项目部印章管理使用流程标准

项目部印章管理使用流程标准一、前言项目部印章作为项目对外开展业务、签署文件、确认权责的法定凭证，其管理规范与否直接关系到项目运营合规性、企业权益维护及法律风险防控。为明确管理职责、规范使用流程、防范用印风险，结合项目部实际运营需求及企业管理规范，特制定本流程标准，确保印章管理工作权责清晰、有章可循。二、管理职责划分（一）项目经理职责作为项目部印章管理第一责任人，需统筹印章管理工作：审批重要用印事项（如合同签署、重大文件用印等），监督印章保管与使用合规性，对违规用印行为及时制止并追责。（二）印章保管人职责项目部指定专人（通常为综合办公室行政岗或项目经理授权人员）担任印章保管人，负责：日常保管：将印章存放于带锁专用保险柜/密码箱内，非工作时间及用印结束后立即入柜封存；使用监督：严格核对用印文件的审批手续、内容合规性，拒绝无审批、超范围的用印申请；登记备案：实时记录用印情况，定期（如每月）向项目经理汇报用印台账，配合公司总部的印章检查工作；印章维护：关注印章完好性，若出现磨损、损坏需及时申请重新刻制，严禁私自处理。（三）用印申请人职责用印申请人需确保用印文件内容真实、合规，提前完成内部审批流程，清晰填写用印申请单（注明文件类型、用印事由、份数等），配合保管人核对文件与申请信息的一致性，用印后妥善保管文件，因文件失误或违规用印导致的后果自行承担。三、印章刻制与启用流程（一）刻制申请项目部因业务需要新增印章时，由项目经理向公司总部（或上级管理部门）提交书面申请，说明印章名称、用途、规格（如圆形、椭圆形，字体、尺寸等），附相关业务依据（如项目合同、授权文件等）。（二）审批与刻制申请经公司总部审核通过后，由公司指定具备合法资质的刻制单位制作印章（严禁项目部私自刻制）。刻制完成后，刻制单位需出具备案证明（如公安部门的印章备案回执），项目部将印章样式、备案信息同步至公司总部存档。（三）启用与备案印章正式启用前，项目部需在公司总部监督下，通过内部公文（如《关于启用XX项目部XX印章的通知》）明确启用时间、使用范围，并将印章印模留存至公司行政部、法务部等相关部门备案。四、印章使用流程（一）用印前审核1.内容审核：用印文件需经申请人部门负责人初审，确认内容无歧义、无违规（如合同条款符合法律法规及公司规定，证明文件事实清晰）；2.审批审核：根据用印事项重要程度，履行相应审批流程（见“五、审批权限划分”），确保审批人签字/盖章齐全；3.形式审核：保管人核对用印文件与申请单的一致性（如文件份数、版本、申请事由），检查文件是否为原件（或加盖骑缝章的复印件），避免“空白用印”“虚假用印”。（二）用印操作规范1.用印时，保管人需在文件指定位置（如落款处、骑缝处）加盖印章，确保印迹清晰、位置端正，严禁在空白纸张、未审核的文件上盖章；2.多页文件需加盖骑缝章（印章覆盖每页边缘，确保拼接后完整显示印章），重要合同、协议需逐页核对后盖章；3.用印后，保管人需在申请单上标注“已用印”，并留存文件复印件（或扫描件）与申请单一并归档。（三）特殊情况处理1.外出用印：因现场签约、紧急事务需携带印章外出时，需由项目经理审批，指定2名以上人员陪同，填写《外出用印登记表》（注明外出时间、地点、文件类型），返回后立即登记用印内容；2.印章借用：严禁外单位或个人借用项目部印章，内部部门借用需经项目经理审批，明确借用事由、期限，借用期间由借用人承担保管责任，逾期未归还需追责；3.废印处理：印章停用、损坏或项目结束后，需将印章交回公司总部，由公司统一登记销毁（或封存），严禁私自留存或销毁。五、审批权限划分（一）常规用印（如内部通知、证明文件）由部门负责人审核，项目经理审批后即可用印。（二）重要用印（如合同签署、对外承诺、资金支付文件）金额在[X]以内的合同/文件：项目经理审批后，需报公司分管领导备案；金额超过[X]的合同/文件：需经公司法务部、财务部审核，公司总经理（或授权人）审批后方可用印。（三）紧急用印因抢险、突发事务等紧急情况需用印，且无法及时履行完整审批流程时，申请人需电话请示项目经理（或公司授权人），说明事由、文件内容，事后24小时内补全审批手续，否则视为违规用印。六、用印登记与档案管理（一）用印登记保管人需建立《项目部印章使用登记台账》，逐项记录：用印日期、时间用印文件名称（或事由）申请人及部门审批人用印份数备注（如外出用印、特殊说明）台账需实时更新，不得事后补填，保管人需每月整理台账，提交项目经理审阅。（二）档案保管用印文件的原件（或复印件）、申请单、审批记录需按类别归档，保存期限不少于[X]年（或按公司档案管理规定执行）。电子档案需同步备份，确保可追溯、可查阅。七、违规用印处理（一）违规情形无审批手续私自用印、超范围用印；伪造审批文件、提供虚假用印事由；印章保管人未履行审核职责，导致违规用印；私自外带、转借印章，或因保管不善导致印章遗失、被盗用。（二）处理措施内部处罚：对责任人进行通报批评、扣减绩效、调岗或辞退；对管理失职的项目经理视情节追责；法律追责：因违规用印导致企业损失的，责任人需承担赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理；整改要求：发生违规用印事件后，项目部需立即停用相关印章（必要时重新刻制），开展内部审计，完善管理漏洞，并向公司总部提交整改报告。八、附则1.本标准自发布之日起施行，由项目部综合办公室负责解释与修订；2.项目部需根据本标准制定《印章管理实施细则》，细化操作流程（如审批表模板、登记台账格式