标准化项目合同履行备忘录模板

标准化项目合同履行备忘录模板一、备忘录说明本备忘录作为项目合同履行过程的管理工具，可帮助合作双方系统跟踪合同约定的权利义务履行情况，及时识别履约风险、协调争议事项，保障项目按约推进并维护双方合法权益。它适用于工程建设、技术服务、货物买卖等各类商业项目的合同履约管理，使用方可根据具体项目特点灵活调整内容模块。二、项目基本信息项目要素详情说明------------------------------------------------------------------------------------------合同编号（填写或粘贴合同正式编号，如：HT-202X-001）项目名称（明确项目全称，如：XX产业园智能化改造项目）委托方（甲方）全称：__________；联系人：__________；联系电话：__________受托方（乙方）全称：__________；联系人：__________；联系电话：__________合同标的（简要描述合同核心内容，如：提供XX系统软件开发及三年运维服务）履约期限起始日期：______年____月____日；终止日期：______年____月____日合同金额总额：__________（大写：__________）；付款节点：（简要列举关键节点）三、履约进度跟踪（一）阶段目标与完成情况履约阶段合同约定目标（含时间、质量、成果要求）实际完成情况（填写完成度、时间节点偏差等）证明文件/成果交付记录----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------阶段一（如：202X年X月X日前完成需求调研）已完成/进行中/延迟，延迟原因：__________调研报告编号：________阶段二（如：提交系统原型设计）______________________________________________________________............最终交付（如：系统上线并通过验收）__________________________________________验收报告编号：________（二）付款与发票跟踪付款节点合同约定金额/比例实际付款金额/日期发票开具情况（金额、日期、票号）备注（如：付款延迟原因）----------------------------------------------------------------------------------------------------------------预付款______%/______元______年____月____日票号：________；日期：________________________________进度款1______%/______元________________________________________________________________________...............质保金______%/______元________________________________________________________________________四、沟通协调机制（一）定期沟通1.会议机制：每______（周/月）召开一次履约协调会，由______（甲方/乙方）牵头组织，双方项目负责人及关键岗位人员参与。会议内容涵盖进度汇报、问题协商、下一步计划等，会议纪要由______方整理后，于会后______个工作日内分发至双方指定邮箱。2.进度通报：乙方需于每周/月______日前向甲方提交《履约进度简报》，内容包含工作进展、问题及解决方案、下周/月计划；甲方需在收到简报后______个工作日内反馈意见。（二）临时沟通如遇重大变更、突发风险或争议事项，任何一方应在______小时内以书面形式（邮件/函件）通知对方，双方应在______个工作日内安排专项沟通（会议/面谈），协商解决方案。五、风险与争议处理（一）风险预警1.潜在风险识别：双方应定期（每______月）梳理履约风险，包括但不限于进度延迟、质量不达标、资金不足、政策变动等，填写《风险识别表》（见附件）并同步至对方。2.应对措施：针对识别出的风险，责任方（或由双方协商确定的主体）应在______个工作日内制定应对方案，明确措施、责任人、完成时间，跟踪落实情况并记录在本备忘录中。（二）争议处理1.争议发生时，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，按合同约定的争议解决方式（仲裁/诉讼）执行。2.争议处理过程中，非责任方应配合提供相关证据（如合同条款、沟通记录、成果文件等），责任方应积极整改或承担赔偿责任（以合同约定为准）。六、文档管理1.归档要求：双方应指定专人负责履约文档管理，包括合同原件、补充协议、会议纪要、交付成果、付款凭证、沟通函件等，按“项目阶段+文件类型”分类存档，确保可追溯。2.查阅权限：双方有权在合理范围内查阅对方保管的履约文档（涉及商业秘密的除外），需提前______个工作日以书面形式申请，对方应予以配合。七、附则1.本备忘录自双方签字（或盖章）之日起生效，与主合同具有同等效力，履约完成后由______方归档保存至少______年。2.本备忘录未尽事宜，按主合同约定执行；如需修改，须经双方书面确认后生效。委托方（甲方）确认：签字（或盖章）：__________日期：______年____月____日受托方（乙方）确认：签字（或盖章）：__________日期：______年____月____日附件：