行政管理流程与标准手册

通用行政管理流程与标准手册一、总则（一）目的为规范公司日常行政管理行为，统一工作标准，提升行政服务效率，保障各项事务有序开展，特制定本手册。（二）适用范围本手册适用于公司各部门及全体员工的行政管理相关事务，涵盖办公事务、会议、资产、档案、印章、差旅、访客等核心管理场景。（三）职责分工行政部：统筹管理行政事务，制定并优化流程，监督执行情况，负责跨部门协调。各部门：配合行政部落实流程要求，提出合理需求，保证本部门行政事务合规高效。全体员工：遵守行政管理规范，按要求办理相关事务，爱护公司资产，维护办公秩序。二、办公事务管理（一）适用情形日常办公用品申领与发放、办公环境维护、办公设备报修等基础行政支持工作。（二）操作步骤1.办公用品申领与发放需求提出：员工根据工作需要，通过OA系统填写《办公用品申领表》，注明物品名称、规格、数量及用途。部门审核：部门负责人*对申领合理性进行审核，确认与部门工作匹配后提交至行政部。行政部审核：行政部核对库存情况及预算标准，对超量或非必需品可驳回并说明原因。采购与发放：审核通过后，行政部按采购流程进行采购（紧急用品可走应急采购）；物品到货后，员工凭OA审批记录至行政部领取，行政人员更新库存台账。2.办公环境维护区域划分：行政部明确各部门办公区域、公共区域（会议室、茶水间等）的卫生责任部门及责任人。日常维护：各责任部门每日下班前清理本区域杂物，保持桌面整洁；公共区域由行政部安排保洁人员每日打扫两次。问题反馈：发觉办公设施（如照明、空调）损坏，员工及时通过OA系统提交《维修申请单》，行政部协调维修人员在1个工作日内响应。3.办公设备使用设备领用：新员工入职需领用办公设备（电脑、打印机等），由部门负责人*提交《设备领用申请表》，行政部备案后发放并建立设备台账。使用规范：员工按设备说明书正确操作，禁止私自安装非工作软件；设备故障时及时报修，不得擅自拆解。归还与转移：员工离职或岗位调动时，需将设备交还行政部，检查无误后办理交接手续；设备转移需在台账中更新使用人信息。（三）相关表单《办公用品申领表》（含字段：申领部门、申请人、物品名称、规格、数量、用途、申领日期、审核人、领用人签字）《维修申请单》（含字段：申请人、联系方式、维修位置、问题描述、期望完成时间、维修人签字、完成日期）《设备领用申请表》（含字段：领用人部门、姓名、设备名称、型号、序列号、领用日期、预计归还日期、部门负责人签字、行政部签字）（四）执行要点办公用品申领需遵循“按需申领、杜绝浪费”原则，每月25日前可提交次月常规需求申请。办公环境维护责任到人，行政部每周组织一次卫生检查，结果纳入部门绩效考核。办公设备台账需实时更新，保证账实相符，每季度盘点一次。三、会议管理（一）适用情形部门例会、项目研讨会、跨部门协调会、外部来访会议等各类组织会议场景。（二）操作步骤1.会议发起与审批需求提出：会议发起人明确会议主题、目的、预计时间、地点、参会人员及议程，通过OA系统提交《会议申请表》。审批流程：部门内部会议由部门负责人审批；跨部门会议需提前3个工作日提交至行政部，由行政部协调分管领导审批；重要会议（如外部合作会议）需经总经理*审批。2.会议通知与准备通知发布：审批通过后，行政部至少提前1个工作日通过OA、邮件或群发送会议通知，明确会议时间、地点、议程及需提前准备的材料。会前准备：行政部负责预定会议室（含设备调试：投影仪、麦克风、白板等）；会议发起人准备会议材料，提前半天分发至参会人员。3.会议组织与记录签到与纪律：参会人员提前5分钟到场，在《会议签到表》上签字；会议期间关闭手机或调至静音，不得无故缺席、迟到，确需请假需提前向会议发起人报备。会议记录：指定专人（一般为会议发起人或行政人员）记录会议内容，重点记录决议事项、责任部门及完成时限，会后24小时内整理成《会议纪要》。4.纪要分发与归档纪要审核：会议纪要经会议发起人及部门负责人*审核无误后，分发至所有参会人员及相关部门。执行跟踪：决议事项责任部门需在规定时限内完成工作，并在下一次例会中反馈进展；行政部对决议执行情况进行跟踪，形成闭环管理。资料归档：会议通知、签到表、纪要等材料由行政部整理归档，保存期限不少于2年。（三）相关表单《会议申请表》（含字段：会议主题、发起部门、发起人、时间、地点、参会人员、议程、所需设备、审批人）《会议签到表》（含字段：会议名称、日期、地点、参会人签字、缺席人及原因）《会议纪要》（含字段：会议时间、地点、参会人、缺席人、会议主题、主要内容、决议事项、责任部门、完成时限）（四）执行要点会议需遵循“高效务实”原则，控制时长（常规会议不超过1.5小时，专题会议不超过2小时）。