企业文档归档与信息管理制度指南

企业文档归档与信息管理制度指南一、制度适用范围本制度适用于企业内部所有部门及员工，涵盖各类经营管理活动中形成的有保存价值的纸质文档、电子文档、音视频资料等。具体包括但不限于：行政公文（通知、报告、请示等）、合同协议、会议纪要、项目资料（立项、计划、总结、验收材料等）、人力资源文件（招聘、培训、考核、离职记录等）、财务凭证（报销单、报表、审计报告等）、技术研发文档（方案、图纸、测试报告等）以及外部单位来文、客户资料等。二、职责分工与权限（一）行政部/综合管理部统筹企业文档归档与信息管理工作，制定归档标准及流程；监督各部门执行情况；负责档案室（或档案管理系统）的日常管理，包括档案接收、整理、保管、借阅、销毁等工作的组织与协调。（二）各部门负责人审核本部门归档文档的完整性、准确性；指定专人负责本部门文档的日常收集、初步整理及提交；督促员工按时完成文档归档。（三）档案管理员（可由行政部员工兼任或专职）接收各部门提交的归档文档，按照分类标准进行编号、编目、排序；负责档案的存储保管（含电子档案备份），保证档案安全；办理档案借阅、复制、归还登记；定期对档案进行清点、检查，对到期档案提出销毁建议。（四）全体员工在职责范围内形成、处理文档时，保证内容真实、格式规范；及时将需归档的文档提交至本部门指定负责人，配合完成归档工作；严格遵守档案借阅、保密规定。三、文档归档全流程操作规范（一）文件收集收集范围：凡反映企业各项经营管理活动、具有查考利用价值的文件材料，均需纳入归档范围（具体参照本制度“适用范围”）。收集责任：各部门员工在文件形成后3个工作日内，将纸质版原件及电子版提交至本部门负责人；项目结束后，项目负责人应在5个工作日内收集项目全周期资料（含立项、过程管理、验收、总结等），整理后提交行政部；跨部门协作形成的文件，由主办部门牵头收集，协办部门配合提供相关材料。（二）文件整理纸质文件整理：拆除金属订书针、回形针等易锈蚀装订物，检查文件是否完整（如有缺失需及时补充）；按文件形成时间顺序或逻辑关系排序，左上角对齐装订（厚度超过5cm的文件需加装档案盒）；对破损、字迹模糊的文件进行修补或复制，保证清晰可读。电子文件整理：按部门/项目分类建立文件夹，文件夹命名格式为“部门-年份-文件类型”（如“行政部-2024-会议纪要”）；文件名需规范，包含“日期-文号-题名”（如“20240315-行办001-关于召开年度工作会议的通知”），避免使用“新建文档1”“最终版”等模糊名称；电子文件需保存为通用格式（如Word用.docx、Excel用.xlsx、PDF用.pdf），保证长期可打开。（三）文件分类与编目分类标准：一级分类：按部门或业务性质划分，如“综合管理类”“经营管理类”“项目管理类”“人力资源类”“财务审计类”“技术研发类”等；二级分类：在一级分类下按文件类型细分，如“综合管理类”下设“行政制度”“会议纪要”“公文函件”“证照资质”等；“项目管理类”下设“立项文件”“过程文件”“验收文件”“总结文件”等。编号规则：档案编号由“一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号”组成，如“ZG-01-2024-001”（ZG为综合管理类代码，01为行政制度子类，2024为年份，001为流水号）；电子档案编号与纸质档案一致，存储时需在文件夹名中标注编号。编目登记：档案管理员接收文件后，填写《文件归档登记表》（详见模板一），登记档号、题名、形成部门、责任人、归档日期、密级、保管期限、存放位置等信息；电子档案需在档案管理系统中录入相同信息，并电子文件，保证可检索。（四）档案归档归档时间：年度常规文件：各部门需在次年1月31日前完成上一年度文件归档；项目文件：项目验收通过后15个工作日内归档；专项文件（如审计报告、合同变更等）：文件定稿后5个工作日内归档。归档要求：纸质档案移交时，需填写《档案交接清单》（详见模板二），由交接双方签字确认；电子档案通过企业内部系统或加密U盘移交，需进行杀毒处理，并移交存储介质及备份说明；档案管理员核对无误后，在《文件归档登记表》上签收，并将档案按编号顺序存入档案柜（或档案管理系统对应分类）。（五）档案借阅与利用借阅权限：普通档案：员工因工作需要借阅时，需经本部门负责人签字同意；密级档案（如涉密合同、财务数据、核心技术资料等）：需经部门负责人及分管副总签字审批；外部单位借阅档案：需持单位介绍信，经行政部负责人及分管副总批准，原则上不借出原件，可提供加盖公章的复印件。