企业团队沟通协调会议记录表

企业团队沟通协调会议记录表工具模板一、适用场景说明本工具适用于企业内部各类需要明确沟通目标、协调资源、分配任务的团队协作场景，包括但不限于：日常团队例会：同步工作进展、协调跨岗位协作事项；跨部门协调会：解决项目推进中的资源冲突、流程衔接问题；专项任务推进会：针对特定项目或议题明确分工、时间节点及风险应对；问题复盘会：总结过往协作中的经验教训，优化后续沟通机制。通过标准化记录会议内容，保证信息传递准确、责任划分清晰，推动团队高效协同。二、会议记录全流程操作指南（一）会前准备：明确夯实基础确认会议核心目标会议发起人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定项目A的季度交付计划”“协调部门B与C的资源支持”），避免议题发散。确定参会人员及分工根据议题内容，邀请直接相关人（如执行负责人、决策人、资源协调方），并指定1名记录人（建议由非核心发言角色担任），提前告知其记录重点（如决议事项、行动项）。准备会议材料并提前分发整理相关背景资料（如项目进度表、问题清单、初步方案），至少提前24小时通过内部沟通工具发送给参会人，保证所有人提前知晓议题背景。（二）会中记录：聚焦关键，精准抓取记录基础信息会议开始后，首先记录会议名称、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（含部门及职务）、缺席人员及原因，保证可追溯。逐项记录议题与讨论内容按会议议程顺序，记录每个议题的讨论要点：客观呈现不同观点，避免主观评价（如“研发部提出技术实现周期需延长2周，市场部建议优先保证核心功能上线”）；标记关键数据（如“预算缺口10万元”“需协调3名开发人员”）。明确决议事项与行动项对每个议题的结论性决议进行记录（如“同意项目A分两阶段交付，第一阶段优先上线核心功能”），并重点拆解行动项：行动项内容需具体（如“完成客户需求调研”而非“调研客户需求”）；明确负责人（避免用“相关负责人”，需写具体姓名或岗位，如“**（产品经理）”）；设定明确的截止时间（如“2024年X月X日前”），避免“尽快”“尽快”等模糊表述。（三）会后整理：闭环管理，推动落实核对与补充信息会议结束后2小时内，记录人需根据会议录音（如有）或笔记，补充遗漏信息，重点核对行动项的负责人、时间、内容是否准确，有疑问处及时与主持人或相关人员确认。分发与归档整理完成后，将会议记录通过内部渠道发送给所有参会人及需知悉的相关方（如项目组全体成员、上级领导），抄送记录人及主持人存档；涉及敏感信息的会议，需加密分发并设置查阅权限。跟进行动项进展记录人需在行动项截止日前1天，通过即时通讯工具或邮件提醒负责人；会议发起人或项目经理需定期（如每周例会）回顾行动项完成情况，未完成的需说明原因并调整计划。三、标准化会议记录模板会议基本信息会议名称会议时间年月日时分-时分会议地点（线上请注明平台/会议号）主持人记录人参会人员（产品部）、（技术部）、**（市场部）等缺席人员及原因（如：赵六（行政部）因出差缺席）会议议程与讨论内容序号议题讨论要点（含不同观点、关键数据）决议事项1项目A季度交付计划确认研发部：技术实现需3周，当前资源紧张；市场部：客户要求月底前交付核心功能；项目经理：建议分阶段交付，优先上线核心模块。1.项目A分两阶段交付，第一阶段（X月X日前）完成核心功能开发及测试；2.第二阶段（X月X日前）完成剩余功能上线。2跨部门资源协调需求市场部：需技术部支持2名人员完成客户演示环境搭建；技术部：当前项目排期已满，需协调外部临时资源。1.技术部协调**牵头，1周内完成客户演示环境搭建；2.行政部负责对接外部资源供应商，预算控制在5000元内。行动项跟踪序号行动项内容负责人计划完成时间实际完成时间完成状态（□未开始□进行中□已完成□延期）1制定项目A第一阶段核心功能清单**2024–□未开始□进行中□已完成□延期2客户演示环境搭建**2024–□未开始□进行中□已完成□延期3对接外部资源供应商赵七2024–□未开始□进行中□已完成□延期会议总结下次会议安排（如：X月X日14:00召开项目A阶段复盘会，需提交第一阶段交付物清单）其他需说明事项（如：本次会议决议抄送分管副总；客户演示环境权限需提前开放给市场部）四、使用关键提示记录原则：客观简洁，突出重点避免逐字记录讨论过程，聚焦“谁、做什么、何时完成、成果要求”等核心信息；对争议性问题，需客观呈现各方观点，而非记录个人判断。行动项管理：责任到人，时限明确每个行动项必须有唯一负责人，避免多人负责导致推诿；截止时间需具体到日期，并关联项目整体节点，保证可跟进。信息同步：及时分发，闭环跟进会议记录需在会后24小时内发出，保证所有人同步结论；行动项到期前，记录人或项目经理需主动跟进，未完成的需在后续会议中说明原因并制定补救措施。保密要求：敏感信息分级管理涉及企业战略、未公开项目数据等敏感内容的会