某跑步俱乐部档案销毁管理制度

某跑步俱乐部档案销毁管理制度第一章总则第一条目的为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）档案销毁管理工作，保障档案信息安全，维护俱乐部及会员合法权益，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》《会计档案管理办法》等法律法规，结合俱乐部实际运营需求，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于俱乐部所有需销毁的纸质档案、电子档案及其他介质档案（如照片、录音、录像等）的全流程管理，涵盖会员信息档案、活动记录档案、财务档案、行政文书档案等类别。第三条管理原则1.依法合规原则：严格遵守国家及地方相关法律法规，确保销毁行为符合法定程序。2.分级管理原则：根据档案密级、内容重要性及保存价值，实施差异化销毁审批与操作标准。3.全程留痕原则：销毁过程需形成完整记录，确保可追溯性。4.保守秘密原则：销毁涉及会员隐私、俱乐部商业秘密的档案时，需采取严格保密措施，防止信息泄露。第二章档案分类与销毁标准第四条档案分类俱乐部档案按内容与用途划分为以下类别：1.会员档案：包括会员注册信息（姓名、身份证号、联系方式、健康状况等）、入会协议、退会记录、会员服务记录（如训练指导、赛事报名）等。2.活动档案：包括赛事/活动策划方案、报名名单、现场影像资料、安全预案、总结报告、合作方协议（如场地租赁、赞助商合同）等。3.财务档案：包括会费缴纳记录、活动经费收支凭证、报销单据、审计报告、税务资料等。4.行政文书档案：包括俱乐部章程、管理制度、会议纪要、人事档案（员工合同、考核记录）、外部来文（如主管部门通知）等。5.其他档案：如设备采购与维护记录、公益活动（如跑步知识讲座）资料等。第五条销毁标准符合以下情形之一的档案可申请销毁：1.保管期限届满且无保存价值：依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及俱乐部内部《档案保管期限表》，已达最低保管期限且无继续保存必要的档案。-示例：会员退会满5年且无后续服务关联的基础信息档案；普通活动（非品牌赛事）结束满3年且无历史参考价值的影像资料；日常行政通知（非重大决策）归档满2年且无查考需求的文件。2.内容失效或重复冗余：因政策调整、制度更新等原因失去法律效力或实际用途的档案；同一内容多版本并存时，仅保留最新有效版本，其余重复件可销毁。3.会员主动要求删除的个人信息：根据《个人信息保护法》，会员提出删除其个人信息请求且无法律保留义务的，相关档案需及时销毁。4.因损毁或技术原因无法修复：纸质档案严重破损无法还原，或电子档案存储介质损坏且数据无法恢复的，可申请销毁。第三章销毁审批流程第六条档案鉴定1.初步鉴定：由俱乐部档案管理员（或行政部指定专人）每年度对库存档案进行全面梳理，对照《档案保管期限表》及本制度第五条，提出拟销毁档案清单（含档案名称、类别、数量、保管期限、失效原因等）。2.部门复核：拟销毁档案涉及业务部门的，需由该部门负责人对档案价值进行复核，确认无保存必要性后签字确认；涉及会员个人信息的，需经会员服务部核实是否存在未结服务或法律纠纷。第七条销毁申请档案管理员根据鉴定结果，填写《档案销毁申请表》（附件1），内容包括：-申请部门、申请人及申请日期；-拟销毁档案的详细信息（类别、数量、载体形式、形成时间）；-销毁原因（需具体说明符合本制度第五条哪类情形）；-部门负责人复核意见（签字并注明日期）。第八条审核与批准1.行政部审核：《档案销毁申请表》提交至行政部，由行政主管对销毁原因、档案类别及数量进行合规性审查，重点核查是否涉及未结事项或法律风险。审核通过后，行政主管签字确认。2.俱乐部负责人批准：行政部审核通过的申请，需提交俱乐部负责人（理事长或总经理）最终审批。负责人需对销毁档案的重要性及潜在影响进行评估，批准后在《档案销毁申请表》中签署意见。第四章销毁操作规范第九条销毁准备1.档案整理：经批准销毁的档案，由档案管理员按《档案销毁申请表》所列清单进行核对、登记，确保待销毁档案与清单一致。2.保密处理：涉及会员隐私（如身份证号、健康信息）或俱乐部商业秘密（如赛事策划方案、赞助商合作细节）的档案，需单独封装并标注“机密待销毁”，避免在运输或处理过程中泄露。第十条销毁方式与要求1.纸质档案：-优先采用物理粉碎方式，使用专业碎纸机（粉碎粒径不超过2毫米）或委托具有保密资质的第三方机构（需签订保密协议）进行销毁；-无粉碎条件时，可采取安全焚烧（需在指定封闭场所进行，确保完全燃烧无残留）。2.电子档案：-存储于本地硬盘、U盘等介质的电子档案，需使用数据擦除软件（如DBAN）对存储区域进行至少3次覆盖写入（符合NIST800-88标准）；-存储于云端的电子档案，需通过平台管理后台彻底删除，并联系服务商确认数据已从所有备份中清除；-涉及数据库的会员信息，需执行“物理删除”操作（非逻辑删除），并导出删除记录留存备查。3.其他介质档案：-照片、录像带等，需剪除或消磁处理；-录音文件需删除原始存储介质数据，并确认无备份留存。第十一条监销与记录1.销毁过程需由2名及以上监销人（至少1名为行政部人员，1名为档案形成部门代表）全程监督，确保销毁方式符合要求、档案无遗漏。2.销毁完成后，监销人需填写《档案销毁记录表》（附件2），内容包括：-销毁时间、地点；-销毁档案的类别、数量、载体形式；-销毁方式（如“粉碎”“焚烧”“数据擦除”）；-监销人签字及日期。3.《档案销毁申请表》《档案销毁记录表》需与销毁过程影像资料（如有）一并归档保存，保存期限不少于10年。第五章监督与责任追究第十二条监督机制1.俱乐部监事会（或未设监事会时由行政部牵头）每半年对档案销毁工作进行抽查，重点检查销毁审批流程合规性、销毁记录完整性及保密措施落实情况。2.鼓励会员及员工对违规销毁行为进行举报（可通过俱乐部官方邮箱或意见箱反馈），举报内容经查证属实的，给予举报人适当奖励。第十三条责任追究有下列行为之一的，视情节轻重追究相关人员责任：1.未按审批流程擅自销毁档案的，对直接责任人给予警告处分；造成信息泄露或经济损失的，需承担赔偿责任，情节严重的依法追究法律责任。2.销毁过程中玩忽职守，导致档案未完全销毁（如纸质档案未粉碎彻底、电子档案未清除备份）的，对监销人给予通报批评；造成二次泄露风险的，扣除当月绩效奖金。3.故意隐瞒需销毁档案信息或伪造销毁记录的，对责任人给予记过处分；涉及