某跑步俱乐部档案借阅管理制度

某跑步俱乐部档案借阅管理制度第一章总则第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）档案管理工作，保障档案信息的安全性、完整性和可利用性，提升档案资源服务效能，根据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等相关法律法规，结合俱乐部实际运营需求，制定本制度。第二条本制度适用于俱乐部所有纸质、电子及其他载体形式档案的借阅管理，涵盖会员档案、活动档案、赛事档案、行政档案及其他专项档案。第三条本制度所称“档案借阅”，指因工作需要或会员权益保障需求，经规定程序审批后，对俱乐部归档保存的档案进行查阅、复制或短期使用的行为。第四条档案借阅管理遵循“严格审批、合理利用、安全保密、权责清晰”原则，在保障档案安全的前提下，最大化发挥档案的参考、服务与历史记录价值。第二章档案分类与管理职责第五条俱乐部档案按内容与用途划分为以下类别：（一）会员档案：包括会员注册信息（姓名、联系方式、身份证号等）、入会申请表、健康状况声明、参赛记录、积分明细、奖惩记录等；（二）活动档案：包括常规跑步活动（例晨跑、周末拉练）的策划方案、参与人员名单、现场影像资料、活动总结报告；（三）赛事档案：包括俱乐部承办或组织参与的马拉松、越野跑等赛事的申报材料、合作协议、选手报名数据、赛事成绩册、媒体报道资料、安全保障记录等；（四）行政档案：包括俱乐部章程、管理制度、会议纪要、人事档案（员工合同、培训记录等）、财务凭证、资产登记台账等；（五）其他专项档案：包括合作单位往来函件、公益活动资料、荣誉证书及奖杯影像、设备维护记录等。第六条俱乐部行政部为档案管理责任部门，设专职档案管理员1-2名，负责档案的接收、整理、归档、保管及借阅服务；各部门（如活动部、赛事部、会员服务部）需在档案形成后15个工作日内，按统一标准向行政部移交应归档材料。第七条档案管理员职责：（一）建立档案管理台账，记录档案名称、类型、归档时间、保管期限等基础信息；（二）定期检查档案保存状态，对破损、霉变或电子档案存储异常情况及时修复或备份；（三）严格执行借阅审批流程，登记借阅人信息、借阅时间、归还时间及档案使用情况；（四）对违反借阅规定的行为及时上报并协助处理。第三章借阅申请与审批第八条档案借阅申请人范围：（一）俱乐部内部人员：包括正式员工、实习生及兼职工作人员；（二）俱乐部会员：仅限查阅本人相关档案（如参赛记录、积分明细等）；（三）外部单位或个人：需与俱乐部存在合作关系（如赛事赞助商、媒体单位），且借阅内容与合作事项直接相关。第九条借阅申请需通过以下方式提交：（一）线下申请：填写《某跑步俱乐部档案借阅申请表》（见附件1），注明申请人姓名/单位、联系方式、借阅档案名称（或编号）、借阅用途、预计借阅期限（最长不超过15个自然日）；（二）线上申请：通过俱乐部官方会员系统或内部OA平台提交电子申请表，内容与线下表格一致。第十条审批权限划分：（一）会员本人查阅个人档案：由会员服务部负责人审核，确认申请人身份及借阅内容合规后，交档案管理员办理；（二）俱乐部内部人员查阅非敏感档案（如常规活动总结、一般合作协议）：由所在部门负责人审批；（三）查阅敏感档案（如会员身份证信息、财务凭证、未公开赛事申报材料）：需经行政部负责人及分管副会长双重审批；（四）外部单位或个人借阅：需提供合作协议复印件（加盖公章），经俱乐部秘书长审批同意后，方可办理。第十一条档案管理员收到审批通过的申请表后，需在2个工作日内完成档案检索并通知申请人领取；若申请内容涉及多部门或需跨年度调档，可延长至5个工作日（需提前告知申请人）。第四章借阅实施与管理第十二条档案借阅实行“当面交接、签字确认”制度。申请人领取档案时，需与档案管理员共同核对档案数量、完整性及载体状态（如纸质档案是否缺页、电子档案是否能正常读取），双方在《档案借阅登记册》（见附件2）上签字确认。第十三条借阅期限规定：（一）常规档案（如活动影像、赛事成绩册）：单次借阅期限不超过15个自然日；（二）敏感档案（如会员健康数据、财务报表）：单次借阅期限不超过7个自然日；（三）特殊情况需延长借阅期限的，申请人需在到期前3个工作日提交《档案续借申请表》（见附件3），经原审批人同意后，可续借1次，续借期限不超过原期限的1/2。第十四条档案使用要求：（一）仅限在俱乐部指定区域（档案查阅室）内使用纸质档案，禁止带离；确需带离的，需额外提交《档案带离申请表》（见附件4），经俱乐部会长审批同意；（二）电子档案需通过俱乐部内部授权账号登录专用系统查阅，禁止拷贝至个人设备；因工作需要复制电子档案的，需注明复制用途并经行政部负责人审批；（三）使用过程中禁止折叠、涂改、标记档案内容，禁止在档案上添加任何手写备注；（四）涉及多人使用的档案，需由申请人负责协调，避免分散保管导致遗失。第十五条归还与验收：（一）申请人应在借阅期限届满前归还档案，档案管理员需当场检查档案完整性、载体状态及是否存在污损；（二）经检查无异常的，双方在《档案借阅登记册》上签署归还确认；（三）若发现档案缺失、破损或电子档案无法读取，申请人需书面说明情况，由档案管理员核实后报行政部处理。第五章档案安全与保密第十六条俱乐部所有档案均属内部资料，涉及会员隐私、商业秘密的档案受法律保护。借阅人需严格履行保密义务，禁止向无关人员泄露档案内容，禁止以任何形式（包括但不限于拍照、录音、转发）传播档案信息。第十七条以下行为严格禁止：（一）利用借阅档案从事营利性活动或侵害俱乐部、会员权益的行为；（二）擅自复制、扫描、摘抄敏感档案内容；（三）将档案交予未授权人员查阅或保管；（四）在非安全环境（如公共网络、未加密设备）中处理电子档案。第十八条档案管理员需定期（每季度）对档案保管环境进行安全检查，确保纸质档案库房温湿度符合标准（温度14-24℃，相对湿度45-60%），电子档案存储设备具备防磁、防火、防盗功能，并做好数据异机备份（重要档案需按月备份至云端）。第六章违规处理第十九条对违反本制度的行为，按以下规则处理：（一）逾期未还且未申请续借的，每逾期1日扣减申请人（会员）10积分（员工扣减当月绩效50元），逾期超过10日的，暂停其档案借阅权限3个月；（二）因保管不当导致档案遗失或严重破损的，需按档案价值赔偿（纸质档案按制作成本的2-5倍赔偿，电子档案按数据恢复费用的1-3倍赔偿），并承担相应责任；（三）泄露档案信息或擅自传播档案内容的，视情节轻重给予警告、暂停会员资格（员工停职）、赔偿损失等处理；造成重大经济或名誉损失的，依法追究法律责任；（四）外部单位或个人违规的，终止合作关系并列入俱乐部黑名单，同时保留追偿权利。第二十条档案管理员未履行审核、登记或保管职责，导致档案流失或损坏的，按俱乐部《员工考核管