临时会议需提前4小时通知，紧急会议可口头通知后补OA流程。会议纪要需明确“谁来做、做什么、何时完成”，避免模糊表述。四、资产管理（一）适用情形固定资产（电脑、打印机、办公家具等）和低值易耗品（文件夹、订书机等）的购置、领用、维护、盘点及报废管理。（二）操作步骤1.资产购置需求评估：部门因工作需要新增资产，需填写《资产购置申请表》，说明购置原因、规格型号、预算金额及使用人。审批与采购：部门负责人审核后提交行政部，行政部汇总评估必要性及预算合理性，按权限审批（单次采购金额≤5000元由行政部负责人审批，＞5000元需报分管领导*审批）；采购需选择合格供应商，签订采购合同，保证资产质量。2.资产验收与入库到货验收：资产到货后，行政部、使用部门共同验收，核对规格、数量、质量是否与申请一致，填写《资产验收单》。入库登记：验收合格后，行政部为资产粘贴标签（编号、名称、购置日期、使用人），录入资产管理系统，建立“一物一档”台账。3.资领用与转移领用流程：使用人凭《资产领用申请表》至行政部领用，签字确认后领用资产；台账同步更新使用人信息。内部转移：资产在部门间转移，需由转出、转入部门负责人*签字确认，行政部更新台账及系统信息，保证账实相符。4.资产维护与盘点日常维护：使用人负责日常清洁和简单维护，发觉故障及时报修；行政部每半年组织一次全面检修，延长资产使用寿命。定期盘点：行政部每季度末组织资产盘点，各部门配合核对台账与实物，填写《资产盘点表》；对盘盈、盘亏资产查明原因，形成书面报告报领导审批后处理。5.资产报废申请鉴定：资产达到使用年限或损坏无法修复，由使用部门提交《资产报废申请表》，说明报废原因、资产状况。审批与处置：行政部组织技术人员鉴定，确认符合报废标准后，按审批权限报批（报废金额≤2000元由行政部负责人审批，＞2000元报分管领导审批）；审批通过后，由行政部统一处置（如回收、变卖），并更新台账。（三）相关表单《资产购置申请表》（含字段：申请部门、申请人、资产名称、规格型号、数量、预算金额、购置原因、使用人、审批人）《资产验收单》（含字段：资产名称、规格型号、数量、供应商、验收日期、验收人、使用人签字）《资产盘点表》（含字段：资产编号、名称、规格型号、台账数量、实盘数量、盘盈/盘亏原因、责任人、处理意见）《资产报废申请表》（含字段：资产名称、编号、购置日期、使用年限、报废原因、鉴定人、审批人）（四）执行要点资产购置需优先考虑性价比，鼓励共享闲置资产，避免重复购置。资产标签不得随意撕毁，转移或报废时需同步更新标签信息。盘点中发觉差异需在3个工作日内完成原因分析及处理，保证资产安全完整。五、档案管理（一）适用情形公司各类文件资料（含纸质、电子）的分类、归档、借阅、保管及销毁，如制度文件、合同、会议纪要、项目资料等。（二）操作步骤1.文件分类与整理分类标准：行政部制定《档案分类目录》，将档案分为“行政管理类”（制度、通知、会议纪要等）、“经营管理类”（合同、报表、项目资料等）、“人事财务类”（员工档案、财务凭证等）大类，每类下设二级、三级细目。整理规范：纸质文件需去除夹子、回形针等金属物，按时间顺序排序，编写页码；电子文件需命名规范（如“2023-行政部-办公用品采购-会议纪要-20231025”），分类存储至指定服务器文件夹。2.归档与移交归档时限：各类文件在办理完毕后次月10日前完成归档，年度档案在次年1月底前整理完毕。移交流程：文件形成部门将整理好的档案（含纸质版、电子版）填写《档案移交清单》，与行政部共同核对，双方签字确认后，行政部统一入库保管。3.档案借阅借阅申请：员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、用途、借阅期限（一般不超过5个工作日），经部门负责人*审批后提交行政部。借阅与归还：行政部核对审批信息后，提供档案借阅；借阅人需妥善保管，不得涂改、抽取、损毁，到期及时归还；如需续借，需提前1天申请，续借期不超过3个工作日。4.保管与鉴定保管条件：纸质档案存放于专用档案柜，保持通风、干燥、防火、防潮；电子档案定期备份（每月一次），防止数据丢失。鉴定与销毁：对到期档案（保管期限一般为10-30年，具体按《档案保管期限表》执行），行政部每组织一次鉴定，对无保存价值的档案填写《档案销毁清单》，经分管领导*审批后，由2人以上共同监销，并记录销毁过程。