学术会议合同范本

学术会议合同范本1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称为“中国国际学术交流中心”，注册地址位于北京市海淀区中关村南大街27号，法定代表人为李明，联系电话甲方是一家经中国政府批准成立的非营利性学术交流机构，致力于推动国际学术合作与文化交流。甲方在国内外拥有丰富的学术会议组织经验，每年主办或承办多个高水平的国际学术会议，旨在促进全球学者的思想碰撞与合作。为提升学术会议的服务质量与专业性，甲方决定委托乙方提供会议场地及相关服务。

甲方的主要业务范围包括学术会议策划、国际学者邀请、会议资料编辑、学术成果推广等。近年来，甲方与多个国际学术组织建立了长期合作关系，如欧洲科学基金会、美国国家科学基金会等。在过去的五年中，甲方成功举办了超过50场国际学术会议，参会学者累计超过5000人次。基于甲方在学术交流领域的专业积累和资源优势，本次会议的举办将进一步提升中国在国际学术舞台的影响力。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称为“北京国际会议中心”，注册地址位于北京市朝阳区光华路1号，法定代表人为王华，联系电话乙方是一家集会议场馆运营、会务服务、技术支持于一体的专业化服务机构，拥有先进的会议设施和丰富的服务经验。乙方场馆总面积超过20000平方米，配备国际标准的会议厅、报告厅、展厅及宴会厅，可同时容纳5000名参会人员。此外，乙方还提供同声传译、视频直播、在线直播等高科技服务，能够满足各类学术会议的运营需求。

乙方在学术会议服务领域拥有超过10年的行业经验，曾为联合国教科文组织、世界卫生组织等多家国际机构提供会议场地与服务。乙方团队由专业的场馆管理、会务策划、技术支持和后勤保障人员组成，能够为会议提供全方位、精细化的服务。在过去的三年中，乙方成功承办了30余场国际学术会议，包括“全球气候变化论坛”、“人工智能与未来教育峰会”等知名会议，积累了丰富的运营经验。基于乙方的专业能力和优质服务，甲方选择乙方作为本次学术会议的场地及服务供应商。

3.合同简介：

本合同的签订基于甲乙双方在学术会议服务领域的合作需求。甲方作为学术会议的主办方，需要专业的会议场地及配套服务来确保会议的顺利举办。乙方作为专业的会议场馆运营机构，具备提供高品质会议服务的综合能力。双方基于平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议：甲方委托乙方提供学术会议的场地租赁、设施设备、会务支持及后勤保障等服务，乙方按照合同约定履行义务，甲方则向乙方支付相应的服务费用。本次会议预计参会人数为800人，会议时长为3天，涉及主题包括“可持续发展与全球治理”“科技创新与产业变革”等。双方将共同协作，确保会议的学术质量与服务水平达到国际标准，进一步提升中国在国际学术领域的影响力。

本次合作的前提条件为：甲方需提前提供会议议程、参会人员名单、技术需求等详细信息，乙方需根据甲方要求配置相应的场地设施和服务团队。双方将共同制定会议运营方案，并按照合同约定的期限履行各自义务。会议期间，乙方将负责场地的日常管理、设备的正常运行及突发事件的应急处理，甲方则负责会议内容的组织与学术交流活动的安排。通过本次合作，双方将建立长期稳定的合作关系，共同推动国际学术交流的创新发展。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的是明确甲乙双方在举办“可持续发展与全球治理”及“科技创新与产业变革”学术会议过程中，就会议场地租赁、设施设备提供、会务服务及后勤保障等方面的权利与义务，确保会议顺利、高效、圆满召开。具体范围包括：1.乙方提供符合甲方要求的会议场地，包括主会场、分会场、报告厅、展厅及接待区域，并确保场地设施设备的正常运行；2.乙方负责会议期间的场地管理、安全保卫、清洁卫生及绿化维护工作；3.乙方提供会议所需的技术支持，包括同声传译、视频直播、音响设备、灯光系统及投影设备等；4.乙方负责会议期间的餐饮服务，包括茶歇、午餐及晚宴等；5.乙方提供会务支持，包括参会人员接待、资料分发、签到管理等；6.甲方负责提供会议议程、参会人员名单、技术需求及宣传材料等，并协调会议期间的学术交流活动。双方将共同协作，确保会议的各项服务达到国际标准，提升中国在国际学术领域的影响力。