借阅流程：借阅人填写《文件借阅申请表》（详见模板三），注明借阅档案编号、题名、借阅原因、借阅期限；档案管理员审批通过后，办理借阅登记（纸质档案需登记借阅人、借阅日期、归还日期；电子档案需在系统中记录借阅人、借阅时间、权限）；借阅期限：普通档案不超过7个工作日，密级档案不超过3个工作日，如需续借需提前1天申请。归还与保密：借阅人需在到期前归还档案，档案管理员检查档案是否完好（如有损坏、丢失，按企业相关规定处理）；严禁借阅人复制、摘抄、传播涉密档案，违者将追究法律责任。（六）档案鉴定与销毁鉴定周期：档案管理员每两年组织一次档案鉴定，由行政部、业务部门代表组成鉴定小组。鉴定标准：保管期限届满且无继续保存价值的档案，经鉴定小组确认后可销毁；涉及企业核心利益、法律纠纷或法律法规规定需永久保存的档案，不得销毁。销毁流程：档案管理员编制《档案销毁清册》（详见模板四），列出销毁档案的档号、题名、数量、保管期限、销毁原因；《档案销毁清册》需经行政部负责人、分管副总及总经理审批；销毁时需由两人以上监销，保证档案信息无法恢复，监销人签字确认后，《档案销毁清册》存档备查。四、文档分类与编码规则（一）一级分类代码分类名称代码综合管理类ZG经营管理类JY项目管理类XM人力资源类RL财务审计类CW技术研发类JS客户服务类KH其他类QT（二）二级分类代码示例（以“综合管理类”为例）子类名称代码行政制度01会议纪要02公文函件03证照资质04印章管理05资产档案06五、常用管理模板说明模板一：文件归档登记表档号题名形成部门责任人形成日期归档日期密级（普通/机密/绝密）保管期限（永久/长期/短期）存放位置（柜号/文件夹路径）备注ZG-02-2024-0012024年度第一次办公会议纪要行政部*经理2024-01-152024-01-20普通长期档案柜-01-03含参会人员签到表模板二：档案交接清单交接部门交接人接收人交接日期市场部*主管*档案管理员2024-03-01序号档号题名数量（份/件）1JY-03-2024-005与A公司年度合作协议2（纸质1+电子1）2JY-03-2024-006市场推广方案（2024Q1）1（电子）模板三：文件借阅申请表借阅人部门借阅日期*员工销售部2024-03-10借阅原因需参考2023年Q4客户谈判策略，准备新季度方案申请借阅档案信息档号：XM-02-2023-012题名：2023年Q4项目谈判纪要借阅期限3个工作日（至2024-03-13）部门负责人意见同意借阅，签字：*经理日期：2024-03-10档案管理员审批同意借阅，签字：*档案管理员日期：2024-03-10归还记录归还日期：2024-03-12档案状态：完好签字：*档案管理员模板四：档案销毁清册销毁日期2024-06-30销毁地点企业档案室监销人行政部经理、档案管理员编制人*档案管理员序号档号题名数量1RL-05-2020-0052020年员工离职登记表（已离职3年）50份2CW-06-2019-0082019年Q2费用报销凭证（已审计归档）30份六、文档安全与保密管理要求存储安全：纸质档案存放于专用档案柜，需防火、防潮、防虫、防鼠，档案室配备温湿度调控设备（温度14-24℃，湿度45-60%）；电子档案存储于企业服务器或加密硬盘，定期（每月）进行异地备份，备份数据需加密并验证可恢复性。权限管理：档案管理系统需设置分级权限，普通员工仅能检索本部门档案，部门负责人可查看本部门所有档案，档案管理员拥有最高权限；涉密档案的电子文件需单独存储，访问需通过双人授权（部门负责人+档案管理员）。保密责任：员工入职时需签订《保密协议》，明确档案保密义务；禁止将涉密档案带出办公区域，禁止通过私人邮箱、社交软件传输涉密信息；对违反保密规定造成档案泄露、丢失的，将依据《员工奖惩管理制度》处理，情节严重的追究法律责任。七、监督机制与持续优化监督检查：行政部每季度组织一次档案管理检查，重点检查各部门归档及时性、文件完整性、分类准确性，检查结果纳入部门绩效考核。问题反馈：员工发觉档案管理中存在的问题（如归档遗漏、借阅流程不畅等），可通过部门例会或书面形式向行政部反馈，行政部需在5个工作日内给予答复并整改。制度修订：行政部每年结合企业发展及实际执行情况，对归档制度进行评审修订，保证制度与业务需求匹配，修订后需报总经理审批发布。八、执行过程中的关键提示及时性：文件需在完成后第一时间提交整理，避免堆积导致遗漏或损坏；准确性：文件题名、日期、责任人