采购申请审批流程标准表单模板

采购申请审批流程标准表单模板一、适用范围与场景说明本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的日常采购活动，涵盖办公设备、生产物料、服务外包、固定资产等各类采购场景。具体包括但不限于：预算内常规采购：年度预算范围内，计划内的物料或服务采购；紧急采购：因突发工作需求（如设备故障、项目紧急启动）需快速响应的采购；跨部门协作采购：涉及多个部门使用或共同承担费用的采购项目；新增/替代采购：为满足业务发展需要，新增品类或替换原有资产的采购。本流程旨在规范采购申请、审批、执行全环节，保证采购合规、高效、透明，同时兼顾成本控制与业务需求满足。二、采购申请审批全流程操作指南（一）第一步：发起申请——填写采购申请表单操作主体：采购需求部门申请人（如行政专员、项目组长等）获取模板：通过单位内部OA系统、行政管理部门或指定共享平台《采购申请审批标准表单》（见第三部分模板）。填写基础信息：准确填写申请单号（由系统自动或按规则编号，如“CG-2024-001”）、申请人姓名（）、所属部门、申请日期、联系电话（，仅限单位内部通讯）。填写采购明细：逐项列明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数（如适用）、单位、数量、预估单价、预算金额（需与年度预算匹配）、用途说明（需明确“用于项目/日常办公”等具体场景）。附件材料：根据采购类型补充必要材料，如：办公设备采购：设备配置清单、3家以上供应商报价单（紧急采购可后补）；服务外包：服务方案、资质证明文件；固定资产采购：资产评估报告（如涉及大型设备）。提交初审：检查表单完整性后，提交至部门负责人进行初审。注意事项：预估金额需与实际采购成本偏差不超过±10%，超预算需提前说明理由并附预算调整申请。（二）第二步：部门初审——审核需求合理性与预算匹配度操作主体：需求部门负责人（如部门经理、主管领导）审核需求必要性：确认采购需求是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如维修现有设备而非新购）。审核预算合规性：核对预算金额是否在部门年度预算额度内，超预算部分是否符合单位预算调整流程。审核材料完整性：检查表单及附件是否齐全，规格参数是否明确。签署意见：通过则在“部门审核意见”栏签署“同意”，注明姓名（*）、职务、日期；不通过则注明“不同意”及具体理由，退回申请人修改。注意事项：紧急采购（如48小时内需到货）需在审核意见中标注“紧急”，并说明紧急原因（如“生产设备突发故障，影响生产进度”）。（三）第三步：财务复审——核对预算与资金可行性操作主体：财务部门专员（如预算会计、成本会计）预算额度核查：通过财务系统核对采购预算是否已批复、是否超部门/单位总预算，未纳入年度预算的采购需确认是否有专项资金来源。资金支付方式确认：根据采购金额、单位财务制度确定支付方式（如转账、现金、公对公账户等）。成本合理性评估：对比历史采购价格或市场价格，预估单价是否合理，异常波动需申请人补充说明。签署意见：合规通过则签署“预算审核通过”，姓名（*）、职务、日期；不合规则注明“驳回”及原因（如“超预算未获批”“单价显著高于市场均价”），同步反馈给需求部门及采购部门。注意事项：涉及大额资金（如超过10万元，具体金额按单位制度调整）需财务负责人复核签字。（四）第四步：采购部门审核——确认采购方式与供应商可行性操作主体：采购部门负责人（如采购经理、供应链主管）采购方式确认：根据采购金额、品类及单位《采购管理办法》，确定采购方式（如公开招标、询价、单一来源采购等）。供应商可行性评估：常规采购：在合格供应商库中筛选3家以上报价，对比价格、资质、交期；新品类采购：组织市场调研，确认供应商供应能力及服务保障。