某跑步俱乐部财务报销管理规定

某跑步俱乐部财务报销管理规定第一章总则第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）财务报销行为，加强资金管理，保障资金使用的真实性、合理性和效率性，维护俱乐部及全体会员权益，根据《中华人民共和国会计法》《民间非营利组织会计制度》等相关法律法规，结合俱乐部实际运营需求，制定本规定。第二条本规定适用于俱乐部所有因开展会员服务、赛事组织、日常运营、公益活动等产生的费用报销事项，涵盖俱乐部专职工作人员、兼职人员及经审批参与俱乐部事务的会员（以下简称“报销人”）。第三条财务报销管理遵循以下原则：（一）真实性原则：报销费用须为实际发生的合理支出，禁止虚构、伪造或拆分费用；（二）合规性原则：报销票据及流程须符合国家法律法规、俱乐部章程及本规定要求；（三）时效性原则：费用发生后应及时报销，原则上自费用发生之日起30日内完成报销申请（特殊情况需书面说明并经审批）；（四）分级审批原则：根据费用金额及性质，实行“经办人申请—部门负责人审核—财务部门复核—分管领导审批—会长最终审批”的分级审批制度；（五）预算约束原则：费用报销须在俱乐部年度预算或专项预算范围内，无预算或超预算费用不予报销（特殊情况需追加预算并经会员代表大会审议通过）。第二章报销凭证管理第四条报销人须提供合法、有效的原始凭证作为报销依据，具体要求如下：（一）国内费用：应取得税务部门监制的正规发票（含电子发票），发票需注明俱乐部全称、纳税人识别号、费用明细（或附税控系统打印的清单）、开票日期、金额及开票方签章；（二）境外费用：应提供与业务相关的原始票据（如收据、小票等），需附中文翻译说明及付款记录（如银行转账凭证、信用卡对账单）；（三）无法取得发票的特殊情况（如向农户采购农产品、支付临时劳务报酬等），须提供收款方签字的收据（注明姓名、身份证号、联系方式、费用事由及金额），单次金额不超过500元，且需由2名以上在场人员签字证明；（四）电子凭证：电子发票需通过税务总局全国增值税发票查验平台验证真伪，并打印纸质版留存；其他电子票据（如电子行程单、电子客票）需附下载路径及截图，避免重复报销；（五）票据粘贴：原始凭证应按费用类别分类粘贴于票据粘贴单，确保平整、清晰，注明票据张数及合计金额，不得涂改、挖补。第五条以下凭证不予报销：（一）虚假、过期、作废或无法验证真伪的票据；（二）无明确费用事由、无经办人员签字或审批不全的票据；（三）与俱乐部业务无关的个人消费票据（如私人餐饮、娱乐、购物等）；（四）超标准、超范围或无预算的费用票据；（五）字迹模糊、内容缺失或金额大小写不一致的票据。第三章报销流程第六条报销流程分为事前申请、费用归集、单据填写、分级审批、财务复核、资金支付六个环节，具体要求如下：第一节事前申请第七条单次费用超过2000元或月度累计费用超过5000元的支出（含赛事组织、场地租赁、物资采购等），报销人须提前填写《费用申请单》，注明费用事由、预算金额、支付方式及预计发生时间，经部门负责人审核、财务部门确认预算额度、分管领导审批后执行。未提前申请的费用原则上不予报销（紧急情况需电话向分管领导报备，并于3个工作日内补交书面申请）。第二节费用归集与单据填写第八条费用发生后，报销人应及时整理原始凭证，填写《费用报销单》，注明费用类别（日常办公、赛事活动、会员服务等）、具体事由、金额（大小写一致）、支付方式（现金、转账、公务卡等）及关联的事前申请单号（如有）。