采购申请审批流程模板采购与供应商管理

采购申请审批流程与供应商管理工具模板一、适用场景与价值二、流程操作步骤详解1.采购需求发起与提报责任人：需求部门申请人（如部门主管或专员）操作内容：（1）根据部门实际需求（如新增设备、耗材补充、服务外包等），填写《采购申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途及紧急程度；（2）附相关支撑材料，如市场询价对比表（至少3家供应商报价）、技术参数说明、项目立项批复（如适用）；（3）在OA系统或采购管理系统中提交申请，同步抄送部门负责人及采购部。关键输出：《采购申请表》及附件材料。2.需求部门初审责任人：需求部门负责人（如部门经理）操作内容：（1）审核采购需求的合理性（是否为必要支出、是否符合部门工作计划）；（2）核对预算匹配度（是否在部门年度预算内，超预算需说明理由并附特批申请）；（3）确认需求描述清晰、附件材料完整后，在审批系统中签署初审意见。关键输出：部门负责人审批通过的《采购申请表》。3.采购部专业审核责任人：采购部专员（如采购主管）操作内容：（1）审核采购必要性（是否存在替代方案、是否重复采购）；（2）对供应商进行初步筛选：优先选择合作历史良好的合格供应商，新供应商需核查基本资质（如营业执照、行业许可证）；（3）审核采购方式合规性：常规采购采用比价或议价，大额采购（如超过10万元）需启动招标流程，紧急采购（如48小时内必须交付）需注明“紧急”并简化流程，但需保留审批痕迹；（4）更新《供应商信息库》，记录供应商资质、报价及合作意向。关键输出：采购部审核意见及供应商初步筛选名单。4.财务部复核责任人：财务部专员（如财务经理）操作内容：（1）复核采购预算准确性（总价是否超预算、资金来源是否合规）；（2）审核付款方式（如预付款比例、分期付款节点）及成本效益分析；（3）确认发票类型（如增值税专用发票）及税务合规性。关键输出：财务部复核意见及预算确认单。5.管理层终审责任人：分管副总/总经理（根据采购金额分级审批）操作内容：（1）大额采购（如超过50万元）或战略类采购需提交管理层会议审议；（2）重点审核采购事项对业务目标的支持度及风险控制措施；（3）签署最终审批意见，审批通过后进入采购执行阶段。关键输出：管理层审批意见书。6.采购执行与订单下达责任人：采购部专员操作内容：（1）根据审批通过的供应商名单，向最终选定的供应商下达《采购订单》，明确交付时间、质量标准、验收条款及违约责任；（2）签订采购合同（金额较大时），合同需经法务部审核（如适用）；（3）跟踪供应商生产/备货进度，保证按期交付。关键输出：《采购订单》及采购合同。7.验收入库责任人：需求部门验收人（如仓库管理员或使用部门专员）、采购部监督操作内容：（1）对照采购订单及合同，核对物品/服务的数量、规格、质量（如需第三方检测，需提供检测报告）；（2）验收合格后，填写《验收单》，需求部门、采购部、仓库三方签字确认；（3）验收不合格的，需在24小时内反馈采购部，启动退换货或索赔流程。关键输出：《验收单》及质量问题处理记录。8.付款结算责任人：财务部专员操作内容：（1）核对《采购申请表》《采购订单》《验收单》及发票信息一致；（2）按合同约定付款节点办理付款手续，通过银行转账方式支付；（3）登记《付款台账》，记录付款日期、金额、供应商及合同号。关键输出：付款凭证及《付款台账》。9.供应商评估与档案更新责任人：采购部专员操作内容：（1）每季度对合作供应商进行评估，指标包括：交付及时率、质量合格率、服务响应速度、价格竞争力；（2）填写《供应商评估表》，得分低于70分的供应商纳入观察期，连续两次不达标则暂停合作；（3）更新《供应商信息库》，记录评估结果、合作历史及改进建议。关键输出：《供应商评估表》及更新的供应商档案。三、核心模板表格设计表1：采购申请表申请单号申请部门申请人联系方式申请日期采购类别□物料□服务□设备□其他预算科目资金来源□年度预算□专项预算□其他采购内容明细名称规格型号单位数量供应商信息名称联系人电话（*）地址需求说明（采购用途、技术参数、交付时间等）附件清单□市场询价表□技术参数□立项批复□其他：________审批意见部门负责人：__________日期：__________采购部：__________日期：__________财务部：__________日期：__________管理层：__________日期：__________表2：供应商信息表供应商编号名称类型□生产型□贸易型□服务型联系人电话（*）地址统一社会信用代码营业执照有效期主营产品/服务资质文件□ISO9001认证□行业许可证□其他：________有效期至合作历史合作次数合作金额（元）合作产品/服务合作评价（优/良/中/差）最新评估评估日期评分（100分制）等级（□优秀□合格□观察□淘汰）评估人备注（如合作风险、改进要求等）四、使用关键注意事项信息完整性：采购申请表需填写所有必填项，避免“一批办公用品”等模糊描述，需明确规格、数量及用途，保证审批及采购环节有据可依。审批权限合规：严格按照分级审批流程执行，不得越级审批或简化流程（紧急采购需在备注中说明原因，并保留邮件/系统审批记录）。供应商资质管理：新供应商首次合作前，必须核查营业执照、行业资质等文件原件，复印件需加盖公章存档；合作资质到期前1个月，采购部需提醒供应商更新。风险控制：单笔采购金额超过年度预算10%时，需提交管理层专项审批；对独家供应商采购，需说明理由