合同管理岗位职责及工作流程

合同管理岗位职责及工作流程合同作为企业经营活动的法律载体，其全周期管理直接影响企业合规性、风险防控与经营效率。合同管理岗需以“全流程把控、风险前置、价值赋能”为核心，统筹合同从发起至终止的全周期工作，保障交易安全与企业权益。一、合同管理岗位职责（一）全周期流程统筹合同管理岗需贯穿合同发起、起草、审核、签署、履行、变更、终止的全流程，确保每个环节符合公司制度与法律法规要求。例如，在履约阶段，需跟踪供应商交货进度、客户付款节点，及时协调解决偏差（如延迟交付、付款逾期），避免违约风险扩大。（二）合同起草与审核优化起草环节：结合业务需求与公司模板，定制化起草合同文本。需根据交易类型（如采购、服务、合作）细化条款，明确双方权利义务、履约标准、争议解决等核心内容，杜绝模糊表述（如“尽快交付”需量化为“30个自然日内交付”）。审核环节：从“法律合规、财务风险、业务逻辑”三维度审核合同：法律层：核查合作方主体资质（如营业执照、特许经营许可）、条款合法性（如是否违反《民法典》合同编）；财务层：评估付款节奏（如预付款比例、账期）、发票要求对公司现金流的影响；业务层：确认条款与合作需求一致（如服务范围、交付标准是否匹配）。对风险点（如违约责任不对等），需联合业务、法务部门沟通修改，形成可落地的审核意见。（三）合同档案与信息管理建立“纸质+电子”双轨档案体系，按业务类型、合作方、签署时间分类归档合同文本、审批记录、履约凭证（如验收单、发票），确保可追溯。同时，维护合同信息台账，记录关键信息（如合同金额、履约进度、到期日），通过数据统计（如年度采购合同违约率）为业务决策提供支持（如优化供应商选择）。（四）风险防控与合规监督风险识别：主动筛查合作方信用风险（通过企查查、裁判文书网核查涉诉、失信记录）、条款漏洞（如“不可抗力”条款未明确范围）。对高风险合同，联合法务制定应对方案（如要求对方提供担保、调整付款方式）。合规监督：监督履约过程合规性，如劳动用工合同中社保缴纳、竞业限制条款的执行，采购合同中验收流程是否符合质量标准。（五）跨部门协作与沟通作为业务、法务、财务的“桥梁”，需平衡各方需求：如业务部门提出特殊条款时，同步法务评估法律风险、与财务沟通付款合理性，形成共识后推进合同签署。定期向管理层汇报重大合同进展、风险事件处理结果。二、合同管理工作流程（一）合同发起与需求确认1.需求提交：业务部门填写《合同发起申请表》，说明合作背景、交易内容、预算金额、对方主体信息；首次合作需附对方营业执照、信用报告。2.需求审核：合同管理岗初审需求合规性（如是否符合公司合作政策），信息不全或不符合要求的，退回补充。（二）合同起草与内部评审1.文本起草：合同管理岗基于需求，选择公司模板或定制起草合同；复杂交易（如股权投资、涉外合同）需联合外部律师起草。2.内部评审：业务评审：确认条款与合作需求一致（如履约方式、交付标准）；法务评审：审核主体资格、权利义务合法性；财务评审：评估付款条款对财务的影响（如账期、发票类型）。评审问题由合同管理岗组织沟通修改，形成最终稿。（三）合同签署与用印管理1.签署准备：最终稿发送双方确认，无异议后发起用印申请，附合同文本、评审记录。2.签署与用印：公司授权代表签署后，印章管理部门核对材料，合规后加盖公章。合同签署后，双方各执一份，管理岗留存原件归档。（四）合同履行与动态跟踪1.履约计划：根据合同条款制定《履约跟踪表》，明确关键节点（如付款日期、交付时间），同步业务部门执行。2.进度跟踪：定期检查履约进度，发现偏差（如延迟交付）及时沟通整改；对方违约时，启动索赔或解约程序，同步法务留存证据（如邮件、验收单）。3.变更与终止：需变更合同（如延长履约期、调整金额）时，重新发起审核；合同终止（如履行完毕、协商解除）需确认双方权利义务结清，归档终止证明。（五）合同归档与后评估1.档案归档：履约完毕或终止后，整理合同文本、履约凭证、变更记录归档，纸质档案存入专用室，电子档案上传至文档系统。2.后评估：每季度/年度复盘合同管理数据（如违约率、纠纷类型），总结经验（如高频纠纷条款优化方向），提出改进建议（如更新合同模板、加强业务培训）。三、岗位能力与职业素养要求专业能力：熟悉《民法典》《公司法》等法规，掌握合同起草、审核技巧；具备基础财务知识，能评估付款条款风险。软技能：良好的沟通协调能力（平衡业务需求与合规要求），较强的风险意识（从细节识别潜在问题）。工具运用：熟练使用合同管理系统（如法大大）、Excel进行台账管理，提高