采购申请与审批流程标准化工具供应商选择与合同签订

采购申请与审批流程标准化工具：供应商选择与合同签订指南一、适用范围与核心目标本工具适用于企业内部各类采购项目（包括但不限于办公用品、设备采购、服务外包等）的标准化管理，旨在规范采购申请、审批、供应商筛选及合同签订全流程，保证采购合规、高效、透明，降低采购风险，保障企业利益。核心目标包括：明确职责分工、统一操作标准、优化审批效率、强化供应商管理、防范合同风险。二、标准化操作流程步骤1：采购需求发起与部门初审操作内容：需求部门根据业务需求填写《采购申请表》，明确采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途、期望交付日期及供应商推荐（如有）。需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行初审，签字确认后提交至采购部门。责任主体：需求经办人、需求部门负责人输出成果：《采购申请表》（初审版）步骤2：采购部门审核与预算确认操作内容：采购部门收到《采购申请表》后，重点审核采购需求是否符合企业采购政策、规格描述是否清晰、预算是否在部门额度内。对超出常规预算或复杂采购项目，采购部门需协同财务部门确认资金来源及预算批复情况，必要时组织需求部门补充说明。审核通过后，采购部门启动供应商筛选流程；审核不通过的，退回需求部门并注明理由。责任主体：采购专员、采购部门经理、财务部门（必要时）输出成果：《采购申请表》（审核通过版）、预算确认函（如需）步骤3：供应商信息收集与资格预审操作内容：采购部门通过企业供应商库、公开招标、邀请招标、市场调研等渠道收集潜在供应商信息。对供应商进行资格预审，核查其营业执照、相关资质证书（如行业许可证、ISO认证等）、经营状况、过往合作案例（如有）等，保证供应商具备履约能力。编制《供应商资格预审表》，剔除不符合要求的供应商，形成《合格供应商候选名单》。责任主体：采购专员、采购部门输出成果：《供应商资格预审表》、《合格供应商候选名单》步骤4：供应商评估与选定操作内容：根据采购项目特点（如价格、质量、服务、交付周期等），制定《供应商评估评分表》，明确评分维度及权重（如价格占比30%、质量占比25%、服务占比20%、资质占比15%、交付周期占比10%）。向《合格供应商候选名单》中的供应商发出询价单或招标文件，要求其在规定时间内提供报价方案、产品/服务说明及资质证明。采购部门组织需求部门、财务部门、技术部门（如需）组成评估小组，根据《供应商评估评分表》对候选供应商进行综合评分，形成《供应商评估报告》。评分结果按从高到低排序，选定中标/成交供应商，并报企业分管领导审批。责任主体：采购部门、需求部门、财务部门、技术部门（评估小组）、分管领导输出成果：《供应商评估评分表》、《供应商评估报告》、供应商选定审批表步骤5：合同草拟与审核操作内容：采购部门根据选定供应商的报价及谈判结果，参照企业《合同管理标准》，草拟采购合同，明确合同主体、采购标的、数量、质量标准、价格及付款方式、交付时间与地点、验收标准、违约责任、争议解决方式等核心条款。合同草案依次提交至法务部门（审核法律条款）、财务部门（审核付款条款及税务合规性）、需求部门（审核技术及服务条款）审核，各部门签署审核意见。采购部门根据审核意见修改合同，形成最终合同文本，并报企业法定代表人或授权代表审批。责任主体：采购专员、法务部门、财务部门、需求部门、法定代表人/授权代表输出成果：采购合同（最终版）、合同审核意见汇总表步骤6：合同签订与执行归档操作内容：合同审批通过后，由采购部门与供应商在合同文本上签字盖章（企业盖章需加盖合同专用章，供应商需提供授权委托书及签字人证件号码复印件）。采购部门将合同正本至少一式两份（企业与供应商各执一份），分发至财务部门（备案付款）、需求部门（按合同执行）及档案管理部门（存档）。合同签订后，采购部门负责跟踪供应商履约情况（如生产、交付进度），需求部门按合同约定进行验收，验收合格后提交《采购验收单》至财务部门作为付款依据。责任主体：采购部门、供应商、财务部门、需求部门、档案管理部门输出成果：正式采购合同、《采购验收单》、合同分发记录三、关键流程模板表单表1：采购申请表申请部门申请日期采购编号需求描述（物品/服务名称、规格型号、数量、用途）预估单价（元）预估总价（元）资金来源期望交付日期供应商推荐（如有）需求部门负责人意见：签字：日期：采购部门审核意见：签字：日期：财务部门预算意见：签字：日期：分管领导审批意见：签字：日期：表2：供应商资格预审表供应商名称统一社会信用代码联系人联系方式注册地址经营范围资质证书（如ISO9001、行业许可证等）过往合作案例（项目名称、合作时间、采购方评价）资质预审结论：□合格□不合格（理由：）审核人：日期：表3：供应商评估评分表供应商名称评估日期评估维度权重（%）评分标准（示例）得分价格合理性30最低价得30分，每高于最低价1%扣1分质量保障25有ISO认证且过往无质量投诉得25分，每项扣5分服务能力2024小时售后响应得20分，响应时间每超4小时扣2分企业资质15行业顶级资质得15分，每降一级扣3分交付周期10按期交付得10分，每延迟1天扣1分总分100评估小组意见：评估人签字：表4：采购合同（简化版核心条款）合同编号：甲方（采购方）：名称、地址、法定代表人乙方（供应商）：名称、地址、法定代表人采购标的：物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价质量标准：执行国家标准/行业标准/双方约定标准，附技术参数表交付要求：时间、地点、方式，逾期违约责任（如每日收取合同总额0.1%违约金）付款方式：如“验收合格后30日内支付90%，质保期满无质量问题后支付10%”验收条款：甲方应在收到货物后X日内验收，验收合格签署《验收单》；不合格处理方式违约责任：双方违约情形及赔偿标准争议解决：协商不成，提交甲方所在地人民法院诉讼生效条件：双方签字盖章后生效甲方：签字盖章、日期乙方：签字盖章、日期四、操作要点与风险提示（一）关键操作要点需求明确性：采购申请表中“需求描述”需清晰、具体，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确型号、数量），防止后续履约争议。审批权限：严格按照企业《采购审批权限表》执行，不同金额、类型的采购项目对应不同审批人，禁止越权审批。供应商公平性：供应商筛选过程需公开、透明，优先选择企业合格供应商库中的单位，新增供应商需经过完整资质审查流程，避免“暗箱操作”。合同严谨性：合同条款需与谈判结果一致，付款条件、违约责任等关键内容需经法务部门审核，避免口头约定或条款歧义。档案完整性：采购全流程资料（申请表、评估报告、合同、验收单等）需及时整理归档，保存期限不少于合同履行结束后5年。（二）常见风险提示需求变更风险：采购过程中如需变更需求，需重新提交《采购申请变更表》并经原审批路径审批，避免未经同意擅自变更导致成本增加或合同纠纷。供应商围标风险：对金额较大或关键项目，建议采用公开招标方式，限制同一供应商为不同投标单位提供代理服务，核查供应商关联关系。合同履约风险：