人力资源合同管理流程与规范手册

人力资源合同管理流程与规范手册一、总则1.1目的为规范企业人力资源合同全生命周期管理，明确合同各环节操作标准，防范用工风险，保障企业与员工合法权益，依据《_________劳动合同法》及相关法律法规，结合企业实际制定本手册。1.2适用范围本手册适用于企业全体劳动合同制员工（含全职、兼职）的合同签订、履行、变更、续签、解除、终止等管理活动，涉及人力资源部、用人部门及员工三方主体。1.3术语定义劳动合同：企业与员工确立劳动关系、明确双方权利义务的书面协议。专项协议：针对培训、保密、竞业限制等特定事项签订的补充协议。合同台账：记录合同基本信息、履行状态及变更情况的动态管理工具。二、合同管理适用范围与核心目标2.1适用场景本流程覆盖以下典型场景：新员工入职：与企业首次建立劳动关系时签订劳动合同；岗位/职责调整：员工岗位、工作内容、薪酬等发生变更时签订补充协议；合同到期管理：合同期满前评估是否续签，办理续签或终止手续；离职处理：员工主动离职、企业解除或终止劳动合同时办理合同解除/终止手续及后续交接；专项事项约定：涉及商业秘密、培训服务期等需签订专项协议时。2.2核心目标合规性：保证合同条款符合法律法规要求，规避法律风险；时效性：各环节操作在规定时限内完成，避免因延误导致的争议；可追溯性：合同文件及审批记录完整归档，便于查询与审计；公平性：合同签订与履行过程体现平等自愿、协商一致原则。三、合同全生命周期管理流程3.1合同签订前准备3.1.1用工需求确认用人部门：根据业务需求填写《人员需求申请表》，明确岗位名称、职责、任职资格、合同期限（建议首次合同期限为1-3年）、试用期（不超过法定上限：劳动合同期限1个月不满1年的，试用期不超过1个月；1年以上不满3年的，不超过2个月；3年以上及无固定期限合同，不超过6个月）等，经部门负责人*某签字后提交人力资源部。3.1.2员工信息核验人力资源部：核验员工身份信息（证件号码原件）、学历/职业资格证明（复印件留存）；确认员工不存在与其他单位尚未解除或终止劳动合同的情形（要求员工签署《劳动关系确认书》）；对于涉密岗位，需核查员工是否签订《保密协议》及《竞业限制协议》（如适用）。3.1.3合同文本拟定人力资源部：根据岗位特点及法律法规拟定劳动合同文本，必备条款包括：用人单位信息、员工信息、合同期限、工作内容与地点、工作时间和休息休假、劳动报酬、社会保险、劳动保护、劳动条件等；可选条款可补充培训、补充保险、福利待遇等。文本需经法务部门（或企业法律顾问）审核通过后使用。3.2合同签订与审批3.2.1合同内容确认与沟通人力资源部专员*某：向员工讲解合同条款，重点说明岗位职责、薪酬结构、试用期考核标准、双方权利义务等，解答员工疑问；员工：确认合同内容无误后，在合同文本签字页签字（需手写签名，日期填写签字当日）；用人部门负责人*某：对员工岗位职责、工作目标等部分进行确认并签字。3.2.2合同审批与盖章审批流程：用人部门负责人审核签字→人力资源部经理某审核→分管副总某审批；审批通过后，由人力资源部加盖企业公章（合同骑缝章）、法定代表人或授权代表人签字章；合同一式两份，企业与员工各执一份，电子版同步存入人力资源管理系统。3.2.3合同签订时限要求新员工入职之日起1个月内完成劳动合同签订；岗位调整或变更事项发生后10个工作日内完成补充协议签订。3.3合同履行与跟踪管理3.3.1合同信息登记人力资源部专员*某：合同签订后2个工作日内，将合同信息录入《劳动合同信息台账》（模板见第四章），内容包括：合同编号、员工姓名、证件号码号、部门、岗位、合同类型、签订日期、合同期限、试用期期限、月工资标准、社保缴纳基数、合同状态（履行/变更/终止/解除）等。3.3.2履行过程监控人力资源部：每月核对员工考勤、薪酬发放记录与合同约定是否一致；试用期前7日，提醒用人部门开展试用期考核，考核结果作为转正依据（考核表需员工签字确认）；合同到期前60日，启动合同到期评估流程（见3.4续签管理）。3.3.3合同变更管理变更情形：包括但不限于岗位调整、薪酬调整、工作地点变更等；操作流程：用人部门或员工提出变更申请，填写《劳动合同变更审批表》，说明变更原因、内容及双方协商意见；人力资源部审核变更内容的合规性（如薪酬调整需符合企业薪酬制度及当地最低工资标准）；经审批后签订《劳动合同补充协议》，明确变更后的条款及生效时间；补充协议签订后3个工作日内更新《劳动合同信息台账》。3.4合同到期与续签管理3.4.1合同到期评估人力资源部专员某：合同到期前60日，向用人部门发出《合同到期评估表》，由部门负责人某填写评估意见：建议续签：说明续签理由（如员工绩效考核达标、岗位空缺等）；建议终止：说明终止原因（如合同到期未续签、员工不同意续签条件等），并确认是否符合支付经济补偿金的情形（见3.5终止管理）。