产品质量问题反馈与整改记录表

适用范围与应用场景本工具适用于各类制造型企业、质量监管部门及供应链相关单位，用于系统记录、跟踪和解决产品质量问题。具体场景包括：生产过程中发觉的产品缺陷、客户投诉反馈的质量问题、内部质检排查出的不合格项、供应商来料质量问题等。通过规范记录与闭环管理，保证问题可追溯、整改可落实，持续提升产品质量稳定性。详细操作流程一、问题反馈与初始登记问题发觉与上报：当产品质量问题被识别（如产线巡检发觉、客户投诉、退换货记录等），发觉人需立即填写《产品质量问题反馈与整改记录表》基础信息，包括问题发生时间、地点、产品名称/型号、批次号、问题描述（含缺陷图片/视频等证据）。信息初步审核：质量部门（或指定负责人）收到反馈后1个工作日内完成信息审核，确认问题真实性与紧急程度（分为紧急、一般、轻微三个级别），并分配唯一“问题编号”（格式：年份+月份+流水号，如202405-001）。二、问题分析与责任认定组建分析小组：根据问题类型，由质量部门牵头组织生产、技术、研发、采购（涉及供应商问题时）等相关人员成立临时分析小组，明确组长（通常由质量负责人担任）。根本原因分析：小组通过“5Why分析法”“鱼骨图”等工具，从人、机、料、法、环、测六个维度深入分析问题根源，形成《质量问题分析报告》，明确直接原因与根本原因。责任部门确认：根据分析结果，确定问题的主要责任部门（如生产部、采购部、技术部等）及配合部门，由质量部门将分析结论与责任分工反馈至各相关部门负责人签字确认。三、整改措施制定与实施制定整改方案：责任部门需在收到分析结论后2个工作日内，制定具体整改措施，明确整改内容、完成时限、责任人（如工段长、技术员）、所需资源及预防措施（避免同类问题重复发生）。方案审批：整改方案提交质量部门审核，重大问题（如涉及安全、批量不合格）需上报公司管理层审批，保证措施可行、有效。组织整改实施：责任部门按照审批后的方案落实整改，过程中需留存实施记录（如整改过程照片、操作记录、参数调整说明等），质量部门对整改过程进行跟踪监督。四、整改效果验证与归档效果验证：整改完成后，责任部门向质量部门提出验证申请，质量部门组织小组对照整改标准进行验证（如重新检测、试产、客户回访等），确认问题是否彻底解决，预防措施是否有效。结果记录：验证通过后，在“整改结果”栏填写“验证通过”，并签字确认；若验证不通过，退回责任部门重新制定整改方案，重复上述流程。资料归档：所有相关资料（问题反馈表、分析报告、整改方案、验证记录等）由质量部门统一整理归档，保存期限不少于3年，保证问题可追溯。标准化记录模板产品质量问题反馈与整改记录表基本信息问题编号（由质量部门统一分配，如202405-001）问题发生时间年月日时分问题发觉环节□生产过程□客户投诉□来料检验□仓储环节□其他：_________产品信息产品名称：_________型号规格：_________批次号：_________问题描述（含缺陷特征、数量、影响范围等，可附图片/视频编号）反馈人姓名：*_________部门：_________联系方式：_________（内部分机）问题分析与责任认定分析小组组长*_________（质量部门）主要责任部门□生产部□技术部□采购部□研发部□其他：_________根本原因分析（可附分析报告编号，如FXBG-202405-001）责任人*_________（责任部门负责人）整改措施与实施整改措施内容（具体描述：如调整工序参数、更换供应商材料、修订操作规程等）完成时限年月日前整改责任人*_________（具体执行人）整改过程记录（可附记录编号，如ZGJL-202405-001）整改实施部门签字（部门盖章/负责人签字：*_________）整改效果验证验证方式□重新检测□试产验证□客户反馈□其他：_________验证结果□通过□不通过（需注明原因：_________________）验证人*_________（质量部门）验证日期年月日备注（如涉及客户投诉赔偿、供应商考核等特殊事项，可在此说明）使用关键提示问题描述客观准确：需清晰描述问题的具体表现、发生位置、影响范围，避免使用“大概”“可能”等模糊词汇，必要时附图片、视频等客观证据，保证信息可追溯。责任到人时限明确：整改措施中必须明确具体责任人和完成时限，避免“多人负责”导致落实不到位，重大问题需升级跟踪。闭环管理不可遗漏：从问题反馈到验证归档需形成完整闭环，未通过验证的问题必须重新整改，直至达标，严禁“只记录不整改”。信息保密与共享：涉及客户投诉、商业秘密的