2026年医药制造公司医药展会参展管理制度

2026年医药制造公司医药展会参展管理制度第一章总则第一条目的为规范本公司医药展会参展全流程管理，确保参展活动符合医药营销、广告宣传等相关法律法规要求，提升参展效率和品牌展示效果，合理控制参展成本，结合本公司医药制造业务市场推广实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本公司参与的各类医药行业展会（包括专业药品交易会、医药原料展会、医疗器械配套展会、医药供应链展会等）的筹划、实施、后续跟进等所有环节；涉及市场、营销、合规、行政、财务等相关部门及所有参展人员均需遵守本制度。第三条管理职责公司市场部门是参展工作的统筹管理部门，负责展会筛选、参展方案制定、参展人员调配、现场统筹及效果评估；合规部门负责审核参展物料、推广话术、样品展示等内容的合规性，杜绝虚假宣传、违规推广等行为；行政部门负责参展物料制作、物流运输、参展人员差旅及后勤保障；财务部门负责参展费用预算审核、支出管控及费用核销；公司管理层负责参展方案及预算的最终审批，监督参展目标落地。第四条基本原则医药展会参展工作遵循以下原则：（一）合规优先原则，参展全流程严格遵守《药品广告审查办法》《医药代表备案管理办法》等法规，所有推广内容真实、合法，无夸大宣传、绝对化用语；（二）目标导向原则，参展前明确品牌推广、客户拓展、产品调研等核心目标，围绕目标制定参展方案；（三）成本可控原则，合理编制参展预算，严格控制展位租赁、物料制作、人员差旅等费用，杜绝无预算支出；（四）品牌统一原则，参展物料、展位布置、人员着装等保持公司品牌形象统一，符合企业视觉识别规范；（五）效果可测原则，参展后对客户拓展数量、意向合作达成率、品牌曝光度等指标进行量化评估。第二章参展筹划管理第五条展会筛选市场部门需提前筛选拟参展的医药展会，评估展会主办方资质、参展受众匹配度、过往参展效果、行业口碑等，优先选择行业主管部门备案、专业度高、目标客户集中的展会；严禁参与无正规资质、以违规推广为主要形式的展会。第六条参展申请市场部门确定拟参展的展会后，需提交《医药展会参展申请单》，注明展会名称、举办时间地点、参展目标、预算明细、参展人员名单、推广内容规划等，经合规部门审核合规性、财务部门审核预算后，报公司管理层审批；未完成审批的展会，不得开展任何筹备工作。第七条参展方案制定审批通过后，市场部门需在展会举办前30个工作日制定详细参展方案，内容包括展位规格选择、展位布置方案、物料制作清单、参展人员分工、客户接待流程、现场推广话术等；方案中涉及产品介绍、疗效宣传的内容，需提前提交合规部门审核，审核通过后方可执行。第八条物料与样品筹备行政部门根据参展方案制作宣传物料，所有物料（宣传册、海报、展架等）需经合规部门审核，确保无虚假宣传、无未经批准的药品功效描述、无违规对比宣传；参展样品需标注通用名称、规格、生产批号等信息，仅限展示使用，严禁现场销售或无偿赠送；样品数量按最小展示需求准备，专人保管。第九条参展人员培训市场部门需在展会举办前15个工作日组织参展人员培训，内容包括展会合规要求、公司产品合规介绍话术、客户接待礼仪、应急处理流程等；培训后进行考核，考核不合格的人员不得参与参展。第三章参展实施管理第十条展位布置参展人员需在展会布展期完成展位布置，布置效果符合参展方案要求，所有展示物料按审核版本摆放，严禁现场张贴、发放未经审核的宣传资料；展位需设置合规提示标识，明确样品仅用于展示，不提供试用、赠送等服务。第十一条现场人员管理参展人员需遵守展会主办方规定及公司制度，着装统一、言行规范；与客户沟通时使用合规推广话术，如实介绍产品信息，不夸大疗效、不承诺非说明书范围内的使用效果；严禁向参会人员赠送现金、礼品、有价证券等财物，严禁开展违规学术推广活动。第十二条客户信息管理参展人员收集的客户信息（姓名、联系方式、合作意向等）需即时记录在公司统一的信息台账中，展会期间每日汇总至市场部门；严禁私自留存客户信息或向第三方泄露；涉及客户商业秘密的信息，需按公司保密制度管理。第十三条应急处理展会现场遇合规投诉、物料损坏、人员突发状况等情况，参展负责人需第一时间向公司市场部门及合规部门报告；涉及违规投诉的，由合规部门牵头处理，确保及时、合规回应，避免事态扩大。第四章参展后续管理第十四条撤展管理展会结束后，参展人员需及时撤展，回收所有宣传物料、样品及展示设备，核对物料数量，避免遗失；样品需由专人带回公司，按规定入库保管，严禁私自处置。第十五条参展总结展会结束后10个工作日内，市场部门需完成参展总结报告，内容包括参展目标完成情况、客户信息汇总、费用实际支出、现场问题及整改措施、后续客户跟进计划等；总结报告需提交管理层及合规部门备案。第十六条客户跟进市场部门根据收集的客户信息，制定分级跟进计划，明确跟进责任人及时限；跟进过程需遵守医药营销合规要求，做好跟进记录，每月汇总跟进效果并上报。第十七条资料留存行政部门需将参展方案、审批文件、物料审核记录、参展照片、总结报告、费用票据等资料整理归档，保存期限不少于3年；涉及客户信息的台账需加密存储，仅限授权人员查阅。第五章监督考核与责任追究第十八条监督机制合规部门可派员参与展会现场监督，核查参展人员行为、推广内容的合规性；市场部门每半年对全年参展工作开展自查，重点核查合规执行情况、费用使用情况、效果达成情况；对自查发现的问题，需制定整改计划并限期整改。第十九条考核机制参展工作效果纳入市场部门及参展人员的绩效考核，参展目标完成率、合规执行情况、客户跟进转化率等为核心考核指标；对参展效果突出的团队或个人，给予通报表扬或绩效奖励。第二十条违规情形认定有下列行为之一的，认定为违规参展：（一）未经审批擅自参展或超预算支出参展费用的；（二）参展物料、推广话术未经合规审核，存在虚假宣传、违规推广的；（三）参展人员现场开展商业贿赂、赠送礼品等违规行为的；（四）私自留存、泄露客户信息或展会相关保密资料的；（五）参展后未按要求总结、跟进客户，造成资源浪费的；（六）隐瞒展会现场违规投诉或应急事件，导致公司声誉受损的。第二十一条责任追究（一）行政责任：对轻微违规行为，给予责任人警告、记过、取消参展资格等处理，对管理失职的部门负责人进行通报批评；（二）经济责任：因违规参展导致公司被监管部门处罚或产生经济损失的，追究相关责任人赔偿责任；超预算支出的部分，由责任人承担相应比例费用；（三）法律责任：违规行为涉嫌违法的，立即停止相关人员参展工作，移交司法机关处理。第六章附则第二十二条制度修订本制度的修订需由市场部门提出，经合规部门审核、管理层审议通过后生效；修订后需及时组织相关部门及人员培训，确保知晓最新要求。第二十三条特殊情况处理因展会主办方调整时间、