企业内审流程与操作手册

企业内审流程与操作手册一、手册概述本手册旨在规范企业内部审核（以下简称“内审”）工作流程，明确各环节操作要求，保证内审工作的系统性、客观性和有效性。手册适用于企业各部门、各层级的常规管理体系审核（如质量、安全、合规等），也可根据实际需求专项调整，帮助内审人员有序开展审核工作，推动企业管理持续改进。二、内审全流程操作指南（一）内审准备阶段目标：明确审核方向，组建审核团队，准备审核资源，保证现场审核顺利启动。步骤1：确定内审需求与目标操作说明：企业管理层或质量管理部门根据年度工作计划、外部审核结果、管理薄弱环节等，明确本次内审的核心目标（如验证ISO9001体系运行有效性、检查安全生产制度落实情况等）。确定审核范围，包括涉及的部门、区域、流程及标准依据（如企业内部管理制度、行业标准、法律法规等）。输出：《内审需求确认表》（含审核目标、范围、依据）。步骤2：制定内审计划操作说明：内审负责人（通常为质量管理部门负责人）根据审核目标和范围，制定《内审计划》，明确审核时间、日程、人员分工及重点审核内容。计划需提前5-10个工作日征求被审核部门意见，保证无冲突后报管理层批准。模板参考：内审计划表计划编号：______编制日期：______批准人：______审核基本信息审核目的审核范围审核依据审核日期审核日程安排日期——10.1610.1610.1710.1810.18步骤3：组建内审组并分配职责操作说明：内审负责人根据审核专业需求，选择具备相应资质的内审员（如质量体系内审员、安全内审员等），组建内审组，明确组长（统筹协调）和组员（分工负责审核内容）。内审组成员需与被审核部门无直接利益关系，保证审核客观性。输出：《内审组成员及职责表》（含姓名、职责、联系方式，姓名用*号代替）。步骤4：准备审核文件与工具操作说明：内审组长组织编制《检查表》，将审核依据（如制度条款、标准条款）转化为具体审核项目，明确审核方法（查阅记录、现场观察、人员访谈等）。准备审核所需工具：记录本、相机（记录现场证据）、相关制度文件、标准文本等。模板参考：内审检查表（示例：生产部过程控制）部门：生产部审核员：*专员审核日期：2023.10.16审核依据：《生产过程控制程序》第3.2条审核项目————–生产计划执行生产记录完整性设备维护保养（二）现场审核实施阶段目标：通过现场检查、访谈等方式收集客观证据，识别管理体系运行中的符合项和不符合项。步骤1：召开首次会议操作说明：内审组长主持首次会议，参会人员包括内审组成员、被审核部门负责人及相关人员。会议内容：明确审核目的、范围、日程及分工，说明审核原则（客观、保密），沟通沟通方式（如每日进度通报）。输出：《首次会议签到表》《会议记录》。步骤2：收集审核证据操作说明：内审员依据《检查表》逐项开展审核，通过查阅文件、记录，观察现场操作，与相关人员（操作工、班组长、部门负责人）访谈等方式收集证据。证据需具体、可验证（如记录编号、现场照片、访谈对象姓名及职务，姓名用*号代替），避免主观描述。注意事项：审核过程中如发觉重大问题（如严重安全隐患），需立即向内审组长和企业分管领导汇报。步骤3：与被审核方沟通确认操作说明：内审员对审核中发觉的问题（如记录不规范、流程未执行）需与被审核方现场沟通，保证事实清晰、无争议。被审核方对问题有异议的，可提供补充证据，内审组需核实后调整记录。输出：《问题沟通记录》（含问题描述、被审核方意见、证据补充说明）。步骤4：记录审核发觉操作说明：内审员每日审核结束后，整理当日《检查表》记录，区分“符合项”（运行良好的方面）和“不符合项”（需改进的问题）。不符合项需明确“事实描述”（客观发生的情况）、“违反条款”（对应的制度或标准条款）。输出：《每日审核发觉汇总表》。（三）问题整改与跟踪阶段目标：保证不符合项得到有效整改，验证整改措施的有效性，防止问题重复发生。步骤1：编制不符合项报告操作说明：内审组汇总所有不符合项，编制《不符合项报告》，明确不符合项的严重程度（一般/严重）：一般不符合：个别偏离规定，未造成重大影响（如记录填写不规范）。严重不符合：系统性失效或造成重大风险（如关键流程未执行、存在重大安全隐患）。报告经内审组长审核后，发送至被审核部门负责人。