（三）相关表单《档案分类目录》（示例：行政管理类-制度文件-公司级制度；经营管理类-合同-采购合同）《档案移交清单》（含字段：档案编号、名称、类别、份数、移交人、接收人、移交日期）《档案借阅申请表》（含字段：借阅人部门、姓名、档案名称、编号、借阅用途、借阅期限、审批人、归还日期）《档案销毁清单》（含字段：档案编号、名称、类别、保管期限、销毁原因、监销人、销毁日期）（四）执行要点档案分类需统一标准，各部门不得自行调整，保证查阅便捷。电子档案需定期检查格式兼容性，重要档案需刻录光盘备份。涉密档案（如未公开合同）需单独保管，借阅需经总经理*审批。六、印章管理（一）适用情形公司公章、合同章、财务专用章、法定代表人印章等印章的使用、保管及登记。（二）操作步骤1.印章保管专人负责：各类印章由行政部指定专人（印章管理员）保管，实行“专人专柜、专管专用”，保管人不得擅自委托他人代管。安全措施：印章存放于带锁保险柜，保险柜钥匙由保管人随身携带；非工作时间需将印章锁入保险柜，保证安全。2.印章使用用印申请：用印前，申请人需填写《印章使用申请表》，注明用印文件名称、份数、用途、用印日期，并附文件电子版或纸质版。审核流程：公章、合同章：部门负责人审核→行政部负责人审核→分管领导审批（金额≤1万元由行政部负责人审批，＞1万元需报分管领导*审批）；财务专用章、法定代表人印章：需经财务负责人及总经理双审批。用印登记：审批通过后，印章管理员核对文件内容与申请信息是否一致，无误后在《印章使用登记表》中记录（含文件名称、份数、用印日期、申请人、审批人、保管人签字），方可盖章。3.印章保管与交接日常保管：印章管理员每日下班前检查印章是否归位，每月向行政部负责人*汇报印章使用及保管情况。人员交接：印章管理员离职或岗位变动时，需办理交接手续，填写《印章交接清单》，由行政部负责人*监交，双方签字确认。（三）相关表单《印章使用申请表》（含字段：用印部门、申请人、文件名称、份数、用途、用印日期、审批人、备注）《印章使用登记表》（含字段：用印日期、文件名称、份数、申请人、审批人、保管人签字、文件编号）《印章交接清单》（含字段：印章名称、交接人、接交人、监交人、交接日期、备注）（四）执行要点用印文件需内容完整、手续齐全，对不符合规定的用印申请，印章管理员有权拒绝。印章不得带离办公场所（特殊情况需经总经理*审批，并由2人以上共同携带）。严禁在空白纸张、空白合同或未审核文件上盖章，防范法律风险。七、差旅管理（一）适用情形员工因公出差（含市内、国内、国际）的交通、住宿、费用报销及行程管理。（二）操作步骤1.出差申请与审批行程规划：员工出差前填写《出差申请表》，注明出差事由、时间、地点、行程安排、交通工具（优先选择经济方式）、预计费用。审批流程：部门负责人审核→行政部核对差旅标准→分管领导审批（出差时间≥3天或费用≥5000元需报总经理*审批）。审批通过后，OA系统自动出差编号，员工凭编号预订交通住宿。2.交通与住宿安排交通预订：员工按审批结果通过公司合作平台预订交通（机票、高铁票等），票据抬头需为公司全称；市内出差优先选择公共交通，需注明起止地点。住宿标准：住宿需选择经济型酒店（协议酒店优先），住宿标准按地区划分（一线城市≤400元/晚，二线城市≤300元/晚，三线城市≤200元/晚），超标部分需由分管领导*审批说明。3.出差执行与费用报销行程变更：出差期间行程需与申请一致，确需变更需提前1天向部门负责人*报备；出差结束后2个工作日内提交《差旅报销单》。报销流程：员工粘贴原始票据（交通、住宿、餐饮等，餐饮按100元/天标准包干使用），填写报销明细，部门负责人*审核→行政部核对差旅标准→财务部审核无误后报销。4.差旅总结（可选）重要项目出差或长期出差（≥7天），员工需提交《差旅总结报告》，说明出差成果、问题及建议，提交部门负责人*及行政部备案。（三）相关表单《出差申请表》（含字段：出差人部门、姓名、出差事由、时间、地点、行程安排、交通工具、预计费用、审批人）《差旅报销单》（含字段：报销人、出差时间、地点、费用明细（交通、住宿、餐饮）、票据张数、审批人、报销金额）《差旅总结报告》（含字段：出差主题、行程概述、成果与问题、建议、提交日期）（四）执行要点差旅申请需“一事一申请”，不得合并多事由报销；严禁虚报、冒报差旅费用。原始票据需真实、合法，票据抬头、日期与出差信息一致，遗失票据需书面说明并经部门负责人*签字。国际出差需提前办理护照、签证，并遵守当地法律法规，回国后及时提交报销材料。八、访客管理（一）适用情形外部客户、合作伙伴、部门等来访人员的接待、登记及服务管理。（二）操作步骤1.访客预约预约申请：被访部门提前1个工作日通过OA系统提交《访客预约登记表》，注明访客姓名、单位、职务、联系方式、来访人数、事由、接待时间及陪同人。预约确认：行政部收到预约后，1个工作日内反馈确认，告知访客