合同管理标准化工具

一、适用场景本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在合同全生命周期管理中的标准化操作，涵盖合同起草、审核、审批、签署、归档、履约跟踪、变更/终止等环节。具体使用场景包括：企业法务部门统一管理合同模板、业务部门发起合同审批流程、财务部门依据合同进行付款管理、行政部门规范合同档案存储等，旨在通过标准化流程降低合同风险、提升管理效率、保证合同合规性。二、标准化操作流程1.合同需求提出与立项责任主体：业务部门经办人（经办人）操作内容：（1）业务部门根据合作需求，明确合同相对方、合作内容、核心条款（如金额、履行期限、违约责任等）；（2）填写《合同立项申请表》，说明项目背景、合作必要性、预算金额及预期效益，附相关合作方资质文件（如营业执照复印件、授权书等）；（3）部门负责人（经理）对立项申请进行初审，确认需求合理性与合规性后提交至法务部门。输出成果：《合同立项申请表》（含部门负责人签字）、合作方基础资质材料。2.合同起草责任主体：业务部门经办人（经办人）、法务专员（法务专员）操作内容：（1）业务部门根据立项结果，选择对应的《合同标准模板》（如采购合同、服务合同、销售合同等），结合具体合作内容调整条款；（2）法务部门对合同条款进行合规性审核，重点检查主体资格、权利义务约定、违约责任、争议解决方式等是否符合法律法规及企业制度；（3）双方就修改意见达成一致后，形成合同终稿，由业务部门经办人录入合同管理系统（或填写《合同文本审批表》）。输出成果：合同终稿（加盖合同章前版本）、《合同条款审核意见表》（法务部门出具）。3.合同审批责任主体：业务部门负责人（经理）、法务部门负责人（法务总监）、财务部门负责人（财务总监）、分管领导（副总/总经理）操作内容：（1）业务部门经办人将合同终稿及《合同审批流程表》提交至业务部门负责人，审核业务逻辑、金额准确性及资源匹配情况；（2）业务部门审批通过后，流转至法务部门，审核条款合法性与风险点；（3）法务审批通过后，提交财务部门，审核付款方式、税务条款及资金安排合理性；（4）涉及重大金额（如超过万元）或重要业务的合同，需报分管领导/总经理最终审批。（5）各审批节点需在1-3个工作日内完成，逾期未反馈视为默认通过。输出成果：《合同审批流程表》（含各审批人签字）、审批完成版合同文本。4.合同签署与用印责任主体：行政部门（行政专员）、法定代表人/授权代表操作内容：（1）业务部门将审批完成的合同文本提交至行政部门，核对审批流程完整性及合同文本一致性；（2）行政部门根据《合同用印申请单》安排用印，保证用印文件与审批版本一致，严禁在空白合同或未审批合同上用印；（3）法定代表人或授权代表签字并加盖企业合同专用章（或公章），合同签署一式X份（如正本2份、副本X份），双方各执正本，副本由企业法务、业务、财务部门存档。输出成果：签署完成的有效合同文本（正本+副本）、《合同用印申请单》（行政部门留存）。5.合同归档责任主体：法务部门（档案管理员）、业务部门操作内容：（1）合同签署后10个工作日内，业务部门将合同正本及附件材料（如立项申请、审批表、补充协议等）移交至法务部门；（2）法务部门对合同材料进行分类、编号、登记，录入合同管理系统，建立“一合同一档案”，档案信息包括合同编号、名称、签署日期、金额、相对方、履行期限、归档人等；（3）档案存储采用“电子+纸质”双备份模式，电子档案存储于企业指定服务器，纸质档案存放于专用档案柜，保证防潮、防火、防虫。输出成果：合同电子档案（系统录入记录）、合同纸质档案（编号归档）。6.履约跟踪与监控责任主体：业务部门（履约专员）、法务部门操作内容（1）业务部门根据合同约定制定《履约计划表》，明确各阶段履约节点、责任人及交付成果；（2）履约专员定期跟踪履约进展（如按月/季度），记录履约情况（如付款进度、交付验收结果等），对逾期履约或违约情况及时上报；（3）法务部门对履约过程中的法律风险（如对方违约、条款争议）进行评估，协助业务部门制定应对方案；（4）合同履行完毕后，业务部门收集验收证明、付款凭证等材料，提交至法务部门归档。输出成果：《履约计划表》、《履约跟踪记录表》、验收/付款凭证材料。7.合同变更与终止管理责任主体：业务部门、法务部门、审批领导操作内容：（1）合同履行过程中需变更的（如金额、期限、履行方式等），由业务部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因及新条款内容；（2）法务部门审核变更条款的合法性，审批流程参照原合同审批权限；（3）合同需提前终止的，由业务部门提出终止申请（附终止原因证明材料，如对方违约函、协商记录等），经审批后签订《合同终止协议》，明确终止后的权利义务（如已付款项结算、违约责任处理等）；（4）变更或终止协议需作为原合同附件，同步更新合同管理系统及纸质档案。输出成果：《合同变更申请表》、《合同终止协议》、更新后的合同档案。三、常用模板表格1.合同基本信息登记表序号合同编号合同名称甲方名称乙方名称签订日期合同金额（元）合同类型履行期限经办人审批状态1HT-2024-001采购合同公司供应商2024-01-15100,000采购合同2024-02-01至2024-08-31*经办人已归档2HT-2024-002服务合同公司服务商2024-01-20200,000服务合同2024-02-15至2025-02-14*经办人履行中2.合同审批流程表合同编号合同名称审批节点审批部门/人审批意见审批日期备注HT-2024-001采购合同业务初审*经理同意，按流程推进2024-01-10法务审核*法务总监条款合规，建议补充验收标准2024-01-12已补充财务审核*财务总监付款方式合理2024-01-13总经理审批*总经理同意签署2024-01-143.合同履约跟踪表合同编号履约阶段计划完成时间实际完成时间完成情况责任人备注（如逾期原因）HT-2024-001首批货物交付2024-02-202024-02-18已交付，验收合格*履约专员第二批付款2024-05-102024-05-12逾期2天，已协调财务加急*履约专员对方发票延迟提交4.合同变更/终止申请表原合同编号原合同名称变更/终止类型变更/终止原因新增/变更条款内容审批意见审批结果HT-2024-001采购合同合同变更甲方需求调整，金额增加50,000元合同总金额变更为150,000元，交付日期顺延1个月经理：同意；法务总监：条款合规同意变更四、关键注意事项1.合同编号唯一性管理合同编号采用“年份-部门类型-流水号”规则（如“HT-2024-CG-001”代表2024年采购合同001号），由法务部门统一分配，保证同一合同无重复编号，避免归档混乱。2.审批流程完整性控制严禁跳过审批环节或简化流程，涉及金额、期限、权利义务等核心条款变更时，需重新履行审批程序；审批人需对审批意见负责，对明显疏漏或违规条款未指出导致企业损失的，将追究相关责任。3.合同条款合规性审核法务部门需重点审核合同主体资格（如对方营业执照、授权委托书有效性）、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院/仲裁机构等，避免出现“霸王条款”或违反《民法典》《合同法》等法律法规的内容。4.履约风险动态监控业务部门需定期（每月/每季度）向法务及财务部门提交履约报告，对对方可能违约（如逾期付款、质量不达标）或不可抗力事件（如自然灾害、政策调整）及时预警，启动风险应对预案。5.档案保密与调阅规范合同档案涉及企业商