第二条定义

1.会议场地：指乙方提供给甲方用于举办学术会议的场所，包括主会场、分会场、报告厅、展厅及接待区域等。

2.设施设备：指乙方提供的会议所需设施设备，包括音响设备、灯光系统、投影设备、同声传译设备、视频直播设备等。

3.会务服务：指乙方提供的会议组织、协调及管理服务，包括参会人员接待、资料分发、签到管理、会场布置等。

4.后勤保障：指乙方提供的会议期间的餐饮服务、安全保卫、清洁卫生及绿化维护等工作。

5.服务费用：指甲方根据合同约定向乙方支付的服务费用，包括场地租赁费、设施设备费、会务服务费及后勤保障费等。

6.合同期限：指本合同的有效期限，自双方签字盖章之日起至会议结束之日止。

7.不可抗力：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，如自然灾害、战争、政府行为等。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务

（1）甲方有权要求乙方按照合同约定提供会议场地及相关服务，并有权对乙方的服务进行监督和检查。

（2）甲方有权要求乙方对会议期间的设施设备进行维护和保养，确保其正常运行。

（3）甲方有权要求乙方对会议期间的餐饮服务、安全保卫、清洁卫生及绿化维护等工作进行监督和检查。

（4）甲方有义务按照合同约定向乙方支付服务费用，并按时提交会议议程、参会人员名单、技术需求及宣传材料等。

（5）甲方有义务协调会议期间的学术交流活动，并确保会议的学术质量和服务水平。

（6）甲方有义务对会议期间的突发事件进行应急处理，并及时通知乙方。

（7）甲方有义务保护乙方的合法权益，不得泄露乙方的商业秘密和技术信息。

2.乙方的权力和义务

（1）乙方有权按照合同约定向甲方收取服务费用，并有权要求甲方按时支付。

（2）乙方有权要求甲方提供会议议程、参会人员名单、技术需求及宣传材料等，并按照甲方的要求配置相应的场地设施和服务团队。

（3）乙方有权对会议期间的场地进行管理，并确保场地的安全、卫生及整洁。

（4）乙方有权对会议期间的设施设备进行维护和保养，确保其正常运行，并有权要求甲方配合相关技术工作。

（5）乙方有权提供会议期间的餐饮服务，并按照甲方的要求提供相应的餐饮标准和服务水平。

（6）乙方有权对会议期间的安全保卫、清洁卫生及绿化维护等工作进行管理，并确保会议的顺利进行。

（7）乙方有权对会议期间的突发事件进行应急处理，并及时通知甲方。

（8）乙方有义务按照合同约定提供会议场地及相关服务，并确保服务的质量和效率。

（9）乙方有义务对会议期间的设施设备进行维护和保养，确保其正常运行，并有权要求甲方配合相关技术工作。

（10）乙方有义务提供会议期间的餐饮服务，并按照甲方的要求提供相应的餐饮标准和服务水平。

（11）乙方有义务对会议期间的安全保卫、清洁卫生及绿化维护等工作进行管理，并确保会议的顺利进行。

（12）乙方有义务对会议期间的突发事件进行应急处理，并及时通知甲方。

（13）乙方有义务保护甲方的合法权益，不得泄露甲方的商业秘密和技术信息。

（14）乙方有义务按照合同约定提供会议场地及相关服务，并确保服务的质量和效率。

（15）乙方有义务对会议期间的设施设备进行维护和保养，确保其正常运行，并有权要求甲方配合相关技术工作。

（16）乙方有义务提供会议期间的餐饮服务，并按照甲方的要求提供相应的餐饮标准和服务水平。

（17）乙方有义务对会议期间的安全保卫、清洁卫生及绿化维护等工作进行管理，并确保会议的顺利进行。

（18）乙方有义务对会议期间的突发事件进行应急处理，并及时通知甲方。

（19）乙方有义务保护甲方的合法权益，不得泄露甲方的商业秘密和技术信息。

（20）乙方有义务按照合同约定提供会议场地及相关服务，并确保服务的质量和效率。

