业务洽谈会议记录与合同审查表

业务洽谈会议记录与合同审查工具指南一、工具应用场景说明本工具适用于企业内外部各类业务洽谈场景，包括但不限于：新合作项目对接、现有合作条款修订、服务采购谈判、联合开发协议沟通等。通过系统记录会议关键信息并结构化审查合同条款，可有效避免沟通遗漏、明确权责边界、降低法律风险，同时为后续合同签订、项目执行及争议解决提供依据。特别适用于销售、采购、法务、项目负责等多部门协作场景，保证跨团队信息同步与决策一致。二、标准化操作流程（一）会前准备：明确目标与资料同步确定会议核心议题：提前梳理洽谈重点（如合作范围、付款方式、交付周期、违约责任等），明确本次会议需达成的目标（如达成合作意向、确定条款框架等）。准备背景资料：整理合作方资质文件（如营业执照、过往合作案例）、内部需求文档（如项目SOW、预算审批表），以及初步合同草案（如有），提前发送给参会人员预审。通知参会人员：明确会议时间、地点（或线上会议）、参会人员（主方需包含业务负责人、法务接口人，客方需对接决策人），并提醒携带相关资料。（二）会议记录：实时捕捉关键信息记录基础信息：由专人负责记录，填写会议名称、时间、地点、参会人员（区分主方/客方，记录姓名及职务）、主持人、记录人。按议程跟踪讨论内容：根据会议议题逐项记录讨论要点，包括：各方观点陈述（如客方对报价的异议、主方对交付周期的承诺）；关键数据（如合作金额、阶段性里程碑、付款比例）；分歧点及初步解决方案（如“客方提出付款周期延长30天，主方同意增加履约保证金作为对价”）。确认决议与待办事项：会议结束时，逐条梳理已达成一致的决议，明确“做什么（事项）-谁负责（责任人）-何时完成（时间节点）”，并请参会人员现场确认，避免后续争议。（三）会议纪要整理与分发核对与补充信息：会后2个工作日内，记录人根据会议记录核对参会人员名单、决议内容及待办事项，补充遗漏细节（如未当场明确的条款，需及时与相关负责人确认）。形成正式纪要：按模板整理会议纪要，语言简洁客观，避免主观评价，重点标注“决议事项”“待办事项”及“附件清单”（如会议PPT、签署的备忘录等）。审批与分发：经主方业务负责人及法务接口人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门（如财务、法务、项目管理部），并要求签收确认，保证信息同步。（四）合同审查：基于纪要逐项把关对照会议纪要核对条款：以会议决议为基础，审查合同条款是否准确反映洽谈结果，重点关注：主体信息：合同方名称、统一社会信用代码、法定代表人是否与资质文件一致；核心条款：合作范围、标的物描述、质量标准、交付时间、付款方式及节点、违约责任、知识产权归属等是否与会议纪要一致；风险条款：争议解决方式（管辖法院/仲裁机构）、保密范围、不可抗力定义、合同解除条件等是否存在法律漏洞。标记问题并汇总意见：对不一致或存在风险的条款，用“审查意见”标注具体问题（如“合同第3.2条约定付款周期为60天，但会议纪要明确为45天，需修订”），并附修改建议，形成《合同审查表》。跨部门沟通与修订：将审查表反馈至业务部门确认业务逻辑，法务部门确认法律合规性，由业务方与合作方沟通修订，直至条款无争议。（五）合同签订与归档最终版本确认：修订后的合同经双方业务及法务负责人双签确认，形成最终版本。归档管理：将会议纪要、合同审查表、最终合同文本、双方资质文件等整理归档，注明“项目名称-合同编号-日期”，保存期限不少于合同履行结束后5年，保证可追溯。三、核心模板工具（一）业务洽谈会议记录模板会议基本信息会议名称会议时间会议地点（线上/线下，线下需填写具体地址）线上会议主方参会人员姓名：（职务：业务经理）姓名：（职务：法务专员）客方参会人员主持人姓名：*（职务：）记录人会议议程与讨论内容议题一：合作范围确认-主方提出合作内容包括A、B、C三项服务，客方同意增加D项（详见附件《服务清单》）。-分歧点：客方要求D项服务需额外增加2名技术人员，主方同意但报价上浮5%（客方认可）。议题二：付款方式-原约定“签约付30%，验收付70%”，客方提议“分三期付款：签约付20%，中期里程碑付40%，验收付40%”。-决议：调整为客方提议的三期付款，中期里程碑定义为“项目完成60%并提交测试报告”。议题三：违约责任-主方要求“逾期交付每日按合同总额0.1%支付违约金”，客方要求上限为合同总额5%。-决议：采纳客方意见，违约金上限5%，同时增加“因不可抗力导致的逾期不视为违约”条款。决议事项汇总序号决议内容1合作范围包含A、B、C、D四项服务，D项报价上浮5%2付款方式调整为三期：签约20%、中期40%、验收40%3违约金上限5%，不可抗力条款补充进合同附件清单|1.《服务清单》2.项目里程碑计划表3.初步合同草案|

参会人员签字|主方：_________________客方：_________________记录人：___________|（二）合同审查表模板合同基本信息合同名称《XX项目合作协议》合同编号甲方（公司全称）乙方合同金额人民币XX万元签订日期审查阶段□初稿□修订稿□最终版审查人审查维度与内容一、主体资格审查-甲方营业执照统一社会信用代码：XXXXXXXX，有效期至XXXX年XX月XX日（需在有效期内）。-乙方为外资企业，需提供《外商投资企业批准证书》或备案回执（附件齐全）。二、核心条款核对-合作范围：合同第2条约定的服务内容与会议纪要附件《服务清单》一致，包含A、B、C、D四项。-付款节点：合同第4.1条约定“签约20%、中期40%、验收40%”，与会议决议一致；中期里程碑定义需补充“以双方签署的《里程碑确认函》为准”。三、风险条款审查-违约责任：合同第7.2条“逾期交付违约金0.1%/日，上限5%”符合会议决议，但需补充“甲方逾期付款的违约金标准同此约定”。-争议解决：合同第9条约定“提交甲方所在地法院诉讼”，建议增加“也可选择提交XX仲裁委员会仲裁”，供客方选择。审查问题与修改建议序号问题描述1中期里程碑定义不清晰，易引发争议2逾期付款违约标准未约定3争议解决方式仅约定诉讼，客方可能不接受审查结论|□通过（无重大风险，按意见修订后即可签订）□需修改（存在风险，需修订后重新审查）□不通过（存在法律风险，不建议签订）|

最终审批意见|业务部门负责人：_________________法务负责人：_________________日期：___________|四、使用关键注意事项记录客观性：会议记录需忠实还原讨论内容，避免使用“客方无理要求”“主方让步过多”等主观表述，仅记录事实陈述及各方意见。审查全面性：合同审查需结合业务需求与法律法规，重点关注“权责对等”（如违约金双向约定）、“条款可执行性”（如“合理期限”等模糊表述需量化）及“合规性”（如数据安全、反商业贿赂等条款是否符合行业规定）。信息保密：会议纪要及合同审查表涉及