采购合同管理与审核指南

采购合同管理与审核指南一、指南适用范围与应用场景本指南适用于各类企业（含制造业、服务业、中小企业等）的采购部门、法务部门、财务部门及相关业务部门，用于规范采购合同的全生命周期管理。具体应用场景包括：企业日常采购（如原材料、办公用品、设备采购等）的合同拟定与审核；服务类采购（如技术服务、咨询服务、外包服务等）的合同管理；战略合作框架协议、年度采购框架合同等长期协议的签订与履行跟踪；采购合同履行过程中的变更、终止及纠纷处理。二、采购合同全流程管理操作步骤（一）合同准备阶段：需求确认与供应商筛选需求明确业务部门根据生产经营需求，填写《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素，经部门负责人*审批通过后提交采购部门。采购部门与业务部门对接，确认需求细节，保证采购目标清晰、可执行。供应商选择采购部门通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判或单一来源采购等方式（根据企业采购制度选择合规方式），筛选合格供应商。对供应商进行资质审核（营业执照、相关行业资质证书、生产/经营许可证、质量体系认证等），并形成《供应商资质审核表》备查。必要时组织供应商考察（针对大型设备或定制化服务），评估其生产能力、技术实力、履约能力等。资料收集采购部门收集供应商报价函、技术参数、样品（如需）、过往合作案例（如需）等资料，与采购需求进行比对，初步确定合作意向。（二）合同起草阶段：条款拟定与模板选用模板选择优先使用企业标准化采购合同模板（如《原材料采购合同模板》《服务采购合同模板》），保证条款合规、完整。若为特殊采购项目（如定制化设备、跨境采购），可在标准模板基础上补充特殊条款，但需经法务部门审核。核心条款拟定主体信息：明确采购方（企业全称、统一社会信用代码、地址、联系人）与供应商（全称、统一社会信用代码、地址、联系人），保证双方主体资格合法。标的描述：详细列明采购标的名称、规格型号、品牌、产地、数量（含公差范围）、质量标准（国家标准/行业标准/企业标准/双方约定标准），避免模糊表述（如“优质产品”）。价格与支付：约定合同总价（含税/不含税）、单价、价格有效期（如遇市场价格波动是否调整）；明确支付方式（电汇/承兑汇票）、支付节点（如预付款比例到货款比例质保金比例）、账户信息（供应商全称、开户行、账号）。交付与验收：约定交付时间（具体日期或期限）、交付地点（采购方指定仓库/供应商工厂）、运输方式及费用承担；明确验收标准、验收流程（如初检、复检）、验收期限（如收到货物后X个工作日内）及异议处理方式。违约责任：约定双方违约情形（如逾期交付、质量不达标、逾期付款）及对应的违约金计算方式、赔偿范围；明确不可抗力的定义及处理流程。争议解决：约定争议解决方式（协商/仲裁/诉讼），如选择仲裁需明确仲裁机构（如“市仲裁委员会”）。其他条款：根据采购类型补充保密条款（如涉及商业秘密）、知识产权条款（如技术服务成果归属）、合同生效条件（如双方法定代表人签字并盖章后生效）、份数（如一式X份，双方各执X份）等。内部审核（初审）起草完成后，采购部门负责人对合同内容进行初步审核，重点核对采购需求与合同条款的一致性、供应商信息的准确性、价格与预算的匹配性。（三）合同审核阶段：多部门协同合规审查业务部门审核业务部门负责人审核合同条款是否满足采购需求，重点关注标的规格、质量标准、交付时间、验收标准等与业务需求的匹配度，保证“合同即需求”。财务部门审核财务部门重点审核价格条款（是否超出预算、税费计算是否正确）、支付方式（是否符合企业资金管理规定）、账户信息（是否与供应商备案信息一致）、违约金条款（是否合理，避免显失公平）。法务部门审核法务部门从法律合规性角度审核合同条款，重点关注：主体资格（供应商是否具备履约资质，如特种设备生产供应商需具备相应许可证）；条款合法性（是否存在违反《民法典》《招标投标法》等法律法规的约定）；权利义务对等性（双方责任、风险是否合理分配）；潜在法律风险（如格式条款是否提示、争议解决方式是否明确）。法务部门可提出修改意见，采购部门与供应商沟通后调整，直至审核通过。