赞助商上一周期合作数据（包括赞助费用支付记录、活动参与记录、品牌曝光监测报告、会员反馈问卷等），形成《赞助商合作数据档案》；（二）初步沟通：市场部与赞助商对接人开展非正式访谈，了解其续约意向、对俱乐部服务的满意度及下一周期合作诉求（如权益升级、成本控制等）；（三）提交评估：评估小组根据数据与沟通结果，在15个工作日内完成《赞助商续约预评估报告》，明确评估等级及建议，提交俱乐部管理层审议。第八条协商谈判阶段（原协议到期前2个月启动）（一）方案制定：市场部根据管理层审议意见，结合赞助商诉求与俱乐部发展规划，拟定《续约合作方案（草案）》，内容包括：-合作期限（一般不超过原周期时长，最长不超过5年）；-赞助费用（可根据市场行情、合作价值调整，涨幅或降幅需附详细说明）；-权益清单（品牌露出形式、资源支持内容、增值服务等，需较原协议优化或新增至少2项核心权益）；-双方责任（明确赞助商资金/物资交付时间、俱乐部权益保障义务等）；-退出机制（约定单方面终止合作的条件及违约责任）。（二）双向谈判：市场部与赞助商代表就草案进行2-3轮谈判，重点协商争议条款（如费用调整、权益范围）。谈判过程需形成《谈判记录》，经双方签字确认。第九条决策审批阶段（原协议到期前1个月完成）（一）评估小组复核：谈判达成初步共识后，评估小组对《续约合作方案（终稿）》进行合规性审查（重点核查条款是否符合《民法典》及俱乐部内部制度），出具《合规审查意见》；（二）管理层决策：俱乐部总经理办公会审议《续约合作方案（终稿）》及《合规审查意见》，经参会成员2/3以上同意后通过；（三）赞助商内部审批：俱乐部将通过后的方案提交赞助商，由其按内部流程完成审批（期限不超过10个工作日）。第十条签约执行阶段（原协议到期前15日内完成）（一）合同签署：双方授权代表签署《赞助合作续约协议》（以下简称“续约协议”），俱乐部法务部对合同条款进行最终审核，确保权利义务清晰、风险可控；（二）权益落地：市场部联合相关部门制定《权益执行计划表》，明确品牌露出排期、资源交付时间节点，由专人跟进执行；（三）档案归档：续约协议签署后5个工作日内，市场部将协议原件、评估报告、谈判记录等资料移交俱乐部档案室存档。第四章权益保障与调整第十一条赞助商核心权益（一）品牌露出：-独家/联合冠名权（根据赞助等级确定）：俱乐部年度核心赛事（如“城市马拉松系列赛”）、会员活动（如“月度主题跑”）需在名称、宣传物料中突出赞助商品牌；-线上推广：俱乐部官方公众号、短视频平台每月至少发布2条赞助商相关内容（如产品测评、品牌故事），重要节点（如赛事报名、会员日）增加至每周1条；-线下场景：俱乐部线下基地（如跑团训练中心、赛事补给站）设置赞助商展示区，面积不小于10平方米，展示内容每季度更新。（二）资源支持：-会员数据：经会员授权后，向赞助商提供匿名化的会员年龄、运动频率、消费偏好等基础数据（不得提供联系方式），用于精准营销；-活动参与：赞助商可指派1-2名代表加入俱乐部核心跑团，参与训练、赛事及会员交流活动。（三）增值服务：-定制活动：根据赞助商需求，俱乐部可协助策划“品牌主题跑”（如“环保公益跑”“亲子家庭跑”），邀请媒体、KOL参与，扩大传播声量；-媒体合作：俱乐部年度媒体资源（如合作的体育类报纸、跑步垂直网站）优先为赞助商提供广告位或专题报道，费用按协议约定减免。第十二条俱乐部核心权益（一）资金/物资支持：赞助商需按续约协议约定，按时足额支付赞助费用或提供训练装备、赛事补给等物资（具体规格、数量在协议附件中列明）；（二）品牌背书：赞助商需在其官方渠道（如官网、社交媒体）对与俱乐部的合作进行宣传，年度曝光量不低于500万次；（三）资源共享：赞助商需开放部分自有资源（如运动科技研发成果、线下门店场地）供俱乐部使用，支持俱乐部提升会员服务质量。第十三条权益动态调整机制（一）中期评估：续约协议执行满6个月后，评估小组对权益落地情况进行中期检查，形成《权益执行评估报告》；若赞助商权益未达协议约定的80%，俱乐部需在10个工作日内提出整改方案并落实；若俱乐部权益未达标，赞助商有权要求调整下一阶段合作条款；（二）重大变更：因不可抗力（如政策调整、重大公共事件）或双方战略调整需变更权益时，需提前30日书面通知对方，经协商一致后签署《补充协议》。第五章责任与义务第十四条赞助商义务（一）严格履行续约协议，按约定时间、标准支付费用或交付物资；（二）维护俱乐部品牌声誉，不得利用合作名义进行虚假宣传或损害俱乐部形象的活动；（三）积极配合俱乐部活动策划与执行，按协议约定提供人员、技术等支持；（四）对俱乐部提供的会员数据、运营信息等商业秘密履行保密义务，未经书面授权不得向第三方披露。第十五条俱乐部义务（一）保障赞助商权益落地，确保品牌露出、资源支持等条款按协议执行；（二）定期向赞助商反馈合作成效（每季度提交《合作进展报告》，包含曝光数据、会员反馈等）；（三）维护赞助商品牌形象，在俱乐部官方渠道宣传中客观、正面描述合作内容；（四）对赞助商提供的产品、技术等信息履行保密义务，未经书面授权不得用于合作范围外的用途。第十六条违约责任（一）若赞助商未按协议约定支付费用或交付物资，每延迟1日，按未支付金额或物资价值的0.5‰向俱乐部支付违约金；延迟超过30日的，俱乐部有权暂停其权益直至终止合作，并要求赔偿实际损失；（二）若俱乐部未按协议约定保障赞助商权益，每项未达标的权益需按该权益对应赞助费用的10%向赞助商支付补偿；累计3项及以上未达标时，赞助商有权要求降低下一周期赞助费用或终止合作；（三）若一方因故意或重大过失导致对方品牌声誉受损，受损方可要求