财务审批流程及文件标准化指南

财务审批流程及文件标准化指南一、指南概述本旨在规范公司各项财务支出的审批流程与文件管理，保证财务活动合规、高效，明确各环节责任，降低操作风险，保障资金安全与合理使用。适用于公司所有部门及员工的各类财务支出申请、审批与归档管理。二、适用范围与常见应用场景（一）适用范围公司内部所有涉及资金支付的经营活动，包括但不限于日常运营费用、采购支出、差旅费用、项目费用、固定资产购置等。（二）常见应用场景日常运营费用：如办公用品采购、通讯费、物业费、会议费等常规性支出。采购支出：包括原材料、设备、服务采购等，需附合同、报价单等supportingdocuments。差旅费用：员工因公出差的交通、住宿、补贴等费用报销。项目费用：特定项目实施过程中产生的专项支出，需与项目预算匹配。其他支出：如市场推广费、员工培训费等非经常性费用。三、标准化操作流程（一）申请发起操作内容：支出事项发起前，申请人需根据支出类型填写对应的《财务申请单》（详见第四部分模板），保证信息真实、完整。执行主体：支出事项的直接经办人（如采购专员、出差员工等）。关键动作：明确支出事由、金额、预算科目、收款方信息（如适用）；附原始证明材料（如合同、报价单、行程单、发票等复印件，需注明“与原件一致”并由申请人签字）；提前确认支出是否在预算范围内，超预算需附《预算调整申请表》。（二）部门初审操作内容：部门负责人对申请事项的真实性、必要性及预算合理性进行审核。执行主体：申请人所在部门负责人。关键动作：核对申请单与附件信息是否一致；审核支出是否符合部门年度预算及公司相关规定；审核通过后，在《财务申请单》“部门审核”栏签字确认；审核不通过时，注明原因并退回申请人修改。（三）财务复核操作内容：财务部门对申请单的合规性、完整性及票据有效性进行专业复核。执行主体：财务部指定复核人员（如会计主管）。关键动作：检查申请单填写是否规范（如金额大小写是否一致、签字是否齐全）；审核原始票据的真实性、合法性（如发票抬头、税号、印章是否正确）；核对支出金额与预算、合同是否一致，超预算支出是否完成预算调整审批；复核通过后，在“财务复核”栏签字；复核不通过时，列明问题并退回申请人或部门重新处理。（四）分级审批根据支出金额及类型，按权限逐级报批，审批层级支出类型金额范围审批人日常运营费用≤5,000元部门负责人日常运营费用5,001-20,000元部门负责人+财务总监日常运营费用＞20,000元部门负责人+财务总监+总经理采购/项目支出≤50,000元部门负责人+财务总监采购/项目支出＞50,000元部门负责人+财务总监+总经理固定资产购置任意金额部门负责人+财务总监+总经理+董事长操作内容：审批人根据复核意见及公司授权，对支出事项的最终决策进行审批。执行主体：对应权限的审批人（部门负责人、财务总监、总经理、董事长）。关键动作：审批人需在收到完整申请材料后2个工作日内完成审批；对重大支出（如固定资产购置、大额采购），可要求申请人补充说明或召开专项会议讨论；审批通过后，在“分级审批”栏签字；审批不通过时，注明原因并终止流程。（五）结果反馈与付款操作内容：财务部门根据审批结果办理付款或反馈结果。执行主体：财务部出纳/付款专员。关键动作：审批通过后，财务人员核对收款方信息（账户名称、账号、开户行），保证准确无误；按公司付款周期（如T+5个工作日）安排付款，付款完成后在“付款确认”栏签字并标注日期；审批不通过的，财务部门在1个工作日内将申请材料及退回原因反馈给申请人。（六）文件归档操作内容：财务部门对所有审批完成的申请单及附件进行整理归档。执行主体：财务部档案管理员。关键动作：按月份、支出类型分类装订，标注“财务申请单-部门-月份”；归档材料包括：申请单、原始票据、合同、审批意见表等；保存期限：常规支出保存5年，重大支出（如项目、固定资产）保存15年以上。四、常用文件模板模板一：财务申请单（通用版）申请部门申请日期年月日申请人联系方式支出类型□日常费用□采购支出□差旅费用□项目费用□其他预算科目支出事由收款方信息名称：____________________账号：____________________开户行：____________________支出金额大写：____________________小写：￥____________________报销明细日期事项金额（元）附件清单□合同□报价单□发票□行程单□其他：____________________部门审核意见：____________________签字：__________日期：______财务复核意见：____________________签字：__________日期：______分级审批财务总监：__________总经理：__________董事长：__________付款确认日期：______付款方式：□银行转账□□现金□其他：______模板二：差旅费报销单报销人所属部门出差事由出差地点出差日期自_年_月_日至_年__月__日天数费用明细交通费（元）住宿费（元）伙食补贴（元）小计报销总额大写：____________________小写：￥____________________附件清单□交通票据□住宿发票□行程单□其他：____________________部门审核意见：____________________签字：__________日期：______财务复核意见：____________________签字：__________日期：______审批结果□通过□不通过（原因：____________________）实付金额￥____________________模板三：采购付款申请单采购部门采购日期年月日供应商名称联系方式采购项目合同编号采购明细物品/服务名称规格数量付款总金额大写：____________________小写：￥____________________付款方式□银行转账□□承兑汇票□其他：______附件清单□采购合同□验收单□发票□报价单□其他：____________________部门审核意见：____________________签字：__________日期：______财务复核意见：____________________签字：__________日期：______分级审批财务总监：__________总经理：__________付款确认日期：______付款凭证号：____________________五、操作要点与风险提示（一）真实性要求申请人须对提交材料的真实性负全责，禁止虚构支出事由、伪造票据或拆分支出规避审批。财务部门将通过抽查、核实等方式对材料真实性进行复核，发觉虚假信息将追究申请人及部门负责人责任。（二）完整性要求申请单及附件信息需完整，如缺少关键信息（如收款方账号、支出明细、审批签字），财务部门有权退回补正，保证流程顺畅。（三）时效性要求申请人需在支出发生后5个工作日内提交申请，审批人需在规定时限内完成审批，避免因拖延导致流程滞后或票据过期。（四）审批权限管理严格执行分级审批制度，不得越权审批或代签。审批人需对审批结果负责，对不符合规定的支出应坚决否决。（五）沟通与反馈申请人对审批流程或结果存在疑问时，应及时与财务部门或审批人沟通，不得擅自修改申请材料或绕过流程。财务部