（21）乙方有义务对会议期间的设施设备进行维护和保养，确保其正常运行，并有权要求甲方配合相关技术工作。

（22）乙方有义务提供会议期间的餐饮服务，并按照甲方的要求提供相应的餐饮标准和服务水平。

（23）乙方有义务对会议期间的安全保卫、清洁卫生及绿化维护等工作进行管理，并确保会议的顺利进行。

（24）乙方有义务对会议期间的突发事件进行应急处理，并及时通知甲方。

（25）乙方有义务保护甲方的合法权益，不得泄露甲方的商业秘密和技术信息。

第四条价格与支付条件

1.服务费用总额：甲方同意向乙方支付本次学术会议的服务费用总额为人民币贰佰伍拾万元整（¥2,500,000.00）。该费用包含但不限于以下内容：场地租赁费（主会场、分会场、报告厅等）、设施设备使用费（音响、灯光、投影、同声传译等）、会务服务费（签到、资料分发、接待等）、餐饮服务费（茶歇、午餐、晚宴等）、后勤保障费（安全、清洁、绿化等）。

2.支付方式：甲方应通过银行转账方式向乙方支付服务费用。甲方应在收到乙方开具的发票后十日内，将首期费用人民币壹佰万元整（¥1,000,000.00）转入乙方指定银行账户。剩余人民币壹佰伍拾万元整（¥1,500,000.00）作为尾款，应在会议结束且乙方提交完整结算单据后三十日内支付。

3.支付时间：首期费用应在合同签订后十五日内支付，尾款应在会议结束且乙方提交完整结算单据后三十日内支付。逾期支付部分，甲方应按每日千分之五向乙方支付违约金。

4.税费：本合同约定的服务费用为含税价格，如遇国家税收政策调整，双方应协商调整合同价格。甲方支付的服务费用已包含其应缴纳的税费，乙方应自行承担其应缴纳的税费。

第五条履行期限

1.合同有效期：本合同自双方签字盖章之日起生效，至会议结束且服务费用结清之日终止，有效期为自合同签订之日起至会议结束后的三十日。

2.会议举办时间：本次学术会议拟定于2024年11月10日至11月12日举行，会议时长为三天。甲方应在会议开始前六十日向乙方提供详细的会议议程、参会人员名单及技术需求，乙方应根据甲方要求配置相应的场地设施和服务团队。

3.场地准备时间：乙方应在会议开始前九十日完成场地的初步布置和设施设备的调试，并在会议开始前六十日完成详细的场地布置方案，提交甲方确认。

4.服务期限：乙方的服务期限自2024年8月1日起至2024年11月15日止。其中，会议期间的现场服务时间为2024年11月10日至11月12日，非会议期间乙方仍需提供场地维护、设备保养及应急响应等服务。

5.关键时间节点：甲方应在2024年7月1日前向乙方提交会议预算及宣传方案；乙方应在2024年8月1日前完成场地初步布置；甲方应在2024年9月30日前向乙方确认最终参会人员名单；会议开始前三十日，双方应召开现场协调会，确认各项服务细节。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

（1）甲方未按时支付服务费用：如甲方未按本合同第四条约定支付服务费用，每逾期一日，应按逾期支付金额的千分之五向乙方支付违约金。逾期超过三十日，乙方有权暂停提供服务，并要求甲方一次性支付全部剩余费用及违约金。若甲方仍拒不支付，乙方有权解除合同，并要求甲方赔偿因此造成的损失，包括但不限于乙方已产生的费用、声誉损失等。

（2）甲方未按时提供必要资料：如甲方未按合同约定提供会议议程、参会人员名单、技术需求等必要资料，导致乙方无法按时准备场地和服务，甲方应承担因此造成的损失，包括但不限于场地空置费、设备闲置费等。每逾期一日，甲方应按每日人民币壹万元向乙方支付违约金，逾期超过三十日，乙方有权解除合同。

（3）甲方擅自变更合同内容：如甲方在合同履行期间擅自变更合同内容（如会议时间、规模、服务标准等），应承担因此给乙方造成的损失，包括但不限于额外费用、人员调配成本等。每逾期一日，甲方应按每日人民币伍仟元向乙方支付违约金。

