销售合同审核流程标准化工具合同管理

销售合同审核流程标准化工具合同管理一、适用场景与业务背景本工具适用于企业销售业务中各类销售合同的规范化审核管理，覆盖新客户首次签约、老客户续签、订单变更、框架协议补充等全场景。通过标准化流程，可保证合同条款合规、权责清晰，有效防范法律风险、财务风险及业务操作风险，同时提升跨部门协作效率，保障销售合同的顺利履行。具体场景包括但不限于：新客户开发阶段的标准合同审核；老客户年度框架协议及具体订单的合同签订；合同履行过程中的补充协议、变更条款审核；涉及特殊条款（如定制化服务、长周期履约、大额支付）的专项合同评审。二、标准化审核流程操作指引销售合同审核遵循“发起-初审-专项审核-终审-归档”的闭环流程，各环节责任部门、操作内容及输出成果明确1.合同发起与资料准备责任部门：销售部门操作说明：（1）销售负责人*根据业务需求，确定合同类型（如购销合同、服务合同、框架协议等），并收集基础资料，包括：客户主体资格证明（营业执照复印件、授权委托书等）、客户需求明细（产品/服务规格、数量、价格、交付要求等）、过往合作记录（如有）、特殊条款需求（如保密、违约责任等）。（2）填写《销售合同审核申请表》（详见模板1），明确合同编号、客户信息、交易金额、核心条款、紧急程度等，并附齐备资料，提交至销售部门负责人*进行初审。输出成果：《销售合同审核申请表》及附件资料（客户资质、需求清单等）。2.销售部门初审（业务可行性审核）责任部门：销售部门操作说明：（1）销售部门负责人*审核合同的业务逻辑：客户需求是否与公司产品/服务匹配、交易金额是否符合权限、价格体系是否合规（如折扣权限、促销政策）、交付周期与产能是否匹配、回款条件是否符合公司信用政策等。（2）对业务条款不明确或存在争议的，退回销售经办人*补充资料或修改；对初审通过的，在《销售合同审核申请表》中签署意见，连同合同草案及附件提交至法务部门。输出成果：签署初审意见的《销售合同审核申请表》、合同草案（修订版）。3.法务部门专项审核（合规性与法律风险审核）责任部门：法务部门操作说明：（1）法务专员*重点审核以下内容：合同主体：客户是否具备完全民事行为能力，授权委托手续是否完备（如签字人是否经授权、印章是否真实）；核心条款：标的物描述是否清晰、质量标准是否明确、履行期限/地点/方式是否具体、违约责任是否对等、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖）是否合法；风险条款：是否存在“霸王条款”、知识产权归属、保密义务、不可抗力等约定是否完整，是否符合行业惯例及法律法规要求。（2）对法务审核中发觉的法律风险（如客户主体存疑、违约责任不对等），需出具《合同审核意见表》（详见模板2），明确修改意见并退回销售部门；对一般性条款调整，可直接在合同草案上修订并反馈意见。（3）审核通过后，在《销售合同审核申请表》中签署意见，提交至财务部门。输出成果：签署法务审核意见的《销售合同审核申请表》、合同修订版（含法务修改意见）。4.财务部门专项审核（财务风险与资金安全审核）责任部门：财务部门操作说明：（1）财务专员*重点审核以下内容：收款条款：付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）、支付期限、账户信息是否准确，是否符合公司资金管理要求；税务条款：发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开票时间、税率是否合规，是否存在税务风险；成本与利润：交易价格是否覆盖成本、毛利率是否符合公司定价策略，是否存在异常低价或高价；担保措施：如涉及大额交易或客户信用等级较低，是否要求客户提供保证金、抵押/质押等增信措施。（2）对财务审核中发觉的资金风险（如付款条件不合理、税务约定模糊），出具《合同审核意见表》，明确修改意见并退回；审核通过后，在《销售合同审核申请表》中签署意见，提交至终审负责人。输出成果：签署财务审核意见的《销售合同审核申请表》、合同最终修订版。5.终审批准责任部门：管理层（如销售总监、法务负责人、财务负责人共同或根据权限分级终审）操作说明：（1）终审负责人根据合同金额、重要性及前序审核意见，对合同进行最终审批：常规合同（如金额≤10万元）：由销售总监*终审，重点确认业务合规性与审批流程完整性；重大合同（如金额＞10万元或涉及特殊条款）：需销售总监、法务负责人、财务负责人联合终审，重点把控战略风险、法律风险及资金风险。（2）终审通过后，在《销售合同审核申请表》中签署“同意签署”意见；终审不通过的，明确退回原因并要求相关部门重新修订。输出成果：签署终审意见的《销售合同审核申请表》、终版合同文本。6.合同签署与归档责任部门：销售部门（牵头）、行政部（归档）操作说明：（1）销售经办人*根据终审意见完成合同文本定稿，按公司用印流程申请盖章（如骑缝章、公章等），保证合同文本与审核版本一致，无擅自修改。（2）合同签署后，销售部门在2个工作日内将正本合同、附件资料、《销售合同审核申请表》及各环节审核意见表移交至行政部，由行政部统一编号、登记、归档（电子版+纸质版），并同步更新《合同跟踪记录表》（详见模板3），记录合同履行状态（如已签署、履行中、已终止等）。输出成果：已签署的正本合同、完整的合同档案资料、更新的《合同跟踪记录表》。三、配套工具表单模板模板1：销售合同审核申请表合同编号客户名称签约主体（我方）交易金额（元）合同类型核心条款摘要标的物/服务描述履行期限付款方式收款账户附件清单□客户营业执照复印件□授权委托书□需求明细□往来合作记录□其他：________紧急程度□普通□紧急（需______日前完成审核）销售经办人销售部门负责人意见**法务部门审核意见财务部门审核意见终审负责人意见**备注模板2：合同审核意见表合同编号审核环节□初审□法务审核□财务审核审核部门审核人审核意见详情（可另附页，需明确条款位置及修改建议，示例：）第3.2条“质量标准”描述模糊，建议补充“符合国家GB/T-标准”；第5.1条“违约责任”仅约定我方违约责任，建议增加客户逾期付款的违约责任（如按日万分之五支付违约金）。修改结果□已修改□未修改（需说明原因：________）|重新提交时间|年月日|

|||模板3：合同跟踪记录表合同编号客户名称签署日期履行期限合同金额当前状态□已签署□履行中□已完成□已终止履约进度记录□预付款到账：______元，时间：______□进度款到账：______元，时间：______□尾款到账：______元，时间：______□交付完成：______，时间：______异常情况记录（如客户逾期付款、质量争议等，需记录处理进展）归档信息□纸质归档档号：______□电子归档路径：______归档人归档日期*年月日四、关键风险控制与执行要点主体资格审查：签约前必须核查客户营业执照、授权委托书等资质，保证签约人有权代表客户签署合同，避免因主体不适格导致合同无效。条款一致性：合同文本中涉及金额、日期、规格等关键信息需与《销售合同审核申请表》及附件完全一致，严禁“口头约定”替代书面条款。审核时限管理：常规合同审核时限不超过3个工作日，紧急合同需提前标注，各环节优先处理；超时未反馈的，发起部门可向上级协