2026年烟草制品公司员工档案数字化管理制度

2026年烟草制品公司员工档案数字化管理制度第一章总则第一条为规范公司员工档案数字化管理工作，提升档案管理效率和安全性，保障员工个人信息权益，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》《企业职工档案管理工作规定》及公司人力资源管理相关要求，结合档案数字化建设实际，制定本制度。第二条本制度所称员工档案数字化，是指将员工纸质档案通过扫描、录入等方式转化为电子档案，对电子档案进行采集、存储、使用、维护、销毁等全流程的规范化管理行为；员工档案涵盖员工入职、履职、考核、培训、奖惩、离职等全职业生涯的各类资料。第三条本制度适用于公司人力资源部门及所有参与员工档案数字化管理、使用的人员，外包服务机构协助开展档案数字化工作的，参照本制度执行。第四条员工档案数字化管理遵循“安全保密、真实完整、规范高效、权责明确”的原则，做到采集有标准、存储有保障、使用有授权、销毁有流程，杜绝档案信息泄露、篡改、丢失等问题。第五条公司人力资源部门为员工档案数字化管理的归口管理部门，负责档案数字化标准制定、电子档案系统运维、档案信息安全管控；档案管理员具体负责纸质档案整理、数字化采集、电子档案审核归档等工作。第二章职责分工第六条人力资源部门职责：（一）制定员工档案数字化采集标准，明确扫描分辨率、文件格式、命名规则、元数据录入要求等；（二）搭建员工电子档案管理系统，设置不同岗位的操作权限，定期维护系统安全；（三）审核档案数字化成果，确保电子档案与纸质档案内容一致、格式规范；（四）制定档案信息安全管理细则，监督电子档案使用权限，防范信息泄露风险；（五）组织档案管理员开展数字化技能和安全保密培训，提升管理能力；（六）定期备份电子档案数据，制定数据恢复应急预案，保障数据安全；（七）按规定办理电子档案的查阅、借阅、销毁审批手续，留存审批记录。第七条档案管理员职责：（一）整理纸质员工档案，按归档分类要求排序、编号，确保纸质档案完整无缺失；（二）按照数字化采集标准扫描纸质档案，对扫描件进行纠偏、降噪、合并等处理；（三）准确录入档案元数据，包括员工基本信息、档案类别、形成时间、保管期限等；（四）将处理后的电子档案上传至管理系统，完成与纸质档案的关联匹配；（五）妥善保管纸质档案，数字化完成后按档案管理要求存放，防止损坏、丢失；（六）每日检查电子档案管理系统运行状态，发现异常及时上报人力资源部门；（七）严格执行保密规定，严禁泄露、篡改、私自复制员工档案信息。第八条系统管理员职责：（一）维护电子档案管理系统硬件和软件，及时修复系统故障，保障系统稳定运行；（二）设置和调整用户操作权限，定期核查权限使用情况，撤销离职人员权限；（三）定期对系统数据进行全量备份和增量备份，备份介质异地存放；（四）监测系统访问日志，对异常登录、违规操作行为及时预警并上报；（五）根据人力资源部门要求，优化系统功能，提升档案检索、查阅效率。第九条档案使用人员职责：（一）按授权范围查阅电子档案，严禁超权限访问、下载、传播档案信息；（二）查阅档案前办理审批手续，查阅后及时退出系统，做好操作记录；（三）严禁将档案信息用于工作以外的用途，严禁向无关人员泄露档案内容；（四）发现档案信息错误、缺失时，及时反馈至人力资源部门，严禁私自修改。第三章档案数字化规范第十条采集准备：（一）数字化前对纸质档案进行清点，核对档案数量、页码，标注破损、模糊等问题；（二）去除档案中的金属装订物，对破损档案进行修复，确保扫描质量；（三）准备符合标准的扫描设备、存储介质，调试设备参数至最佳状态。