最终审批根据合同金额及企业授权制度，提交对应层级领导审批（如部门总监分管副总总经理），审批通过后方可进入签署环节。（四）合同签署阶段：形式合规与留档管理签署与盖章经审批通过的合同，由采购部门联系供应商，双方在合同文本上签字盖章（企业需加盖合同专用章或公章，个人签字需法定代表人或授权代表签字）。禁止在空白合同上盖章，保证合同文本与审批版本一致，若有修改需双方在修改处盖章/签字确认。文本分发与留档合同签署后，采购部门按份数要求分发文本（如采购部门留存原件、财务部门留存复印件、业务部门留存副本），并进行《合同签收记录》登记（含合同编号、接收部门、接收人、接收日期）。采购部门将合同扫描件（含签字盖章页）录入企业合同管理系统，实现电子化存档。（五）合同履行阶段：交付、验收与付款跟踪交付与验收供应商按合同约定时间交付标的物，采购部门与业务部门共同进行到货清点（数量、外观、包装等），填写《到货验收记录》。按合同约定标准进行质量验收（如送检第三方检测、现场试用），验收合格后由双方授权代表签字确认《验收合格报告》；验收不合格的，需书面通知供应商限期整改，并保留相关证据（如照片、检测报告）。付款执行财务部门根据《验收合格报告》、合同约定的支付节点，审核付款申请资料（发票、供应商收款凭证等），按企业财务流程办理付款。涉及质保金的合同，在质保期届满无质量问题后，由业务部门确认《质保金解除通知单》，财务部门支付质保金。履行跟踪与变更采购部门定期跟踪合同履行情况（如交付进度、质量反馈），填写《合同履行跟踪表》，对逾期交付、质量争议等问题及时协调处理。履行过程中需变更合同（如数量调整、交付时间延期、价格修订）的，应由双方协商一致并签订《合同补充协议》，补充协议需经原审批流程审核后方可签署。（六）合同归档阶段：资料整理与后续管理归档资料清单合同履行完毕或终止后，采购部门整理归档资料，包括：合同正本及补充协议；采购需求申请表、供应商资质审核表、报价函；审批文件（含各部门审核意见、领导审批签批单）；签署记录（合同签收记录）；履行过程资料（到货验收记录、验收合格报告、付款凭证、往来函件等）。归档与保管归档资料按“一合同一档案”原则整理，标注合同编号，移交企业档案管理部门（或采购部门指定专人保管），保管期限按企业档案管理规定执行（如一般采购合同保管不少于5年，重要合同保管不少于10年）。借阅与查询合同档案借阅需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门批准后，在指定地点查阅，借阅期限不超过X个工作日，严禁涂改、复制、外传涉密内容。三、核心管理工具模板表1：采购合同审批单合同编号采购项目名称采购类型（□材料□服务□设备□其他）供应商名称合同金额（元）预算金额（元）采购需求部门需求提出人需求日期部门审核意见采购部门意见：负责人签字：日期：业务部门意见：负责人签字：日期：财务部门意见：负责人签字：日期：法务部门意见：负责人签字：日期：最终审批：领导签字：日期：表2：合同履行跟踪表合同编号供应商名称履行阶段（□交付中□验收中□质保期内□已完结）标的名称数量计划交付时间实际履行情况交付时间：验收结果：□合格□不合格（不合格原因：）付款情况：□已付清□部分支付（支付比例：）问题记录与处理：跟踪人：记录日期：下次跟踪时间：表3：合同归档清单合同编号归档日期保管期限核心资料清单（□有□无）□合同正本□补充协议□审批文件□验收记录□付款凭证档案管理人：借阅记录（如有）：四、关键风险控制与注意事项（一）供应商资质风险严禁与无资质或资质过期的供应商签订合同，对特种设备、食品、药品等特殊行业供应商，需核验其行业主管部门颁发的生产/经营许可证。供应商信息变更（如名称、地址、开户行）时，需要求其提供变更证明文件，并及时更新合同信息。（二）合同条款风险避免使用模糊表述（如“合理期限”“市场价”），所有条款需明确、可量化（如“交付时间：2024年X月X日前”“质量标准：符合GB/T19001-2016标准”）。违约金比例需合理，一般不超过实际损失的30%，避免过高或过低导致条款无效。（三）履行过程风险严格按合同约定履行验收义务，严禁未验收或验收不合格即付款；质保期内需定期跟踪标的物使用情况，及时处理质量问题。合同变更需书面确认，禁止口头约定