行政文件归档与存储管理手册

行政文件归档与存储管理手册版本号：V1.0发布日期：2023年10月生效日期：2023年11月前言为规范企业行政文件的归档与存储管理，保证文件的完整性、安全性及可追溯性，提高工作效率，特制定本手册。本手册适用于公司各部门在日常行政工作中产生的各类纸质及电子文件的归档、存储、查询与处置管理，旨在建立统一、规范的文件管理体系，为公司运营与决策提供有效支持。一、总则目的实现行政文件标准化管理，保证文件信息安全、便于查阅利用，规避因文件丢失或混乱导致的工作风险。依据参照《_________档案法》及公司《行政管理制度》，结合实际工作流程制定。基本原则规范统一：遵循统一的分类、编号、编目标准。及时归档：文件办理完毕后应在规定时限内完成归档。安全保密：针对涉密文件采取特殊存储与查阅措施，保证信息安全。便于利用：优化存储结构，提升文件检索效率。二、适用范围与主要应用情境本手册适用于公司各部门在以下场景中产生的行政文件管理：日常行政管理：如会议纪要、通知公告、工作计划与总结、请示报告等。人事管理：员工入职离职材料、劳动合同、培训记录、绩效考核文件等。财务管理：费用报销单、预算审批表、财务分析报告（非涉密部分）等。资产管理：固定资产台账、采购合同、验收报告等。合同管理：各类业务合同、协议及补充文件。项目类文件：项目立项书、实施方案、验收报告等。三、文件归档存储管理流程（一）文件分类与编号规则文件分类按文件属性分为以下一级类别，二级类别可根据部门需求细化：A类：综合管理（含行政、人事、通用制度等）B类：财务管理（含预算、报销、报表等）C类：业务管理（含合同、项目、客户资料等）D类：资产管理（含固定资产、低值易耗品等）文件编号规则格式：一级类别代码-二级类别代码-年度-流水号示例：A-01-2023-001（表示综合管理类-人事子类-2023年-第1号文件）（二）文件收集与初步整理责任主体文件形成部门为收集责任主体，经办人*负责文件初筛与整理。行政部每季度末统一督促各部门完成归档文件收集。操作步骤（1）文件筛选：仅归档具有保存价值的正式文件（含电子版与纸质版），草稿、重复文件无需归档。（2）检查完整性：确认文件要素齐全（如文号、签发人、日期、盖章等），缺失内容需及时补充。（3）区分版本：对修订类文件，仅归档最终版本，需在备注栏注明“最终版”。（三）文件详细整理与编目纸质文件整理（1）排序：按文件形成时间或逻辑顺序排列，左上角对齐装订（不可装订的文件使用夹具固定）。（2）编页码：每页文件用铅笔标注页码（正页标1、2…3，反页标1-1、1-2…3-1）。（3）填写备考表：对文件缺损、修改等情况说明，由整理人*签字确认。电子文件整理（1）格式规范：电子文件统一为PDF或DOC格式，避免使用易过时格式（如WPS旧版）。（2）命名规则：文件编号-文件名称-形成日期，示例：A-01-2023-001-员工手册-2023-03-15.pdf。（3）存储路径：按“部门-年度-文件类别”建立文件夹层级，示例：行政部/2023/A-综合管理/。编制归档目录依据《年度文件归档目录表》（详见附件1）逐项填写，保证信息准确，纸质目录需打印盖章后与文件一并存放。（四）文件归档存储纸质文件存储（1）档案盒要求：采用无酸档案盒，规格统一（如31cm×21cm×3cm），标签格式为“一级类别-二级类别-年度-起止流水号”。（2）存放环境：档案柜需防潮、防火、防虫，温度控制在14-24℃，湿度45-60%，远离水源与强光。（3）上架管理：按类别与年度顺序排列，档案柜张贴类别索引标签，便于查找。电子文件存储（1）本地存储：部门内部存储需定期备份（每月1次），备份介质为移动硬盘或公司指定服务器。（2）云端存储：重要电子文件需同步至公司指定云盘，设置访问权限（仅经办人及部门负责人*可编辑）。（3）双备份机制：核心电子文件需“本地+云端”双备份，避免单点故障。（五）文件管理与利用借阅流程（1）申请：填写《文件借阅申请表》（详见附件2），注明借阅事由、归还日期，经部门负责人*审批后提交行政部。（2）登记：行政部核对文件信息，借阅人签字确认后提供文件（涉密文件需经分管领导*审批）。（3）归还：借阅期限不超过5个工作日，到期需归还并办理注销手续，如需续借需提前1天申请。查询流程（1）内部查询：员工可通过档案目录索引或系统关键词检索申请查询，非涉密文件由行政部直接提供；涉密文件需经部门负责人*批准。（2）外部查询：因公需向外部单位提供文件，需经行政部负责人审核并加盖公司公章，复印件需注明“与原件一致”及日期。到期处置（1）鉴定：对到期文件由行政部牵头，联合业务部门组成鉴定小组，确认保存价值。（2）销毁：无保存价值的文件需填写《文件销毁清单》（详见附件3），经分管领导*批准后，由2人以上共同监销，保证信息无法恢复（电子文件需彻底删除并格式化存储介质）。四、管理过程中的关键要点责任到人：各部门负责人为本部门文件归档第一责任人，行政部负责监督与指导。及时性要求：年度文件需在次年3月底前完成归档，季度文件需在季度结束后15日内归档。保密管理：涉密文件需单独存放，查阅需履行审批手续，严禁擅自复制或带离办公区域。电子文件安全：定期查杀病毒，更新存储设备密码，避免使用个人邮箱或U盘存储公司文件。定期检查：行政部每半年对档案存储环境、文件完整