第十一条扫描处理：（一）扫描分辨率不低于300dpi，彩色档案采用彩色模式扫描，黑白档案采用灰度模式扫描；（二）扫描文件格式统一为PDF格式，单页档案合并为多页PDF，命名规则为“员工编号-档案类别-形成年份”；（三）对扫描件进行纠偏、裁边、去噪处理，确保文字清晰、版面规整，与原档案内容一致。第十二条数据录入：（一）元数据录入做到准确无误，员工姓名、身份证号、入职时间等关键信息与原件一致；（二）按档案类别录入信息，包括基本信息类、学历职称类、考核奖惩类、培训类、劳动合同类等；（三）录入完成后进行双人核对，核对无误后提交至人力资源部门审核。第十三条归档存储：（一）审核通过的电子档案按“一人一档”原则存储，建立纸质档案与电子档案的唯一关联标识；（二）电子档案存储至公司专用服务器，禁止存储至个人电脑、移动硬盘等非专用设备；（三）纸质档案数字化完成后，按原保管要求存放，保管期限与电子档案一致。第四章安全管理要求第十四条权限管理：（一）电子档案管理系统实行分级授权，普通管理人员仅可查阅授权范围内的档案基本信息，核心信息需经审批后查阅；（二）权限设置遵循“最小必要”原则，严禁授予与工作无关的权限，定期清理闲置账号；（三）用户密码需定期更换，设置复杂密码，严禁共用账号密码、泄露密码。第十五条数据备份：（一）每日进行增量备份，每月进行全量备份，备份数据至少保存两份，一份本地存储，一份异地存储；（二）备份介质做好标识，标注备份时间、内容，存放在防火、防潮、防磁的专用存储柜中；（三）每季度对备份数据进行恢复测试，确保备份数据可用。第十六条保密管理：（一）严禁在公共网络、非专用设备上访问电子档案管理系统，严禁私自拷贝、打印档案信息；（二）外包服务机构参与数字化工作的，需签订保密协议，明确保密责任和违约赔偿条款；（三）档案管理人员离职前，需移交全部档案管理资料，撤销系统权限，签订离职保密承诺。第五章使用管理要求第十七条查阅管理：（一）因工作需要查阅电子档案的，填写《档案查阅申请表》，经部门负责人及人力资源部门审批后，在系统内查阅；（二）查阅时仅可查看授权内容，严禁截图、下载、转发，系统自动记录查阅时间、内容、操作人；（三）员工查阅本人档案的，需提交本人身份证明，经人力资源部门审批后，在管理员监督下查阅。第十八条借阅管理：（一）确需借阅电子档案副本的，需经公司分管领导审批，明确借阅期限、使用范围，签订借阅保密协议；（二）借阅到期后及时收回副本，核查是否有篡改、泄露情况，留存归还记录；（三）严禁将借阅的电子档案副本用于审批范围外的用途。第十九条销毁管理：（一）电子档案销毁按纸质档案销毁规定执行，由人力资源部门提出销毁申请，列明销毁档案清单，报公司管理层审批；（二）销毁前对电子档案进行数据备份留存（如需），销毁时由两人以上现场监督，记录销毁过程；（三）销毁完成后，在系统中标记档案状态，删除相关数据，确保无法恢复。第六章监督与考核第二十条公司将员工档案数字化管理工作纳入人力资源部门及档案管理员的绩效考核，考核结果与绩效奖金、评优评先挂钩。第二十一条考核标准：（一）电子档案准确率100%，录入信息错误的，每处扣罚档案管理员当月绩效3%；（二）档案安全零事故，发生信息泄露、篡改的，扣罚相关责任人当月绩效10%-30%，情节严重的追究法律责任；（三）数据备份及时率100%，未按要求备份的，扣罚系统管理员当月绩效5%；（四）查阅借阅审批合规率100%，违规审批的，扣罚审批人当月绩效8%；（五）全年档案管理无差错、无安全事故的，给予人力资源部门及相关人员年度表彰。第二十二条人力资源部门每季度开展一次档案数字化管理专项检查，重点核查数据准确性、权限管理、备份情况，发现问题立即整改。第七章附则第二十三条本制度所涉及的数字化标准、安全要求等，如遇国家档案管理、个人信息保护法规更新，按最新法规要求执行，人