汽车租赁公司租赁合同作废制度

汽车租赁公司租赁合同作废制度第一章总则第一条制定目的为规范汽车租赁合同作废管理流程，明确作废条件、操作标准及责任边界，维护公司与客户的合法权益，保障租赁业务有序开展，结合《中华人民共和国民法典》《机动车租赁管理办法》等法律法规及行业规范，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有已签署生效的汽车租赁合同（含纸质合同与电子合同），涵盖短租、长租、分时租赁等全业务类型。第三条基本原则1.依法合规原则：作废程序须符合国家法律法规及行业监管要求；2.审慎处理原则：非必要不作废，作废前需充分评估双方权益影响；3.权益对等原则：兼顾公司运营成本与客户合理诉求，避免单方过度受损；4.留痕可查原则：作废全流程需记录存档，确保操作透明、责任可追溯。第二章合同作废范围第四条无效合同自动作废符合以下情形之一的合同，自始不产生法律效力，应直接作无效合同处理并作废：1.合同主体不适格：客户未达到法定完全民事行为能力（未满18周岁且无监护人书面授权），或公司签约代表无有效授权文件；2.内容违法违规：租赁用途违反法律禁止性规定（如用于非法营运、走私），或合同条款与强制性法规冲突（如约定“发生事故由客户全责赔偿且公司免责”）；3.意思表示不真实：客户通过欺诈、胁迫等手段使公司在违背真实意愿下签署合同（如伪造驾驶证、虚构用车需求）；4.标的不存在或无法履行：租赁车辆已被法院查封、强制报废，或因公司过失导致车辆在签约前已转卖他人。第五条协商一致解除作废租赁期内，客户与公司就提前终止合同达成书面协议的，可申请作废原合同。协商内容需包含车辆归还时间、费用结算（含已产生租金、违约金、车辆损耗赔偿等）、双方无后续纠纷声明等条款。第六条客户严重违约解除作废客户出现以下情形之一，公司有权单方作废合同并收回车辆：1.逾期支付租金超过15个自然日（合同另有约定的从其约定），经公司书面催告后5个工作日内仍未支付；2.擅自将车辆转租、抵押、质押或用于非法活动（以公安机关立案证明或司法裁判为准）；3.因客户过错导致车辆严重损毁（维修费用超过车辆价值30%）或丢失（经公安机关立案60日未找回）；4.违反合同约定改装车辆（如拆除GPS、改动动力系统）且拒绝恢复原状；5.其他合同明确约定的重大违约行为。第七条公司原因导致无法履行作废因公司过错导致无法按合同约定提供车辆或服务的，客户可申请作废合同，具体情形包括：1.车辆交付时存在重大安全隐患（如刹车系统失效、发动机故障）且无法在24小时内更换同等级车辆；2.因公司内部管理失误（如重复租赁、车辆档案错误）导致客户无法正常使用车辆超过48小时；3.公司未按合同约定提供必要服务（如未及时处理违章、未续保导致保险失效），影响客户正常用车且经催告后24小时未整改。第八条不可抗力因素作废因自然灾害（地震、洪水）、政府行为（交通管制、车辆限行政策调整）或社会异常事件（罢工、疫情）等不可抗力导致合同无法履行的，双方可协商作废合同，互不承担违约责任，但需在事件发生后48小时内书面通知对方并提供相关证明（如气象报告、政府文件）。第三章合同作废流程第九条申请与受理1.发起主体：合同作废申请可由客户、业务部门（发现客户违约或公司责任情形时）或法务部门（发现无效合同情形时）提出；2.申请材料：需提交《租赁合同作废申请表》（含合同编号、作废原因、双方协商结果或违约/责任证明）、原合同原件（电子合同需提供系统截图）、相关佐证材料（如付款凭证、车辆损坏照片、公安机关证明等）；3.受理时限：收到完整申请材料后，业务部门需在3个工作日内完成形式审查（材料是否齐全、签字/签章是否完整），不符合要求的应一次性告知补正。第十条审核与审批1.业务部门初审：核实合同履行情况（如租金支付记录、车辆状态）、作废原因真实性，形成初审意见（通过/不通过及理由）；2.法务部门合法性审查：重点核查作废依据是否符合法律规定、协商条款是否存在显失公平情形，出具法律意见；3.风控部门风险评估：评估作废对公司资金、车辆资产、客户关系的影响，提出风险防控建议（如是否收取违约金、是否限制客户再次签约）；4.管理层审批：金额5万元以下（含）的合同由业务总监审批，5万元以上的需经总经理审批；电子合同作废同步需通过公司ERP系统完成多级审批流程。第十一条执行与归档1.合同收回：审批通过后，业务人员需在2个工作日内收回原合同原件（电子合同需在系统中标记“作废”状态并锁定修改权限）；2.车辆交接（如需）：提前解除的合同，客户需按约定时间归还车辆，业务人员应现场查验车辆（外观、里程、油/电量、内饰清洁度），填写《车辆归还确认单》，双方签字确认；3.费用结算：根据作废原因及协商结果，财务部门需在3个工作日内完成租金结算（多退少补）、违约金/赔偿金收取或支付；4.档案归档：作废合同及相关材料（申请表、审批单、车辆交接单、费用结算单等）需在5个工作日内整理归档，纸质档案存放于公司档案室，电子档案上传至云存储系统，保存期限为合同终止后10年（法律法规另有规定的从其规定）。第四章责任认定与处理第十二条客户责任1.因客户欺诈、严重违约导致合同作废的，公司有权收取违约金（按合同约定标准，无约定的按未履行租期租金总额的20%计算），并要求赔偿实际损失（如车辆维修费用、空置期租金损失）；2.客户拒绝配合收回车辆或结算费用的，公司可通过法律途径追索，并将客户信息纳入内部“风险客户名单”，限制其再次签约；3.客户行为涉嫌违法犯罪的，公司应及时向公安机关报案并配合调查。第十三条公司责任1.因公司过错导致合同作废的，需退还客户已支付未使用期间的租金，并按未履行租期租金总额的10%向客户支付赔偿金；2.因公司员工失职（如未及时检查车辆状态、错误录入合同信息）导致作废的，由公司先行向客户赔付后，可向责任员工追偿（追偿金额不超过员工月工资的50%）；3.对重复发生同类责任问题的部门，扣减其当季度绩效考核分数，并对部门负责人进行约谈。第十四条不可抗力责任因不可抗力导致合同作废的，双方互不承担违约责任；如客户已支付部分租金，公司应按实际使用天数结算，剩余部分予以退还。第五章监督与追责第十五条内部监督1.行政部负责定期（每季度）检查合同作废流程执行情况，重点核查申请表与审批单是否一致、归档材料是否完整、费用结算是否合规；2.审计部每年开展专项审计，抽取不低于10%的作废合同进行全流程追溯，形成审计报告并提交总经理办公会；3.对检查或审计中发现的违规操作（如未按流程审批、伪造作废材料），视情节轻重对责任人给予警告、记过、降职或解除劳动合同处理；涉及经济损失的，需全额赔偿；涉嫌违法的，移交司法机关处理。第十六条外部监督1.公司官网、APP及门店公示合同作废咨询电话（400-XXX-XXXX）与投诉邮箱（ts@XXX.com），接受客户监督；2.客户对作废处理结果有异议的，可在收到作废通知后15个工作日内提出复核