第三节分级审批第九条审批权限按费用金额划分：（一）单次费用≤500元：由部门负责人审批；（二）500元＜单次费用≤2000元：经部门负责人审核后，由分管领导审批；（三）2000元＜单次费用≤10000元：经部门负责人、分管领导审核后，由会长审批；（四）单次费用＞10000元：经部门负责人、分管领导、会长审核后，提交理事会审议通过。第十条审批人员应严格审核费用的真实性、合规性及预算匹配性，对不符合要求的报销申请予以退回并说明理由。第四节财务复核与支付第十一条财务部门收到审批通过的报销单据后，应在3个工作日内完成复核，重点核查：（一）原始凭证的合法性、完整性；（二）审批流程的规范性；（三）费用金额与预算的一致性；（四）是否存在重复报销或超标准报销。第十二条复核通过后，财务部门根据报销人提供的银行账户（或公务卡）信息，于5个工作日内完成资金支付。现金支付仅限单次500元以下且无法通过银行转账的小额费用，需由报销人签字确认。第四章主要费用报销标准第十三条日常运营费用（一）办公费：包括文具、打印、快递等，月度人均限额200元，超出部分需提供详细使用清单并经分管领导审批；（二）会议费：俱乐部内部会议（如理事会、会员代表大会）费用包括场地租赁、茶歇、资料印刷等，人均标准不超过150元/天（含场地费）；（三）宣传费：包括海报制作、新媒体推广等，单次费用5000元以下需附宣传方案，5000元以上需经理事会审议；（四）设备维修费：俱乐部公共设备（如计时器、音响、急救箱等）维修需提供维修清单及报价单，单次费用超过2000元需第三方比价。第十四条赛事活动费用（一）场地租赁：马拉松、越野跑等赛事场地租赁需签订正规合同，费用标准参照当地市场价并附比价单；（二）物料制作：赛事包、号码布、奖牌等物料需提前招标（3家以上供应商比价），单价需在预算范围内；（三）保险费：参赛人员意外险按实际参赛人数购买，人均保费不超过50元/场；（四）裁判及志愿者费用：专业裁判费用参照中国田协标准，志愿者补贴（含餐补、交通）人均不超过100元/天。第十五条会员服务费用（一）培训费用：邀请专业教练开展跑步技术、急救知识等培训，课时费标准为初级教练300元/小时、中级教练500元/小时、高级教练800元/小时（需提供教练资质证明）；（二）活动物资：会员日常训练用饮用水、能量胶等物资，人均单次标准不超过30元；（三）会员福利：节日慰问、参赛奖励等需提前制定方案并经会员代表大会审议，人均年度总额不超过500元。第十六条差旅费用（一）交通费：-长途出行：俱乐部工作人员或代表参加外部赛事、会议，优先选择公共交通（高铁二等座、动车二等座、经济舱机票），特殊情况需乘坐商务舱或一等座的，需经会长审批；-市内交通：确需打车的，需注明出行事由及路线，单日限额200元（凭票报销）；（二）住宿费：出差地为一线城市（北京、上海、广州、深圳）的，单人住宿标准不超过400元/天；其他城市不超过300元/天（凭发票报销）；（三）餐补：不分地区，出差期间餐补标准为100元/天（无需提供餐费发票）；（四）差旅费用需在返回后5个工作日内报销，逾期未报需书面说明原因。第五章违规处理第十七条对违反本规定的行为，按以下方式处理：（一）虚假报销：报销人提供虚假票据或虚构费用的，全额追回已报销款项，给予通报批评；情节严重（如金额超过5000元或累计3次以上）的，取消会员资格并追究法律责任；（二）票据不合规：因报销人未按要求提供合法票据导致无法报销的，费用由报销人自行承担；（三）超标准报销：超标准部分费用不予报销，已支付的超标金额从报销人后续费用中扣除；（四）审批失职：审批人员未履行审核职责导致违规报销的，对审批人给予警告处分；造成俱乐部损失的，追究赔偿责任；（五）财务失职：财务人员未按规定复核或拖延支付的，给予批评教