建筑装饰公司数据保密管理手册

建筑装饰公司数据保密管理手册一、目的为有效保护公司在建筑装饰业务中产生的各类数据资产，防范数据泄露风险，维护公司合法权益与客户隐私安全，保障业务稳定开展，结合行业特点与法律法规要求，制定本数据保密管理手册。二、适用范围本手册适用于公司全体员工（含正式、临时、外包人员）、合作单位（供应商、分包商、设计合作方等）在涉及公司数据处理的所有活动（包括但不限于数据生成、存储、传输、使用、销毁等环节）。三、术语与定义（一）保密数据公司在经营、设计、项目管理等活动中产生或获取的，具有商业价值、隐私属性或需限制知悉范围的数据，包括但不限于：设计类：项目设计图纸（含CAD图、效果图）、设计方案文本、工艺工法细节（如特殊饰面施工工艺）；客户类：客户个人信息（姓名、联系方式、住址）、装修需求偏好（如风格倾向、特殊功能需求）、预算金额；商业类：项目预算成本、供应商报价、合作协议条款（如独家合作约定）、市场拓展策略；运营类：员工薪酬、内部管理文档（如绩效考核表）、财务数据（如税务筹划方案）。（二）数据泄露保密数据以非授权方式被知悉、传播、篡改或销毁的行为，包括内部违规操作（如私自外发图纸）、外部攻击（如黑客入侵）、合作方违规披露等。四、管理职责（一）公司管理层总经理：审批保密管理制度，协调资源保障保密工作落地，对重大泄密事件决策处置方向。保密工作委员会（由行政部、法务部、技术部联合组成）：制定/修订制度，监督执行情况，组织保密培训与合规检查，牵头处理泄密事件。（二）部门职责设计部：对设计图纸、方案的生成、存储、外发实施全流程保密管理，确保仅授权人员接触核心设计数据（如专利性工艺图纸）。市场部：管理客户信息库，限制访问权限；对外宣传时过滤敏感数据（如客户具体住址、预算明细）。采购部：对供应商报价、合作协议严格保密，仅在必要时向授权人员提供（如项目投标需成本核算时）。财务部：管控财务数据，确保会计凭证、报表等仅财务人员及授权管理层查阅。行政部：负责办公区域物理安全（门禁、监控）、设备管理（电脑、打印机），组织新员工保密培训。（三）员工职责知悉并遵守保密制度，签署《保密协议》，对接触的保密数据承担终身保密义务（离职后仍需遵守）。发现数据泄露隐患或事件，立即向直属上级或保密委员会报告。非授权情况下，不得向任何外部人员（含家属、朋友）或内部无关人员披露保密数据。五、数据分类与分级（一）分类按业务场景分为设计数据、客户数据、商业数据、运营数据（同“术语与定义”中类别）。（二）分级结合泄露后果严重性，将数据分为三级：1.核心级：泄露将导致公司重大经济损失、声誉严重受损或客户权益受侵害的数据，如：未公开的重大项目设计图纸（含专利性工艺）；大客户（如知名企业、高端住宅业主）的全套信息及定制化方案；公司年度战略预算、核心供应商独家报价。2.重要级：泄露将造成一定经济损失或业务干扰的数据，如：常规项目设计方案（非核心工艺）；普通客户信息（姓名、联系方式、基础需求）；部门级预算、供应商常规报价。3.一般级：泄露影响较小，但仍需管控的数据，如：公开宣传的案例效果图（已脱敏处理）；员工基本信息（不含薪酬）；公司组织架构图。六、保密措施（一）物理环境管理办公区域：核心数据处理区域（如设计部绘图室、财务部办公室）设置门禁，仅限授权人员进入；公共区域（如前台、会议室）禁止存放保密文件。设备管理：电脑、打印机、U盘等存储设备专人专用，禁止私自外接移动存储（经审批除外）；废弃设备需经数据销毁处理（如硬盘物理粉碎、软件擦除）后再报废。（二）数据访问控制权限分配：遵循“最小必要”原则，设计部员工仅能访问本人负责项目的图纸，市场部员工仅能查看职责范围内的客户信息。账号管理：员工账号密码定期更换（每季度至少一次），禁止共享账号；离职后24小时内注销所有系统账号。（三）文档管理生成与存储：核心级文档需加密存储（如使用公司指定加密软件），存储路径仅限内部服务器或加密U盘；重要级文档存储于部门共享文件夹（需权限验证）；一般级文档可存储于个人电脑（非涉密）。传输与外发：外发保密文档（如给客户的设计稿、给供应商的询价单）需经部门负责人审批，通过公司指定的加密传输通道（如企业微信文件传输、加密邮件），禁止使用个人微信、QQ等非合规渠道。销毁：纸质文档需碎纸处理，电子文档需从服务器、电脑、移动设备中彻底删除（使用专业删除工具），确保无法恢复。（四）技术防护网络安全：公司网络部署防火墙、入侵检测系统，禁止员工私自连接公共Wi-Fi处理保密数据；远程办公需通过VPN接入公司内网。终端安全：所有办公电脑安装杀毒软件、终端安全管理系统，禁止安装未经审批的软件（如破解工具、非官方设计软件）。备份与恢复：核心数据每日备份，存储于离线介质（如磁带、加密硬盘），存放于安全场所；定期演练数据恢复流程，确保灾难时可快速恢复。七、人员管理（一）入职管理新员工入职时签署《保密协议》，明确保密义务与违约责任；参加保密培训（含线上课程+线下案例讲解），考核通过后方可上岗。（二）离职管理离职前需归还所有保密文档（纸质+电子）、存储设备，填写《离职数据交接清单》；离职后仍需遵守保密协议，禁止利用原掌握的保密数据为竞争对手服务或谋取私利。（三）外部人员管理供应商、分包商等合作方需签署《保密承诺书》，明确保密范围与期限；外部人员进入办公区域需登记，由专人陪同，禁止接触非授权区域或设备。八、应急处置（一）事件报告（二）应急响应技术团队：立即封锁泄露源头（如断开违规设备网络、冻结可疑账号），对受影响系统进行漏洞排查。法务团队：评估泄密造成的损失，收集证据，对涉事方（内部员工或外部合作方）启动追责程序。公关团队：如需向客户、合作伙伴通报，制定统一口径，减少声誉损失。（三）整改措施事件处理后，分析原因，修订制度（如加强某类数据的加密等级）、升级技术防护（如部署更严格的访问审计系统）、开展专项培训。九、违规处理（一）内部员工违规轻微违规（如未及时注销账号、违规使用个人设备存储数据）：口头警告+绩效扣分；严重违规（如故意泄露核心数据、造成经济损失）：解除劳动合同+要求赔偿损失+移送司法机关。（二）外部合作方违规暂停合作，要求赔偿经济损失；情节