行政管理公文撰写格式模板

一、适用场景与对象二、公文撰写标准化操作步骤（一）前期准备：明确核心要素确定发文目的：清晰梳理公文需解决的核心问题、传达的具体要求或达成的目标（如“部署2024年度安全生产检查工作”“请示审批办公楼维修经费”等）。锁定主送与抄送对象：明确公文的直接接收方（主送机关，如“各部门”“各科室”）及需知晓内容的单位或人员（抄送机关，如“人力资源部”“财务处”），避免遗漏或越级。收集整理基础材料：汇总与公文相关的数据、政策依据、背景信息、执行细节等（如《公司安全管理制度》、近三年安全统计数据、维修预算明细表等），保证内容真实、有据可依。（二）选定公文类型：匹配内容性质根据发文目的和内容，选择合适的公文类型，不同类型的结构与侧重点差异通知：用于发布规章制度、转发文件、部署工作等（如“关于开展2024年度员工体检的通知”）。报告：用于向上级汇报工作、反映情况、提出建议（如“关于第三季度项目进展情况的报告”）。请示：用于向上级请求指示、批准（如“关于采购办公设备的请示”）。函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题（如“关于借用会议室的函”）。纪要：用于记录会议主要事项、议定事项和执行要求（如“项目推进会会议纪要”）。（三）搭建框架：逻辑清晰分层需遵循“开头—主体—结尾”的逻辑结构，各部分撰写要点开头：简明扼要说明发文依据或背景，常用“根据要求”“为做好工作”“鉴于情况”等表述（如：“为保证年度安全生产目标达成，根据《公司2024年工作要点》部署，现就开展安全生产检查工作通知”）。主体：围绕核心诉求展开，分条列项阐述具体内容，条理清晰。如部署类通知需明确“工作目标、实施步骤、责任分工、时间要求”；请示类需说明“事项背景、具体方案、请求批准的内容”。结尾：根据公文类型提出执行要求或总结性意见，常用“请遵照执行”“特此报告”“妥否，请批示”“以上事项，请予函复”等规范用语。（四）规范格式要素：统一排版标准严格按照公文格式规范填写各要素，保证排版整洁、标识清晰（具体格式要求详见第三部分“通用公文格式模板框架”），需特别注意：标题由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司办公室关于举办年度技能培训的通知”），简洁明了，不超过50字。主送机关顶格书写，后加冒号；多个机关间用顿号分隔，最后一个机关后加“、”或“及”。段落首行缩进2字符，行距固定为28磅，一级标题用“一、”“二、”序号，二级标题用“（一）”“（二）”，三级标题用“1.”“2.”，避免层级混乱。（五）审核与校对：保证准确无误自查：检查内容是否完整、逻辑是否连贯、表述是否无歧义、格式是否符合标准，重点核对数据、日期、机关名称等关键信息。复核：将初稿提交部门负责人（如*主任）审核，重点检查事项是否可行、是否符合管理流程、是否与其他公文冲突。终审：涉及重要事项或需上级审批的公文，经分管领导（如*副总）签字确认后定稿，保证发文权威性。（六）定稿与印发：规范存档分发定稿后按标准格式排版打印（A4纸，单面或双面打印，左侧装订），需加盖公章的公文，保证公章清晰、居中，骑年盖月。通过内部办公系统、邮件或纸质形式分发，并同步留存电子档与纸质档，按档案管理规定归档备查。三、通用公文格式模板框架要素名称位置要求字体字号格式说明标题居中，页面上方2行二号小标宋体字由发文机关、事由、文种组成，如“集团行政人事部关于2024年节假日安排的通知”。主送机关顶格，标题下空1行三号仿宋GB2312后加冒号，多个机关间用顿号分隔，如“各部门、各子公司：”。主送机关下空1行起三号仿宋GB2312每段首行缩进2字符，行距28磅；一级标题用“一、”黑体三号，二级标题用“（一）”楷体GB2312三号。附件说明下空1行，左空2字符三号仿宋GB2312标注“附件：”后接附件名称，多个附件需标注序号，如“附件：1.《清单》2.《表格》”。发文机关署名附件下空1行，右空4字符三号仿宋GB2312联合发文时，机关名称按排序横向排列，字距相等。成文日期发文机关署名下一行，右空4字符三号仿宋GB2312阿拉伯数字标注年月日，完整书写，如“2023年10月20日”，不得用“23年10月20日”。页码页脚居中四号宋体字从开始编码，如“-1-”，封面、附件不编页码。四、撰写规范与注意事项（一）内容规范：严谨准确无歧义事项明确：避免使用“大概”“可能”等模糊词汇，涉及时间、数量、责任主体等需具体（如“10月25日前完成”而非“近期完成”；“由行政部负责”而非“由相关部门负责”）。依据充分：引用政策、文件或数据时，注明具体名称、文号及日期（如“根据《公司考勤管理制度》（办发〔2023〕5号）规定”）。逻辑严密：主体部分按“重要性”或“时间顺序”分层，避免内容交叉重复，如部署工作需按“准备阶段—实施阶段—总结阶段”展开。（二）格式规范：统一标准防疏漏要素齐全：不得遗漏主送机关、成文日期、附件说明等关键要素，若无附件需注明“（此件公开发布）”或“（此件抄送：单位）”。排版一致：全文页边距统一（上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm），字体、字号、行距严格按模板执行，避免混用多种格式。附件规范：附件内容需与说明一致，附件标题与中的附件名称完全对应，附件单独成页时需在左上角注明“附件：名称”。（三）流程规范：按章办事提效率审核流程：严格执行“拟稿人—部门负责人—分管领导”三级审核制度，重要公文（如请示、报告）需经主要领导审批，避免“先发后批”。用印规范：用印前检查公文内容是否与审批件一致，公章清晰覆盖发文机关署名和成文日期，严禁在空白纸张或未定稿公文上盖章。分发范围：主送机关为直接执行或办理的单位，抄送机关为需知晓但无需办理的单位，避免“多头抄送”或“漏抄送”。（四）常见错误规避：细节决定成败标题冗长：避免堆砌修饰词，如“关于公司认真开展2024年度全面安全生产大检查工作的通知”可简化为“公司关于开展2024年度安全生产大检查的通知”。主送机关混乱：不得使用“各有关单位”“相关人员”等模糊表述，需明确具体部门或人员姓名（如“市场部张经理”“研发