部门工作交接清单及说明模板

部门工作交接清单及说明模板前言部门工作交接是保障工作连续性、传承业务经验、降低人员变动风险的关键环节。一份清晰完备的交接清单与说明，能帮助交接双方明确责任边界、梳理工作脉络，确保交接过程高效有序，后续工作平稳推进。本模板结合实务场景设计，可根据具体岗位与业务特点灵活调整。一、工作内容交接清单（一）日常性工作岗位核心职责说明：清晰说明岗位的核心工作目标、常规职责范围（如报表填报周期、会议组织要求、审批流程节点等），附最新版岗位说明书或职责清单。周期性工作安排：按日、周、月、季、年维度梳理固定工作任务，标注任务触发条件、执行标准、交付对象及时间节点（如“每月5日前提交上月销售数据报表至财务部，需包含区域拆分、同比环比分析”）。正在进行的工作：详细说明当前处于执行阶段的工作进度、关键节点、待解决问题及下一步计划，建议以甘特图、进度表或文字说明结合的形式呈现（如“客户续约谈判：已完成3家客户沟通，剩余2家需在本月15日前确定意向，谈判难点为服务费涨幅争议，可参考历史案例《2023年Q2续约方案》”）。（二）项目类工作项目基本信息：包含项目名称、起止时间、核心目标、预算（若涉及）、当前阶段（如研发、测试、上线）。项目文档集合：整理项目计划书、需求文档、设计方案、会议纪要、风险评估报告等核心文档，标注版本号与更新日期，说明文档存储路径（如“共享盘路径：/部门/项目组/XX项目/文档库，需重点关注V3.0版需求变更说明”）。项目干系人对接：列出项目内外部关键对接人（姓名、岗位、联系方式、对接事项），说明当前协作进度与潜在风险（如“技术部李工：负责接口开发，需每周三同步进度，当前因服务器资源不足导致开发延期2天”）。（三）待办事项与风险预警待办任务清单：按优先级（高/中/低）罗列需后续跟进的任务，明确任务要求、截止时间、关联资源（如“高优先级：6月10日前完成供应商资质复审，需联系法务部获取最新审核标准，使用模板《供应商资质评审表V2.0》”）。潜在风险与应对：梳理工作中可能出现的风险点（如政策变动、资源不足、合作方违约），附历史应对案例或建议方案（如“风险：暑期促销期间物流运力不足，参考2022年方案，可提前3周与备用物流商签订应急协议”）。二、文件资料交接清单（一）纸质文件合同协议类：整理已签署的对内对外合同（如劳动合同、合作协议、服务合同），按“已履行/履行中/待履行”分类，标注合同期限、关键条款（如付款节点、违约责任），存放于带编号的文件夹并附目录（如“文件夹1：履行中合同，包含《XX供应商2024年服务合同》，期限2024.1-2024.12，每月5日付款”）。档案凭证类：交接各类审批单、报销凭证、考勤记录等档案，说明归档要求（如“报销凭证需按‘部门-月份-事由’分类，存放于铁皮柜3层A区，需每月10日前完成上月归档”）。（二）电子文件文件夹结构与权限：提供电子文件存储路径（如本地硬盘、共享盘、云盘），说明各文件夹的用途与权限设置（如“/部门/市场部/竞品分析：仅部门经理与市场专员可编辑，包含2024年Q1竞品报告共12份”）。重要数据与报告：交接核心业务数据（如客户信息库、销售台账、用户画像）、季度/年度总结报告、分析模型（如Excel函数模板、数据分析脚本），说明数据更新频率与使用规范（如“客户信息库每周一更新，需同步至CRM系统，禁止泄露客户隐私信息”）。（三）知识沉淀文档工作手册与指南：交接岗位操作手册、流程SOP（标准作业程序）、常见问题解决方案（如“《报销流程SOP》：需附发票真伪查验方法，异常发票处理参考第3.2节”）。经验案例库：整理过往项目复盘、成功/失败案例分析、业务创新思路文档，说明案例适用场景（如“《2023年双11活动复盘》：可参考引流策略与库存预警机制，适用于大促类活动筹备”）。三、人员与外部对接交接清单（一）内部协作关系部门内对接人：列出需高频协作的同事（岗位、姓名、对接事项），说明协作流程与注意事项（如“财务部王会计：每周提交报销单需提前1天沟通，需附电子发票与审批单扫描件”）。跨部门对接流程：梳理与其他部门的协作机制（如与技术部的需求提交流程、与人事部的招聘协作流程），附关键对接人的联系方式与沟通要点（如“提需求至技术部需填写《需求申请表V3.0》，发送至张工邮箱并抄送部门经理”）。（二）外部合作方供应商/服务商：整理主要合作方清单（名称、联系人、合作内容、合作期限、付款方式），说明合作中的关键要求（如“XX物流公司：每周三、五送货，需提前1天确认订单，异常件处理联系李经理”）。客户/用户群体：交接重点客户信息（行业、需求特点、维护频率），附客户沟通记录（如邮件、会议纪要），说明客户维护策略（如“XX科技公司：每季度上门拜访1次，需关注其数字化转型需求，近期重点推进SaaS服务续约”）。四、系统与权限交接清单（一）账号与权限内部系统账号：列出需交接的系统账号（如OA、CRM、ERP、邮件系统），提供账号、初始密码（交接后建议重置），说明权限范围（如“CRM系统账号：可查看华东区客户信息，编辑客户跟进记录，禁止删除历史数据”）。外部工具权限：交接第三方工具账号（如钉钉、腾讯会议、设计软件），说明付费状态与使用限制（如“Adobe账号：团队版，可使用PS/AI，需每月25日确认续费，账号共享密码见密码本第5页”）。（二）系统操作与维护系统操作手册：提供各系统的操作指南（如“OA系统请假流程：登录后点击‘人事’-‘请假申请’，选择类型、填写时长，附医院证明（病假），提交后抄送直属领导”）。数据备份与恢复：说明业务数据的备份周期、备份路径、恢复流程（如“销售数据每日24点自动备份至云盘/部门/销售备份，若数据丢失，联系IT部张工，提供备份时间点即可恢复”）。五、交接说明与注意事项（一）交接流程说明1.交接前准备：移交方需提前7个工作日梳理清单内容，完成文件分类、数据核对、待办事项优先级排序；接收方需提前熟悉岗位基本信息，准备疑问清单。2.交接过程：建议采用“书面清单+当面讲解+实操演示”结合的方式，重点环节（如系统操作、项目关键节点）需进行实操验证，双方同步更新清单内容。3.交接后确认：交接完成后3个工作日内，接收方需完成清单内容的初步验证，若发现遗漏或疑问，及时与移交方沟通；移交方需在离职前/岗位调整后1周内保持答疑支持。（二）特殊情况说明临时交接（如休假、短期借调）：可简化清单内容，重点交接待办事项、当前工作进度、紧急联系人，建议每日/每周同步工作进展。岗位调整/离职交接：需完成全部清单内容交接，涉及公司机密的文件需按保密协议处理，交接后需签署《工作交接确认书》（模板见附件）。（三）其他注意事项时效性要求：交接清单需标注各项内容的有效期（如“2024年Q2客户名单”需在Q3前更新），过期内容需及时反馈更新。保密与合规：涉及商业秘密、客户隐私、财务数据的内容，需严格遵守公司保密制度，交接过程中禁止泄露敏感信息。遗留问题处理：对于交接中发现的历史问题（如未结款项、流程漏洞），需同步记录并上报上