某跑步俱乐部行政用车管理制度

某跑步俱乐部行政用车管理制度第一章总则第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）行政用车管理，保障公务出行、活动组织及应急任务的高效开展，降低运行成本，维护俱乐部良好形象，根据国家相关法律法规及俱乐部实际运营需求，制定本制度。第二条本制度适用于俱乐部所有行政用车（含自有车辆、长期租赁车辆）的日常管理、使用申请、驾驶规范、维护保养及费用核算等环节，涵盖公务出行、会员活动保障、赛事支援、应急救援等场景。第三条行政用车管理遵循“统一调度、安全优先、节约高效、责任到人”原则，由俱乐部行政部统筹负责，各部门协同配合，确保车辆资源合理配置、使用过程可追溯、风险防控全覆盖。---第二章车辆管理职责与档案第四条行政部为俱乐部行政用车的归口管理部门，主要职责包括：（一）建立健全车辆管理制度，制定年度用车计划及预算；（二）统筹车辆调度，审核用车申请，监督使用过程；（三）组织车辆日常维护、保养及维修，定期检查车况；（四）管理车辆保险、年检、牌照等手续，确保合规运行；（五）登记车辆使用日志，核算用车成本，定期向管理层汇报。第五条俱乐部所有行政用车须建立专属档案，内容包括：（一）车辆基本信息：车牌号、品牌型号、购买/租赁时间、发动机号、车架号；（二）保险信息：交强险、商业险（车损险、第三者责任险等）投保公司、有效期、保额；（三）维护记录：保养时间、里程数、项目明细、费用单据；（四）事故记录：时间、地点、责任认定、处理结果、维修费用；（五）使用日志：每日行驶里程、油耗、出行事由、驾驶员签名。第六条俱乐部行政用车须统一标识，在前挡风玻璃右侧张贴俱乐部LOGO及“某跑步俱乐部公务用车”字样，车身侧面可印制俱乐部官方联系方式，强化品牌识别度，接受社会监督。---第三章用车申请与审批第七条俱乐部行政用车实行“先申请、后使用”制度，非紧急情况须提前24小时提交申请；紧急任务（如赛事突发支援、会员伤病急救）可先口头报备行政部负责人，事后24小时内补办手续。第八条用车申请流程：（一）申请人填写《行政用车申请表》（附件1），注明用车时间、预计时长、起始/目的地、乘车人数、具体事由（如“XX会员活动物资运输”“XX赛事裁判接送”）、驾驶员（或指定驾驶员需求）；（二）申请人所属部门负责人审核签字，确认事由必要性及人数合理性；（三）行政部根据车辆调度情况审批，优先保障会员服务、赛事组织等核心任务；（四）单次行程超过100公里或连续使用超过2日的，须经俱乐部分管领导审批；（五）审批通过后，申请人至行政部领取车辆钥匙及《车辆使用日志》，驾驶员核对车辆状态（如油量、胎压、内饰清洁度）并签字确认。第九条禁止以下用车情形：（一）非公务用途（如私人聚会、购物等）；（二）超员载客（按车辆核定载客数执行）；（三）与申请事由不符的路线或目的地；（四）无驾驶资格人员驾驶车辆；（五）未通过审批擅自使用车辆。---第四章驾驶员管理与驾驶规范第十条俱乐部行政用车驾驶员须为俱乐部正式员工或长期合作的专业司机，具备以下条件：（一）持有有效中华人民共和国机动车驾驶证，驾龄满3年；（二）近3年内无重大交通事故责任记录，无酒驾、超速等严重交通违法记录；（三）熟悉俱乐部核心业务，具备基本的应急处置能力（如车辆故障、人员伤病处理）；（四）定期参加安全培训（每季度至少1次），通过考核后方可继续驾驶。第十一条驾驶员须严格遵守以下规范：（一）出车前检查：确认车辆油量、刹车、灯光、轮胎状态，清理车内杂物，确保安全设施（灭火器、三角警示牌）齐全有效；（二）行车中规范：遵守交通法规，保持安全车速（城市道路≤60km/h，高速≤100km/h），禁止接打手机、吸烟、疲劳驾驶（连续驾驶不超过4小时）；（三）停车管理：选择正规停车场或划线停车位，禁止随意停放；离开车辆时须锁好门窗，贵重物品（如活动物资、电子设备）随身携带或放置后备箱；（四）行程记录：如实填写《车辆使用日志》，记录实际行驶里程、油耗、过路费等数据，与《行政用车申请表》核对一致；（五）收车后交接：归还车辆钥匙，清理车内垃圾，行政部检查车辆外观及内饰，确认无损坏后完成交接。