档案资料移交验收操作规程示范文本

档案资料移交验收操作规程示范文本一、目的与依据为规范档案资料移交验收工作，保障档案的完整性、准确性、安全性及可利用性，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规及行业规范，结合档案管理工作实际，制定本操作规程。二、适用范围本规程适用于[单位/组织名称，可根据实际需求填写]及所属机构的文书、科技、会计、声像、实物等各类档案资料的移交与验收工作；其他组织可参照执行。三、移交前准备工作（一）移交方准备1.档案整理：按档案管理规范对拟移交档案系统化整理，确保分类科学、组卷合理、排列有序。纸质档案去除金属装订物，采用线装或无酸纸装订；电子档案按格式要求（如PDF、TIFF、XML等）整理，确保文件可读、可识。2.编目与著录：编制《档案移交清册》，包含档案编号、题名、形成时间、载体类型、数量、责任者、保管期限、密级等核心要素，经移交方负责人审核签字并加盖公章。电子档案同步生成机读目录，与纸质目录保持一致。3.自检与整改：组织内部自检，重点核查档案“完整性（无缺失、涂改）、准确性（内容与实际相符、字迹清晰）、系统性（分类归档逻辑合理）”，对问题及时整改，确保移交档案符合接收标准。（二）接收方准备1.场地与设备：提前规划档案存放场地，确保库房温湿度、防火、防盗、防虫等条件符合《档案馆建筑设计规范》要求；电子档案准备适配存储设备（如磁盘阵列、云存储），并完成病毒查杀、格式兼容性测试。2.人员与流程：组建验收小组（含档案管理、专业技术人员），明确验收分工与流程；提前熟悉移交档案类型、规模及背景，制定验收方案。四、移交流程（一）移交申请移交方完成整理与自检后，向接收方提交《档案移交申请书》，说明移交范围、数量、保管状况及特殊要求（如涉密档案移交方式）。接收方收到申请后[X]个工作日内答复，确认移交时间、地点及参与人员。（二）现场清点核对1.双方在约定地点共同开箱（或打开存储介质），对照《档案移交清册》逐卷、逐件、逐份核对档案数量、载体状况（如纸质档案是否破损、电子档案是否可正常读取）。对清点问题（如数量不符、载体损坏），当场记录并协商处理方案（如补充完善、修复后移交）。2.涉密档案移交全程在涉密场所进行，参与人员履行保密义务，严禁无关人员接触。（三）交接手续办理1.双方确认档案实物与清册一致、质量符合要求后，移交方与接收方代表在《档案移交清册》《电子档案移交登记表》（如有）上签字并加盖公章，一式两份，双方各执一份存档。2.移交方同步移交档案检索工具（纸质/电子目录）、编研成果（如大事记、专题汇编）及相关说明材料（如档案形成背景、利用注意事项）。五、验收流程（一）验收内容1.完整性：核查档案是否齐全（涵盖移交范围全部文件材料，电子档案元数据完整）。2.准确性：审查档案内容是否真实反映实际工作，字迹/图像是否清晰可辨，电子档案与纸质档案内容是否一致（无篡改、伪造痕迹）。3.规范性：检查档案整理是否符合标准（分类、组卷、著录格式合规），装订、编号、装具是否规范，电子档案格式、命名是否符合要求。（二）验收方法1.抽样检查：纸质档案按[比例，如10%-30%]随机抽取卷（件），重点检查核心档案、问题档案；电子档案采用批量校验（如MD5值比对）与随机抽查结合。2.专业审查：科技、会计等专业档案，邀请领域专家参与验收，审查专业性、合规性（如会计凭证签章、科技图纸标注）。（三）验收结果处理1.验收小组形成《档案验收报告》，明确结论（合格/整改后合格/不合格）及问题清单。验收合格的，接收方正式办理入库手续；需整改的，移交方在[规定期限，如15个工作日]内完成整改并重新申请验收；验收不合格且无法整改的，双方协商终止移交或调整范围。2.验收报告经双方负责人签字确认，作为档案移交最终依据。六、后续管理（一）档案入库与保管接收方在验收合格后[X]个工作日内将档案移至指定库房（或存储系统），按要求上架（或存储）、编号、录入管理系统，建立档案实体与信息的关联关系。电子档案定期异质、异地备份，防止数据丢失。（二）利用与反馈接收方向移交方反馈档案管理状态（如存放位置、检索路径），并在利用过程中记录需求与效果，为移交方提供参考。若利用中发现档案问题（如字迹褪色、电子文件损坏），及时告知移交方，协商修复方案。（三）问题追溯与责任界定移交后发现的档案质量问题，确因移交方整理、保管不当导致的，由移交方协助整改；因接收方管理不善造成的，由接收方负责处理。双方以《档案移交清册》《验收报告》为依据，明确责任边界。七、附则1.本规程由[制定单位，如XX档案馆/XX办公室]负责解