模板参考：不符合项报告报告编号：NC-2023-01编制日期：2023.10.18审核员：*专员不符合项描述事实描述：生产部2023年10月5日生产日志中，“班次”栏未填写具体班组，违反《生产过程控制程序》第4.1条“生产记录需完整填写班次、操作人等信息”的规定。违反条款：《生产过程控制程序》第4.1条严重程度：一般不符合责任部门：生产部责任人：*经理（生产部负责人）整改要求1.10月20日前完成整改，补填缺失的班组记录；2.10月21日-10月25日开展部门内部自查，保证所有生产记录填写规范。整改计划整改措施：补填10月5日生产日志班组信息，组织班组长记录填写培训验证结果整改完成情况：已补填记录，培训签到表显示10名班组长参加备注步骤2：向被审核方反馈问题操作说明：内审组长召开问题沟通会，向被审核部门负责人通报审核发觉，重点说明不符合项内容及整改要求。被审核方确认《不符合项报告》内容，无异议后签字；有异议需在2个工作日内提出书面申诉，内审组复核后报管理层裁定。输出：《不符合项报告（确认版）》（含被审核方签字）。步骤3：跟踪整改措施落实操作说明：被审核方在规定时限内提交《整改计划》，明确整改措施、责任人、完成时限。内审组通过查阅整改记录、现场复查等方式跟踪整改进度，对逾期未整改的部门，上报企业管理层督促落实。输出：《整改进度跟踪表》。步骤4：验证整改有效性操作说明：被审核方完成整改后，内审组在3个工作日内进行验证，确认整改措施是否有效解决根本原因（如通过培训减少记录填写错误）。验证通过后，在《不符合项报告》中记录“验证合格”；若整改无效，需重新制定整改计划并跟踪。输出：《整改验证报告》。（四）内审报告编制与归档阶段目标：总结审核过程与结果，评价管理体系有效性，提出改进建议，形成完整审核档案。步骤1：汇总审核发觉并分析操作说明：内审组汇总所有审核发觉（符合项、不符合项），对不符合项按部门、类型进行统计分析，识别系统性问题（如多个部门均存在记录不规范问题）。评价管理体系运行的有效性（如“质量体系总体运行有效，但生产过程记录管理需加强”）。输出：《审核发觉汇总分析表》。步骤2：编制内审报告操作说明：内审组长负责编制《内审报告》，内容审核概况、审核发觉（符合项、不符合项）、体系有效性评价、改进建议、后续行动计划。报告需客观、简洁，数据准确，经内审组讨论一致后报企业管理层审批。模板参考：内审报告报告编号：IA-2023-01编制日期：2023.10.25审核组长：*主管审核概况审核目的：验证Q3质量管理体系运行有效性审核发觉符合项：共15项，包括生产设备维护完成率100%、采购合同审批流程规范等。不符合项：共2项，均为一般不符合（详见附件《不符合项报告》）。体系有效性评价企业质量体系总体运行符合标准要求，各部门能够按制度执行，但生产记录管理、客户投诉处理效率需进一步提升。改进建议1.生产部加强记录填写培训，明确填写责任人；2.销售部优化客户投诉处理流程，缩短响应时间至24小时内。后续行动计划1.各部门于10月30日前提交改进计划；2.质量管理部门于11月30日跟踪改进效果。附件：《内审计划》《检查表》《不符合项报告》《审核发觉汇总分析表》批准人：*总经理批准日期：2023.10.27步骤3：报告审批与分发操作说明：《内审报告》经企业管理层（如总经理）审批后，正式分发至各被审核部门、相关管理部门（如质量部、人力资源部）。分发时需记录分发清单（含接收部门、接收人、分发日期），保证信息传递到位。输出：《内审报告分发记录》。步骤4：审核资料归档操作说明：内审组整理本次内审所有资料（内审计划、检查表、不符合项报告、内审报告、验证记录等），按“年度-审核类型”分类归档。归档资料保存期限不少于3年，保证可追溯性。输出：《审核资料归档清单》。三、关键操作要点提示（一）客观公正原则审核过程中需基于客观证据（记录、现场观察、访谈等）进行判断，避免主观臆断或个人偏见。内审员不得审核与自己有直接责任关系的部门（如原为生产部人员，不得审核生产部）。（二）保密要求内审员需对审核过程中获取的企业敏感信息（如技术参数、客户资料、成本数据）严格保密，不得向无关人员泄露。（三）沟通技巧与被审核方沟通时，需保持专业、礼貌，采用“先肯定、后建议”的方式（如“贵部门设备维护记录完整，建议进一步细化班次交接记录”）。对争议问题，需耐心听取对方意见，共同核实事实，避免冲突。（四）时间管理严格按照《内审计划》时间开展审核，避免因某个环节超时影响整体进度；若需调