机关单位合同管理流程模板

机关单位合同管理流程模板一、合同管理的重要性与基本原则机关单位合同管理是规范权力运行、防范法律风险、保障公共利益的核心环节，需遵循依法合规、权责明晰、全程管控、风险防范原则，实现“签约有依据、履约有监督、纠纷有处置、档案有管理”的闭环管理，确保合同全生命周期合规可控。二、合同发起环节（一）发起条件与主体合同发起需以明确的工作需求为前提（如政府采购、服务外包、合作共建等事项），且已完成项目立项审批（或党组/办公会决策）、预算指标下达（或资金来源明确）。发起主体为具体业务部门（如办公室、财务处、项目主管科室等），由部门指定专人作为“合同经办人”，统筹后续流程。（二）前期准备1.需求梳理：经办人需明确合同标的、数量、质量标准、服务期限、预算金额等核心要素，形成《合同需求说明书》。2.对方主体筛查：通过“国家企业信用信息公示系统”“事业单位在线”等平台核查对方资质（如营业执照、信用记录），涉密项目需额外审查对方保密资质。3.预算匹配：财务部门同步确认预算额度及支付方式（如财政直接支付、授权支付），出具《预算符合性说明》。三、合同起草环节（一）起草主体与模板使用原则上由业务部门牵头起草，优先使用机关单位制发的《合同示范文本》（如政府采购合同、租赁合同模板）；无示范文本的，可参考行业主管部门发布的示范文本，或结合《民法典》合同编自行拟定。（二）条款核心要求1.合法性条款：明确合同主体资格（机关单位需注明法定名称、统一社会信用代码），标的合规（如采购货物需符合政府采购目录），履行方式符合政策要求（如工程建设需招标的依法招标）。2.权责对等条款：清晰约定双方权利义务，避免“霸王条款”（如单方面免责、加重对方责任）。违约责任需量化（如逾期交付按日支付违约金，比例不超过合同总额的合理范围）。3.特殊条款补充：涉密合同需增加“保密条款”（明确密级、保密期限、违约责任）；长期合同需约定“调价机制”（如每年按CPI涨幅调整服务费）；涉及知识产权的，需明确归属与使用范围。四、合同审核环节（一）部门联审机制合同需经业务部门初审→法务部门合规审核→财务部门预算审核三级把关，重大合同（如金额较高、涉及公共利益）需提交党组会/办公会集体审议。1.业务部门初审：重点核查“需求匹配度”（合同条款是否与《需求说明书》一致）、“对方履约能力”（如供应商近3年类似项目业绩），出具《初审意见表》。2.法务部门合规审核：审查合同主体合法性（如对方是否具备签约资格）、条款合法性（如是否违反《政府采购法》）、争议解决条款合理性（优先选择仲裁或法院管辖），出具《法律意见书》。3.财务部门预算审核：确认预算额度、支付节点（如“验收合格后30日内付款”）、发票类型（增值税专票/普票）、资金支付方式（对公账户转账，禁止现金交易），出具《预算审核表》。（二）集体审议要求重大合同需提前3个工作日提交审议材料（含合同草案、需求说明、对方资质、联审意见），会议需形成《审议纪要》，明确“同意签约”“修改后签约”或“不予签约”的结论。五、合同签署环节（一）签署权限管理机关单位法定代表人（或主要负责人）为签约主体，确需授权他人签署的，需出具《授权委托书》（注明授权范围、期限、被授权人身份信息），授权书需存档备查。（二）签署前最终核对经办人需核对合同文本与“联审意见”“审议纪要”的修改内容是否完全落实，对方签约代表身份（如法定代表人身份证明、授权委托书），并在合同骑缝处加盖公章（多页合同需逐页小签）。（三）用印与编号登记合同用印需通过机关“用印审批系统”，提交《用印申请表》（含合同草案、审核意见），经部门负责人、办公室主任审批后，由专人在指定位置加盖公章。同时，按“年份-部门-类型-序号”规则编号（如2024-办-采-001），建立《合同台账》（含编号、名称、对方、金额、签署日期、履行状态）。六、合同履行环节（一）履约动态管理业务部门为履约责任部门，需建立《履约跟踪表》，记录关键节点（如货物交付、服务验收、款项支付）。财务部门根据合同约定的支付条件（如“验收合格且收到发票后付款”）审核付款申请，禁止提前/超额支付。（二）变更与解除1.变更条件：因政策调整、不可抗力等需变更合同的，需与对方协商一致，签订《补充协议》（流程同原合同审核），明确变更内容、责任承担、效力范围。2.解除情形：对方严重违约（如逾期交付超30日、质量不达标）或发生“情势变更”（如疫情导致合同目的无法实现），由业务部门提出解除申请，经法务、财务审核后，以书面形式通知对方，留存送达凭证。（三）纠纷处置机制合同履行中发生争议，业务部门需24小时内向分管领导报告，启动“内部评估-协商调解-法律维权”流程：内部评估：法务部门出具《纠纷分析报告》，评估我方责任与维权路径；协商调解：优先通过函件、面谈协商解决，留存沟通记录；法律维权：协商无果的，在诉讼/仲裁时效内，委托律师提起诉讼或申请仲裁，同步报同级财政、审计部门备案。七、合同归档环节（一）归档范围与要求合同履行完毕（或终止）后，业务部门需整理全流程资料：合同草案、审核意见、签署文本、履约记录、变更/解除协议、纠纷处置材料等，纸质版与电子版同步归档（电子版需为PDF或不可编辑格式，防止篡改）。（二）分类保管与期限1.分类规则：按“合同类型”（如采购类、服务类、工程类）+“年份”分类，编制《档案目录》。2.保管期限：一般合同保管10年，涉及重大公共利益、涉密内容的合同永久保管（参考《机关档案管理规定》）。（三）利用与查询内部人员借阅合同档案需填写《借阅申请表》，经部门负责人审批；外部单位（如审计、纪检）调阅需出具公函，由办公室统筹安排，严禁泄露涉密信息。八、风险防控与优化建议（一）审核要点强化警惕“阴阳合同”（实际履行与签约文本不一致），要求对方出具《承诺函》，承诺“仅以签约文本为准履行义务”；重点审查“格式条款”（如对方提供的模板），对免责、限责条款要求对方加粗提示，避免被认定为“未履行提示义务”。（二）履约监控升级建立“红黄绿灯”预警机制：履约进度滞后30%为“黄灯”（业务部门发函催告），滞后50%为“红灯”（分管领导约谈对方）；涉密合同履约需全程“双人监督”，禁止对方人员接触核心涉密信息。（三）档案管理细化电子档案需定期备份（至少每年1次），存储于机关专用服务器，禁止存储于个人设备；合同台账每季度与财务“应付账款”“预付账款”科目核对，避免“账实不符”。附则本流程模板适用于XX级机关及所属事业