3.4.2续签流程协商沟通：人力资源部提前30日与员工沟通续签意向，明确续签合同期限、薪酬标准等条款；文本拟定与审批：参照3.1.3拟定续签合同文本，审批流程同3.2.2；签订与登记：续签合同签订后，更新《劳动合同信息台账》中“合同期限”“续签次数”等信息。3.4.3终止处理人力资源部：对符合终止情形的合同，提前30日向员工发出《劳动合同终止通知书》，说明终止原因及终止日期；办理工作交接手续（员工填写《工作交接清单》，接收部门签字确认）；结算工资、经济补偿金（如适用）及未结清的费用，出具《劳动合同解除/终止证明》（注明合同起止日期、岗位、解除/终止原因，加盖公章）；终止后5个工作日内，在《劳动合同信息台账》中标注“终止”状态及原因。3.5合同解除管理3.5.1员工主动解除流程：员工提前30日（试用期内提前3日）提交《书面解除劳动合同申请》，说明解除原因；人力资源部收到申请后，确认是否符合法定解除条件（如是否提前通知），办理离职手续同3.4.3。3.5.2企业单方解除适用情形：包括员工在试用期间被证明不符合录用条件、严重违反企业规章制度、严重失职营私舞弊给企业造成重大损害等；操作流程：用人部门提交《解除劳动合同建议书》及相关证据材料（如考核记录、违纪事实说明、书面警告等）；人力资源部审核材料完整性及合规性，法务部门（或法律顾问）出具法律意见；经企业负责人审批后，向员工送达《解除劳动合同通知书》，说明解除原因及依据；办理工作交接、薪资结算及经济补偿金（如适用）支付手续，出具《解除/终止证明》。四、常用合同管理模板表格表4.1《劳动合同签订审批表》项目内容填写说明审批人签字员工姓名*某与证件号码一致证件号码号复件留存部门/岗位销售部/销售代表以岗位说明书为准合同期限2024年1月1日至2026年12月31日（3年）含试用期：2024年1月1日至2024年6月30日试用期薪资5000元/月不低于转正薪资的80%转正后薪资8000元/月（基本工资6000元+绩效2000元）符合企业薪酬制度社保缴纳基数8000元按实际工资申报（不低于当地基数下限）用人部门意见同意录用，按岗位要求管理部门负责人*某签字人力资源部意见审核通过，拟签订劳动合同经理*某签字企业分管领导意见同意分管副总*某签字表4.2《劳动合同信息台账》合同编号员工姓名证件号码号部门岗位合同类型签订日期合同起止日期试用期期限月工资标准合同状态备注HT2024001*某销售部销售代表固定期限2024-01-012024-01-01~2026-12-316个月8000履行HT2024002*某技术部研发工程师无固定期限2023-05-012023-05-01-长期-12000变更2024-07-01岗位调整表4.3《劳动合同变更审批表》变更事项原岗位：销售代表→新岗位：销售主管变更原因：业务调整，晋升管理岗变更后薪资基本工资7000元+绩效3000元=10000元/月符合《销售部薪酬管理规定》员工意见同意变更签字：*某用人部门意见同意调整，明确岗位职责负责人*某签字人力资源部意见审核通过，拟签订补充协议经理*某签字生效时间2024年7月1日起表4.4《劳动合同终止/解除证明》存根联证明编号：ZT2024001员工姓名*某部门销售部合同期限2024-01-01至2026-12-31终止/解除原因合同到期，双方协商一致终止工作交接情况已完成（清单编号：JD2024001）经济补偿金16000元（2个月工资）开具日期2026-12-31经办人*某证明联（员工持有）兹证明*某（证件号码号：）于2024年1月1日至2026年12月31日在我企业销售部担任销售代表，双方劳动合同于2026年12月31日因合同到期终止，已办理完毕工作交接及薪资结算。本证明一式两份，企业与员工各执一份，自开具之日起生效。企业（公章）：日期：2026年12月31日五、关键操作要点与风险提示5.1合同条款合规性必备条款不得缺失（如合同期限、工作内容、劳动报酬、社会保险等），禁止约定“工伤自负”“不缴纳社保”等违法条款；试用期约定不得超过法定上限，且同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期；竞业限制条款需明确限制范围、地域、期限（不超过2年）及经济补偿标准（解除/终止劳动合同前12个月平均工资的30%，按月支付）。5.2信息准确与及时性员工身份信息、合同期限、薪资标准等关键信息需与员工本人确认，避免因信息错误导致争议；合同签订、变更、终止等手续需在法定时限内完成，逾期未签订劳动合同需支付双倍工资（最多11个月）。5.3文件归档与保管合同文本、审批表、台账、解除/终止证明等材料需分类归档，纸质版保存期限不少于员工离职后2年，电子版备份保存不少于5年；涉及员工个人隐私的信息（如证件号码号、银行账号等）需加密管理，严禁非授权人员查阅。5.4沟通与记录留存与员工沟通合同条款、变更、解除等事项时，需采用书面形式（如通知书、确认书）并要求员工签字确认，避免口头约定；试用期考核、违纪处理等环节需保留书面证据（如考核表、违纪事实说明、签收记录），