机关单位档案管理制度与操作规程

机关单位档案管理制度与操作规程一、档案管理的重要性与基本原则机关单位档案是工作开展的历史记录、决策依据和法治凭证，承载着政策执行、业务推进、民生服务的关键信息。做好档案管理工作，既要遵循真实性、完整性、安全性、可用性原则，确保档案如实反映工作全貌；又要立足服务大局，通过规范管理实现档案资源的高效开发利用，为机关履职、历史研究、公众查询提供可靠支撑。二、档案管理制度核心内容（一）归档范围的精准界定机关档案归档需覆盖全部工作领域，具体分为四类：1.文书档案：包含党组（党委）会议、行政办公会记录，各类收发文、请示报告、工作计划总结、规章制度、表彰处罚材料等，需体现决策过程、工作部署与执行结果。2.科技档案：涉及基建项目（如办公楼建设、维修工程）、设备管理（如大型办公设备采购、运维档案）、信息化项目（如系统开发、网络改造）的设计图纸、验收报告、技术手册等。3.人事档案：干部职工的任免文件、考核材料、学历职称证明、工资变动表、奖惩记录等，需严格执行《干部人事档案工作条例》要求。4.会计档案：会计凭证、账簿、财务报告、银行对账单等，按《会计档案管理办法》确定归档范围，确保财务活动可追溯。（二）保管期限的科学划分依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合单位实际细化期限：永久保管：涉及党和国家重大利益、需长期查考的档案，如机构沿革、年度工作总结与计划、干部任免文件、审计结论等。30年保管：重要业务活动的过程性材料，如项目审批文件、大额资金使用凭证、重要会议纪要等。10年保管：日常事务性文件、一般性统计报表、临时性工作材料等，需满足短期查考需求。（三）管理职责的明确分工1.档案管理部门：通常为办公室（综合科），负责统筹档案工作，制定制度、监督执行、组织培训，协调跨部门档案事务，对接上级档案主管部门。2.业务科室：承担本科室档案的收集、初步整理责任，指定专人（兼职档案员）对接档案部门，确保材料及时、完整移交。3.档案工作人员：需具备专业素养，熟悉《档案法》及行业规范，负责档案的整理、保管、利用及数字化工作，定期向分管领导汇报档案管理情况。三、档案管理操作规程（一）归档流程：从收集到移交的闭环管理1.收集环节定期收集：业务科室每月末、每季度末整理本科室文件，按“谁办理、谁负责”原则，由经办人将办理完毕的文件（含电子文件）移交兼职档案员。专项收集：针对重大活动（如专项检查、庆典仪式）、突发事件（如疫情防控、应急处置），由牵头科室成立专项小组，同步收集文字、照片、音视频等材料，活动结束后1个月内完成归档。2.整理环节分类：采用“年度—机构（问题）—保管期限”分类法，先按年度区分，再按科室（或业务类型）归类，最后按期限划分。组卷：将同类文件按时间或重要程度排序，编制卷内文件目录，填写卷内备考表，装订成卷（或使用档案盒收纳）。编号与编目：为每卷（盒）档案分配唯一档号，包含年度、科室代码、期限代码、卷号；编制案卷目录，注明题名、责任者、日期、页数等信息。3.移交环节业务科室整理完毕的档案，需填写《档案移交清单》，经科室负责人签字后，与档案部门办理移交手续，双方核对无误后签字确认，清单一式两份留存。（二）保管要求：安全与有序的双重保障1.库房管理档案库房需独立设置，远离水源、火源，配备温湿度调控设备（温度14-24℃，相对湿度45-60%）、防盗门窗、消防器材、防虫药品（如樟脑丸），定期检查设备运行与档案状况。2.存放秩序档案按档号顺序排列，采用竖放方式（避免挤压变形），不同期限、类型的档案分区存放，悬挂标识牌便于查找。电子档案需存储于专用服务器或云平台，定期检测存储介质的可靠性。3.安全防护建立档案出入库登记制度，非档案人员进入库房需经审批；定期开展档案清点，每年抽查10%的案卷，每5年全面清查，确保账实相符；遇自然灾害或突发事件，启动应急预案，优先转移重要档案。（三）利用服务：规范与高效的平衡1.内部利用机关工作人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经科室负责人审批后，到档案部门办理借阅，原则上不外借，确需带出需分管领导审批，借阅期限不超过15天，归还时检查档案完整性。2.外部利用公民、法人申请利用已公开的档案，需持有效证件，填写《档案利用申请表》，档案部门核对身份后提供查阅服务；涉及涉密或未公开档案，需按《政府信息公开条例》及保密规定执行，严禁擅自提供。3.数字化利用对高频利用的档案（如政策文件、人事材料），优先进行数字化加工，建立电子检索目录，通过内部办公系统或政务平台提供在线查阅，提高利用效率。（四）鉴定与销毁：动态优化档案资源1.鉴定机制成立由档案部门、业务科室、法律顾问组成的鉴定小组，每5年对到期档案进行鉴定，重点审查内容价值、保管状况，形成《档案鉴定意见书》，提出保留或销毁建议。2.销毁程序需销毁的档案，经单位领导班子审议批准后，填写《档案销毁清册》，指定2名以上监销人（含纪检人员），在指定场所（如保密销毁中心）监督销毁，销毁后监销人签字确认，清册永久保存。四、保障措施：推动制度落地的支撑体系（一）人员能力建设定期组织档案业务培训，内容涵盖《档案法》解读、数字化管理、立卷技巧等，邀请档案专家或上级部门业务骨干授课，每年培训不少于16学时。开展法治教育，强化档案人员的保密意识、责任意识，将档案管理纳入干部职工年度考核，对表现突出的科室和个人予以表彰。（二）制度执行监督建立档案管理考核机制，将归档及时率、完整率、利用满意度等指标纳入科室绩效考核，每季度通报进展，年度开展全面考核。实行定期检查与不定期抽查结合，档案部门每月抽查科室归档情况，每年开展一次档案工作专项检查，对发现的问题限期整改，情节严重的追究责任。（三）信息化赋能升级引入专业档案管理系统，实现档案收集、整理、保管、利用的全流程数字化，支持电子文件在线归档、全文检索、权限管理。推进档案数字化加工，优先对永久、30年保管的档案及高频利用档案进行扫描，建立电子档案数据库，与纸质档案同步更新、双向检索。做好数据备份，采用“本地+异地”“硬盘+云端”双备份方式，