行政采购申请与审批标准化流程表格

一、适用范围与常见应用场景本标准化流程适用于企业、事业单位及各类组织内部行政类采购活动的申请与审批管理，涵盖日常办公所需物资（如文具、设备耗材）、服务类采购（如保洁、维修）及小额固定资产采购等场景。常见应用包括：新员工入职办公配置、部门常规耗材补充、办公设备维修维护、小型会议室布置物资采购等。通过标准化流程，保证采购需求合理、审批高效、资金使用合规。二、标准化操作流程详解（一）需求发起与申请单填写需求提出：申请人（部门员工或指定对接人）根据实际工作需要，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、预估单价、用途及紧急程度。填写申请单：通过内部OA系统或纸质《行政采购申请单》完整填写信息，包括：申请部门、申请人、联系方式、申请日期、采购明细（品名、规格型号、数量、预估单价、总价）、资金来源（如部门预算、专项经费）、用途说明（需简述采购必要性，如“替换故障打印机”“季度办公文具补充”）。附件：如涉及特殊规格设备或服务类采购，需附上供应商报价单、需求说明文档等辅助材料，保证信息完整。（二）部门内部审核初审（申请人直接上级）：部门负责人*或指定初审人审核采购需求的合理性，重点核对：采购物品/服务是否为部门工作必需；数量、规格是否符合实际使用需求，是否存在过度采购；预估单价是否在市场公允范围内（可参考历史采购价或询价记录）。部门负责人审批：初审通过后，部门负责人*在申请单上签字确认，并标注“同意采购”及预算归属，保证采购需求符合部门年度预算计划。若预算不足，需注明“需调整预算”或“申请追加预算”并按预算审批流程同步处理。（三）采购部门复核合规性审核：采购专员*收到申请单后，重点审核：申请单信息是否完整（如漏填规格、用途等需退回补充）；是否属于行政采购范畴（区分行政采购与生产、研发等专项采购）；预算是否已落实（需提供预算审批通过凭证）。必要性复核：对大额或非常规采购（如单价超5000元或首次采购品类），可联系申请人沟通需求细节，确认采购的紧迫性与替代方案可行性（如租赁vs购买、旧设备维修vs更换）。反馈结果：审核通过后，进入采购执行环节；若需补充材料或调整需求，注明原因并退回申请人修改。（四）采购执行与供应商选择采购方式确定：根据采购金额及品类，选择合适采购方式：小额采购（金额≤2000元）：可从合格供应商名录中比价选择，或通过电商平台（如企业采购平台）下单；中额采购（2000元＜金额≤10000元）：需获取至少3家供应商报价，填写《比价记录表》后选择性价比最优供应商；大额采购（金额＞10000元）：按组织招标采购流程执行，需保留招标文件、评标记录等备查。订单确认：与供应商确认交货期、交付方式、质保条款等信息，签订采购合同（金额超5000元需签订），并将订单/合同复印件提交采购部门存档。（五）验收入库与交接到货验收：物品送达后，由申请人所在部门指定验收人（通常为申请人或部门助理）与采购专员*共同核对：物品名称、规格、数量是否与订单一致；外观是否完好、功能是否正常（需通电测试或试用）；供应商是否提供合格证、保修卡等凭证。填写验收单：验收合格后，双方在《行政采购验收单》上签字确认；若存在质量问题或数量不符，需拍照留证并及时联系供应商处理，验收单备注“问题待处理”并跟进直至解决。入库登记：对于固定资产（如电脑、打印机）或部门共用的物资，需到行政仓库办理入库手续，登记《物资台账》；部门领用后，及时更新领用记录。（六）财务结算与付款单据提交：采购专员*将验收单、采购合同/订单、供应商发票（或合规票据）等整理成套，提交财务部门。审核付款：财务部门审核单据完整性、金额与合同一致性、预算匹配性后，按组织财务流程安排付款。流程归档：采购专员*将采购申请单、审批记录、比价表、验收单、发票等资料整理归档，保存期限不少于3年，便于后续审计或查询。三、行政采购申请单模板行政采购申请单基本信息申请部门申请人联系方式申请日期年月日采购明细序号物品/服务名称12资金信息资金来源□部门预算□专项经费□其他______预算科目审批流程申请人签字部门初审人意见□同意□需调整（说明：_________）部门负责人审批□同意□不同意（说明：_________）采购部门复核□通过□退回（说明：_________）财务部门审核□符合预算□需调整预算分管领导审批□同意□不同意（说明：_________）备注（紧急程度：□紧急□一般；其他说明：______________________________________）四、执行要点与常见问题提示（一）填写规范采购明细需具体明确，避免使用“一批办公用品”等模糊描述，应列明具体品名（如“A4复印纸”“黑色签字笔”）、规格（如“70g500张/包”）；预估单价需合理，可通过电商平台查询近期价格或参考历史采购记录，避免过高或过低影响审批；用途说明需简明扼要，关联具体工作场景（如“用于客服部季度客户资料打印”）。（二）时限要求常规采购申请需至少提前3个工作日提交，紧急采购（如突发设备故障需立即维修）需在申请单上标注“紧急”，并同步电话告知采购部门，保证24小时内启动采购流程；各审批环节需在1个工作日内完成，若需补充材料或调整需求，需及时反馈申请人，避免流程延误。（三）预算控制采购前需确认部门预算余额，超预算采购需按“预算调整流程”审批通过后方可发起申请；大额采购（金额超10000元）需提前与财务部门沟通预算使用计划，保证资金落实。（四）合规性提醒严禁拆分采购金额规避审批流程（如将8000元采购拆分为2笔4000元）；供应商选择需遵循“公平、公正、公开”原则，优先选择合作良好、资质齐全的合格供应商；验收环节需严格核对物品信息，杜绝“不合格产品入库”或“虚假