风险提示：对潜在风险（如供应商履约能力、物流时效）进行标注，并提出建议（如“建议增加履约保证金条款”）。签署意见：通过则签署“采购可行”，姓名（*）、职务、日期；需调整则注明“建议按方式采购”“供应商需补充资质”等，反馈给申请人或需求部门。注意事项：紧急采购（经部门负责人及财务特批）可直接启动“询价+快速审批”流程，事后需补全供应商对比材料。（五）第五步：领导终审——按权限分级审批操作主体：单位分管领导/总经理/决策委员会（根据采购金额分级）审批权限划分（示例，单位可自定义）：金额≤5000元：部门负责人+采购部门负责人双审即可；5000元＜金额≤5万元：分管领导审批；金额＞5万元：总经理审批；重大采购（如＞50万元或涉及核心设备）：提交决策委员会会议审议。综合审核：从战略目标、成本效益、合规性等维度进行最终把关，重点关注“是否必要”“是否最优性价比”。签署意见：同意则签署“同意审批”，姓名（*）、职务、日期；不同意则签署“不同意”及理由，流程终止。注意事项：分级审批需在单位《采购管理制度》中明确，避免越级审批或权限遗漏。（六）第六步：采购执行与结果反馈操作主体：采购部门（执行采购）、需求部门（验收）、财务部门（付款）采购实施：审批通过后，采购部门按确定的方式（如签订合同、下单采购）执行，保证交期、质量符合要求。验收确认：物品/服务送达后，需求部门联合采购部门、行政管理部门（如适用）进行验收，填写《采购验收单》，注明数量、质量、是否与申请一致等信息，三方签字确认。付款结算：验收合格后，采购部门提交发票、验收单、审批表至财务部门，财务按合同约定支付款项。结果反馈：采购完成后，采购部门将采购结果（供应商名称、合同金额、实际到货日期等）反馈给需求部门及财务部门，同步更新采购台账。注意事项：验收不合格需在3个工作日内启动退换货流程，并书面说明原因，同步报备采购部门及财务部门暂停付款。（七）第七步：资料归档操作主体：行政管理部门/档案室三、采购申请审批标准表单模板采购申请审批表申请信息申请单号CG-2024-X（由系统自动/按部门-年份-序号填写）申请人*所属部门申请日期年月日联系电话*（单位内部通讯）采购明细序号物品/服务名称123预算信息预算科目年度预算余额元附件清单（请勾选并注明份数）□报价单（份）□技术参数说明书□合同草案□其他：_________审批流程环节审批意见需求部门审核财务审核采购部门审核领导审批备注（如紧急采购、特殊说明等）四、使用过程中的关键注意事项（一）表单填写规范所有字段需如实填写，不得漏填、错填，“规格型号”“用途说明”等关键信息需详细明确，避免模糊表述（如“办公用品”需具体到“A4纸、500张/包”）。预估金额需基于市场调研或历史数据，虚报、瞒报预算将影响审批进度，情节严重者将追究申请人责任。附件材料需清晰、完整，报价单需包含供应商名称、联系方式、报价有效期、物品详细参数等信息，复印件需加盖供应商公章（如适用）。（二）审批时效管理各环节审批人需在收到申请后2个工作日内完成审核（紧急采购为1个工作日内），逾期未反馈视为同意（需在制度中明确）。审批流程被驳回后，申请人需根据意见修改后重新提交，同一环节修改次数不超过2次，避免流程反复延误。（三）特殊情况处理紧急采购：需由需求部门负责人提交《紧急采购说明》（注明紧急原因、预计影响、补救措施），经分管领导特批后，可简化部分审批环节，但事后需补全材料。预算外采购：因突发需求导致的预算外采购，需同步提交《预算调整申请》，经财务部门及分管领导审批通过后，方可启动采购流程。供应商变更：若审批通过后需更换供应商（如原供应商无法履约），需重新提交《供应商变更说明》，经采购部门及财务部门审核后方可执行。（四）合规与风险控制严禁化整为零（拆分采购金额）规避审批，严禁指定供应商（除单一来源采购外），违规操作将按单位制度追责。采购过程中需遵守《中华人民共和国采购法》《招标投