员工学历档案管理规范与流程指引

员工学历档案管理规范与流程指引一、目的与适用范围为规范企业员工学历档案的收集、审核、保管及利用流程，确保档案信息真实、完整、安全，为人力资源规划、人才选拔与培养等工作提供可靠依据，依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》及公司人力资源管理制度，制定本指引。本指引适用于企业全体员工（含在职、离职及退休人员）的学历档案管理工作。二、管理职责划分（一）人力资源部主责作为学历档案管理的核心部门，人力资源部需统筹开展以下工作：收集与审核：牵头组织新员工入职时学历材料的收集，及在职员工学历变更时的材料补充；通过学信网验证、证书防伪标识核查等方式，对学历材料的真实性、完整性进行审核。保管与维护：负责纸质档案的实体保管（含归档、编号、存放）及电子档案的系统录入、备份与更新；定期检查档案存储环境，防范损毁、丢失风险。利用与监督：根据工作需要提供档案查询、借阅服务；监督档案借阅、复印等操作的合规性，确保信息安全。（二）用人部门配合用人部门需协助人力资源部开展工作：在员工入职、岗位调整或学历变更时，及时通知员工提交相关材料；在档案审核过程中，提供员工岗位需求、职业发展等背景信息，辅助判断学历材料的关联性。三、学历档案内容构成员工学历档案应包含以下材料（根据员工学历变化动态补充）：基础学历材料：入职时提交的最高学历证书复印件、学位证书复印件（如适用）、学历认证报告（学信网《教育部学历证书电子注册备案表》或《中国高等教育学历认证报告》）。在职教育材料：在职期间参加学历提升（如专升本、在职研究生）的入学通知书、学籍证明、毕业（结业）证书复印件、学位授予证明、学历认证报告等。学历变更材料：学历信息发生变化时，员工提交的变更说明、新学历相关证明材料（同“基础学历材料”要求）。四、管理流程详解（一）档案收集新员工入职：员工在入职手续办理阶段，需按要求提交学历相关材料（原件供查验，复印件留存）；人力资源部同步通过学信网申请学历验证，验证结果作为档案附件归档。在职员工学历变更：员工取得新学历后，应在30个工作日内向人力资源部提交变更材料；用人部门需提醒员工及时申报，确保档案信息与实际一致。（二）档案审核审核工作需遵循“双人交叉复核”原则，由人力资源部指定两名专员交叉审核：真实性审核：通过学信网、学位网等官方渠道验证证书真伪；检查复印件与原件是否一致，防伪标识、钢印等细节是否清晰。完整性审核：核对材料是否齐全（如学历证书、学位证书、认证报告需配套提供）；检查材料填写（如个人信息、毕业时间）是否与员工入职信息一致。审核不通过时，需向员工反馈问题（如材料缺失、信息不符），要求限期补充或说明；逾期未整改的，将影响员工职业发展相关流程（如晋升、调薪）。（三）档案归档纸质档案：审核通过的材料按“一人一档”原则整理，使用统一档案袋/盒存放；档案编号规则为“部门代码+入职年份+员工工号”，便于检索。电子档案：将纸质材料扫描为PDF格式，上传至企业档案管理系统（或人力资源信息系统），与员工电子档案库关联；电子档案需设置访问权限，仅授权人员可查阅。（四）档案保管实体保管：纸质档案存放于专用档案柜，环境需满足防潮、防火、防虫要求（如配备除湿机、灭火器、防虫药剂）；档案柜需加锁，钥匙由专人保管。电子保管：电子档案需定期（每月）备份至云端或移动硬盘，防止数据丢失；系统需设置密码保护、操作日志，记录档案查阅、修改痕迹。（五）档案更新当员工学历信息发生变化（如获得更高学历、学历认证信息更新），人力资源部需：收集新的证明材料，完成审核后替换原档案中的旧材料（纸质档案需标注“更新于×年×月”，电子档案需上传新版本并标记历史版本）。在员工信息台账中同步更新学历相关字段，确保HR系统、考勤系统等关联数据一致。（六）档案借阅与复印内部借阅：因工作需要（如职称评审、岗位竞聘）借阅档案时，借阅人需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及人力资源部负责人审批后，在档案管理专员陪同下查阅；借阅期限不超过3个工作日，逾期需办理续借。外部复印：确因外部机构（如政府部门、合作单位）要求提供学历证明时，由人力资源部统一复印并加盖“档案专用章”，原则上不提供原件；复印记录需登记存档，注明用途、接收方及经办人。（七）档案销毁员工离职满5年且无后续服务需求（如竞业限制期已过、退休人员无复查需求）时，可启动档案销毁流程：人力资源部编制《档案销毁清单》，列明需销毁的档案编号、员工姓名、销毁原因等，报分管领导审批。销毁工作需由两人以上监督执行，可采用碎纸机粉碎（纸质档案）或数据彻底删除（电子档案）的方式；销毁后填写《档案销毁确认表》，由监督人签字存档。五、档案利用与保密要求（一）档案利用场景学历档案主要服务于以下工作：员工入职背景调查、试用期考核；岗位晋升、调薪的学历资质审核；职称评定、职业资格报考的材料证明；企业人才盘点、梯队建设的数据分析。（二）保密管理档案管理人员需签订《保密协议》，严禁向无关人员泄露档案信息；电子档案系统需设置多级权限（如HR专员可查阅，部门负责人仅可查看本部门员工档案）；禁止私自复印、拍摄档案内容，确需对外提供时，需履行审批流程并标注“仅供××用途使用”。六、保障与监督机制（一）制度保障人力资源部每半年开展一次档案管理自查，检查内容包括：档案完整性（是否存在材料缺失）、存储安全性（实体档案环境、电子档案备份）、流程合规性（借阅、销毁记录）；自查结果纳入部门绩效考核。（二）人员培训新入职的档案管理人员需接受专项培训，内容涵盖档案法规、系统操作、防伪审核技巧等；每年组织一次全员档案管理培训，提升员工对档案重要性的认知及材料提交的规范性。（三）技术保障企业档案管理系统需定期升级，优化加密算法、备份策略；引入OC