2.乙方违约责任：

（1）乙方未按时提供服务：如乙方未按合同约定提供会议场地、设施设备或会务服务，每逾期一日，应按每日人民币壹万元向甲方支付违约金。逾期超过三十日，甲方有权解除合同，并要求乙方退还已支付的服务费用及违约金，并赔偿因此造成的损失。

（2）乙方提供的服务不符合标准：如乙方提供的场地设施设备出现故障、餐饮服务不符合标准、会务服务出现重大失误等，乙方应立即采取补救措施，并承担因此造成的损失。每发生一次重大失误，乙方应向甲方支付人民币伍万元作为违约金，并退还相应的服务费用。若同一问题连续发生两次以上，甲方有权解除合同，并要求乙方赔偿全部损失。

（3）乙方泄露甲方商业秘密：如乙方泄露甲方的商业秘密（如会议议程、参会人员名单、预算方案等），应向甲方支付人民币壹佰万元作为违约金，并承担由此产生的法律后果。甲方有权解除合同，并要求乙方赔偿全部损失。

3.不可抗力导致的违约：如因不可抗力（如自然灾害、战争、政府行为等）导致合同无法履行，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力的影响程度，协商调整合同内容或解除合同。已支付的服务费用不予退还，但乙方应退还未使用的服务费用。

4.赔偿范围：双方的违约行为给对方造成损失的，应赔偿对方的直接经济损失，包括但不限于实际支出、预期收益、律师费、诉讼费等。赔偿金额不超过守约方因违约行为所遭受的直接经济损失总额。

5.争议解决：如双方对违约责任产生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，应提交合同签订地人民法院诉讼解决。

第七条不可抗力

1.定义：不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、恐怖袭击、政府行为（如法律法规变更、政策调整、禁令等）、流行病疫情以及双方不能合理控制的其他类似事件。

2.影响范围：不可抗力事件影响应限于合同履行地，且其持续时间应足以妨碍或延迟本合同项下部分或全部义务的履行。

3.通知义务：任何一方在发生或预见到不可抗力事件时，应在合理期限内通知对方，并提供相关证明文件。通知应包括不可抗力事件的性质、影响范围、预计持续时间及可能产生的后果。

4.责任免除：若不可抗力事件导致任何一方无法履行或无法完全履行本合同项下的义务，该方不应承担违约责任。受影响一方应采取合理措施减轻不可抗力事件的影响，并应尽力恢复合同的正常履行。

5.合同解除：若不可抗力事件持续超过三十日，且双方无法通过协商达成一致意见，双方均有权解除本合同。合同解除后，双方应互不承担违约责任，但已履行义务的部分仍应有效，双方应根据实际情况退还已支付的费用或结算工程款。

6.后果承担：因不可抗力事件导致的损失，由各方自行承担。双方应确保不可抗力事件不会对本合同的履行产生实质性影响，并应尽快恢复合同的正常履行。

第八条争议解决

1.协商解决：凡因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商应本着诚实信用、公平合理的原则进行，双方应尽最大努力达成一致意见。

2.调解解决：若协商不成，双方可共同选择第三方调解机构进行调解。调解协议达成后，应签订调解协议书，经双方签字盖章后具有法律效力。

3.仲裁解决：若协商和调解均无法解决争议，双方应将争议提交至合同签订地有管辖权的人民仲裁委员会，按照该仲裁委员会的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。

4.诉讼解决：若双方在合同中未约定仲裁，或仲裁协议无效，任何一方均有权向合同签订地有管辖权的人民法院提起诉讼。法院将根据相关法律法规和本合同条款进行审理和判决。

5.争议范围：本条款适用于本合同项下的所有争议，包括但不限于合同解释、履行、违约责任等。

6.适用法律：争议解决应适用中华人民共和国法律。

第九条其他条款

1.通知方式：本合同项下的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式（包括信函、传真、电子邮件）发送至本合同首部列明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应提前十日书面通知对方。以电子邮件方式发送的通知，发出时视为送达；以信函方式发送的通知，寄出后三曰视为送达；以传真方式发送的通知，发送成功后视为送达。

2.合同变更：对本合