第十二条驾驶员禁止行为：（一）擅自将车辆交予他人驾驶；（二）利用职务之便私用车辆或搭载无关人员；（三）虚报里程、油耗或费用；（四）隐瞒车辆故障或事故；（五）因个人原因影响用车任务（如迟到、误时）。---第五章车辆维护与保养第十三条俱乐部行政用车维护保养实行“定期保养为主、日常维护为辅”原则，由行政部统一安排至合作4S店或正规维修厂执行。第十四条定期保养标准：（一）常规保养：每行驶5000公里或每6个月（以先到为准），项目包括更换机油、机滤、空滤，检查刹车系统、转向系统、轮胎磨损；（二）深度保养：每行驶2万公里或每1年，增加变速箱油、防冻液、火花塞更换及底盘检测；（三）年检/季检：按交管部门要求按时完成，未通过检测的车辆须暂停使用直至修复。第十五条日常维护责任：（一）驾驶员负责每日清洁车内（如座椅、地板、空调出风口）及车身（每周至少1次精洗），保持无积灰、无污渍；（二）行政部每月组织1次车况检查，重点核查刹车灵敏度、灯光有效性、轮胎气压，发现问题立即安排维修；（三）冬季须提前更换防冻玻璃水，夏季检查空调制冷效果，确保极端天气下用车舒适。第十六条车辆维修管理：（一）车辆出现故障时，驾驶员须立即报告行政部，填写《车辆维修申请单》（附件2），注明故障现象；（二）行政部核实后联系合作维修厂定损，500元以下小额维修由行政部负责人审批，500元以上须报分管领导确认；（三）维修完成后，驾驶员验收并签字，行政部留存维修清单及发票，同步更新车辆档案；（四）禁止驾驶员擅自联系非合作维修厂维修，否则费用不予报销。---第六章费用核算与报销第十七条行政用车费用包括油费、过路费、停车费、保养维修费、保险费、年检费及租赁车辆租金（如有），纳入俱乐部年度行政预算，单独核算。第十八条费用报销标准：（一）油费：实行“一车一卡”制度，由行政部统一办理加油卡，驾驶员凭卡加油，禁止现金支付（紧急情况需提前报备，事后3日内补交说明）；（二）过路费/停车费：须提供正规票据，备注行程时间及事由，与《车辆使用日志》里程数匹配；（三）保养维修费：凭维修厂开具的正规发票及明细清单报销，无审批记录的费用不予认可；（四）保险费/年检费：由行政部统一支付，按年度预算执行；（五）租赁车辆租金：按租赁合同约定支付，行政部定期核对使用时长及费用。第十九条费用报销流程：（一）驾驶员/申请人在任务结束后3个工作日内整理票据，粘贴《费用报销单》（附件3），注明费用类型及对应用车申请单号；（二）部门负责人审核签字，确认费用真实性；（三）行政部核对票据与《车辆使用日志》《行政用车申请表》一致性，标注预算科目；（四）财务部复核后，按俱乐部报销制度完成支付。---第七章监督与责任追究第二十条行政部每月汇总车辆使用数据（如总里程、总油耗、单车成本），形成《行政用车月度报告》，提交管理层审阅；每季度组织1次专项检查，重点核查用车申请合规性、费用真实性及车辆维护状况。第二十一条对违规行为的处理：（一）未按流程申请用车的，对申请人及部门负责人通报批评，扣减当月绩效500元；（二）驾驶员私用车辆或搭载无关人员的，第一次警告并扣绩效1000元，第二次解除驾驶资格；（三）虚报费用的，追缴违规金额并扣绩效2000元，情节严重的依法追究责任；（四）因驾驶失误造成交通事故的，按责任认定承担相应赔偿（保险公司赔付外的部分），并视情节给予停职、调岗或解除劳动合同；（五）因维护不当导致车辆故障影响任务的，对驾驶员及行政部相关责任人扣绩效500-1000元。第二十二条鼓励员工监督举报违规用车行为，经核实