会议支持协议书

会议支持协议书甲方：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方将举办[具体会议名称]会议（以下简称“本次会议”），为确保会议的顺利进行，甲方需要乙方提供相关会议支持服务。甲乙双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，就乙方为甲方提供会议支持服务事宜达成如下协议：一、服务内容及要求（一）会议筹备阶段1.协助会议策划乙方应根据甲方的要求和会议主题，协助甲方制定详细的会议策划方案，包括会议议程安排、活动流程设计、场地布置规划等。确保会议的各项安排符合甲方的预期目标，且具有合理性和可行性。2.资料准备与整理乙方负责协助甲方收集、整理与会议相关的各类资料，如会议资料包、演讲嘉宾资料、参会人员信息等。对资料进行分类、编辑和排版，确保资料的准确性和完整性，以便在会议期间能够顺利分发和使用。3.场地预订与布置根据会议规模和需求，乙方协助甲方选择合适的会议场地，并负责与场地供应商进行沟通和协调。确保场地的租赁、设备设施的配备等符合会议要求，并按照会议策划方案进行场地布置，包括舞台搭建、音响设备调试、座位安排、横幅悬挂、展示区域设置等，营造出适宜的会议环境。（二）会议举办阶段1.现场组织与协调乙方在会议现场负责整体组织和协调工作，包括引导参会人员签到入场、安排座位、维持现场秩序等。确保会议的各个环节能够按照预定计划有序进行，及时处理现场出现的突发情况，保障会议的顺利开展。2.设备技术支持提供专业的设备技术人员，负责会议期间各类设备的正常运行，如投影仪、音响系统、灯光设备、网络设备等。提前对设备进行调试和检查，确保在会议过程中不出现技术故障。如遇设备问题，应立即采取有效措施进行修复或更换，以保证会议的正常进行不受影响。3.会议记录与摄影摄像安排专人负责会议记录，准确记录会议内容、讨论要点、决议事项等。同时，进行会议的摄影摄像工作，为会议留存影像资料。会议结束后，及时整理会议记录和影像资料，并按照甲方要求进行交付。（三）会议后续阶段1.资料归档与总结乙方协助甲方对会议期间产生的各类资料进行归档整理，建立完善的会议资料档案。同时，对会议的整体情况进行总结分析，向甲方提供会议总结报告，包括会议效果评估、经验教训总结、改进建议等，为甲方今后举办类似会议提供参考依据。2.参会人员跟进根据甲方的需求，协助甲方对参会人员进行跟进，如发送会议后续的相关资料、信息反馈收集、参会人员满意度调查等。及时将跟进情况反馈给甲方，以便甲方能够更好地了解参会人员的需求和意见，进一步提升会议的质量和效果。二、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方提供的会议支持服务进行监督和检查，提出合理的意见和建议。有权根据实际情况对会议支持服务的内容和要求进行调整，但应提前通知乙方。2.义务向乙方提供与本次会议相关的详细信息和资料，包括会议主题、目标、参会人员范围、会议议程安排等，以便乙方能够准确理解甲方需求，提供符合要求的服务。按照本协议的约定及时向乙方支付服务费用。在会议筹备和举办过程中，积极配合乙方的工作，提供必要的协助和支持，确保乙方能够顺利开展服务工作。（二）乙方权利与义务1.权利有权按照本协议的约定收取服务费用。根据甲方提供的信息和要求，自主安排会议支持服务的具体工作流程和方式，但应确保服务质量符合本协议的规定和行业标准。2.义务按照本协议约定的服务内容和要求，为甲方提供专业、高效、优质的会议支持服务。确保服务工作的质量和效果，满足甲方的会议需求。严格遵守国家法律法规以及会议举办地的相关规定，合法合规地开展服务工作。对在服务过程中知悉的甲方商业秘密、会议相关信息等予以保密，不得向任何第三方泄露。未经甲方书面同意，不得将本协议项下的服务工作转包或分包给第三方。在服务过程中如发现可能影响会议顺利进行的问题或风险，应及时通知甲方，并积极采取措施协助甲方解决。三、服务费用及支付方式（一）服务费用双方经协商确定，本次会议支持服务的费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。该费用为固定总价，包含乙方为履行本协议约定的服务内容所需的全部费用，除本协议约定的调整情况外，不因任何因素调整。（二）支付方式甲方应按照以下方式向乙方支付服务费用：1.预付款在本协议签订后的[X]个工作日内，甲方向乙方支付服务费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。2.进度款在会议筹备工作完成并经甲方验收合格后的[X]个工作日内，甲方向乙方支付服务费用的[X]%，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。3.尾款在会议结束且乙方按照本协议约定完成所有后续工作（包括资料归档、总结报告交付、参会人员跟进等）并经甲方验收合格后的[X]个工作日内，甲方向乙方支付剩余服务费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。乙方应在每次付款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。四、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照本协议约定按时支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权暂停服务工作，并要求甲方支付已完成服务对应的费用及违约金。如因甲方逾期付款导致乙方遭受其他损失的，甲方还应承担相应的赔偿责任。2.若甲方违反本协议约定，未向乙方提供必要的协助和支持，导致乙方无法正常开展服务工作，由此给乙方造成损失的，甲方应承担赔偿责任。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照本协议约定的服务内容和要求提供服务，或提供的服务质量不符合行业标准，乙方应负责免费采取补救措施，直至达到本协议约定的标准。如因乙方原因给甲方造成损失的，乙方应承担相应的赔偿责任。2.若乙方未按照本协议约定的时间完成服务工作，每逾期一日，应按照服务费用总额的[X]%向甲方支付违约金。逾期超过[X]日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已收取的服务费用，同时乙方应按照服务费用总额的[X]%向甲方支付违约金。如因乙方逾期服务导致甲方遭受其他损失的，乙方还应承担相应的赔偿责任。3.若乙方违反保密义务，向第三方泄露甲方商业秘密或会议相关信息，乙方应向甲方支付违约金人民币[X]元（大写：[大写金额]）。如因乙方泄密行为给甲方造成损失的，乙方应承担全部赔偿责任。情节严重的，甲方有权追究乙方的法律责任。4.若乙方未经甲方书面同意，将本协议项下的服务工作转包或分包给第三方，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已收取的服务费用，同时乙方应按照服务费用总额的[X]%向甲方支付违约金。如因乙方转包或分包行为给甲方造成损失的，乙方还应承担相应的赔偿责任。五、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。六、其他条款（一）协议变更与解除1.本协议的任何变更或补充需经双方书面协商一致，并签订书面协议。变更或补充协议作为本协议的组成部分，与本协议具有同等法律效力。2.在履行本协议过程中，若一方提出解除协议，需提前[X]日书面通知对方，并经对方书面同意。因解除协议给对方造成损失的，提出解除方应承担相应的赔偿责任。（二）不可抗力1.本协议所称不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害、政府行为、社会异常事件等。2.若一方因不可抗力事件不能履行本协议项下义务的，不承担违约责任，但应在不可抗力事件发生后的[X]个工作日内书面通知对方，并提供相关证明文件。在不可抗力事件持续期间，双方应