董事会会议纪要标准格式

董事会会议纪要标准格式董事会会议纪要作为企业治理决策的核心书面载体，既是对会议过程与结果的权威记录，也是后续执行、监督及合规审计的重要依据。一份格式规范、内容严谨的会议纪要，能够有效保障董事会决策的落地效率，降低治理风险。以下从实务角度梳理董事会会议纪要的标准格式及撰写要点。一、标题规范：精准传递会议核心属性会议纪要标题需清晰体现会议类型、届次（或序号）及时间要素，形成“XX公司第X届董事会第X次会议纪要（YYYY年MM月DD日）”的规范格式。若为临时会议，可标注“临时”字样，如“XX公司第X届董事会临时会议纪要（YYYY年MM月DD日）”。标题应避免模糊表述，确保查阅者快速识别会议性质与时间节点。二、基本信息栏：夯实纪要的基础要素（一）会议基本信息会议时间：需精确至具体时段，如“YYYY年MM月DD日上午9:00—11:30”；若为多日会议，需标注起止日期。会议地点：明确具体地点，如“公司XX会议室”“线上腾讯会议（会议号：XXX）”。会议召集：说明召集依据（如“根据《公司章程》第X条及董事长提议”）、召集人（姓名+职务）。（二）参会人员出席人员：按职务层级或姓氏笔画排序，注明姓名、职务（如“董事长张三”“董事李四”）；若董事委托他人出席（需附合法授权书），需标注“（受董事王五委托出席）”。列席人员：通常为监事、高管或专项议题相关人员，标注姓名、职务及列席事由（如“财务总监赵六（列席审议财务报告议题）”）。缺席人员：说明缺席董事姓名、职务及缺席原因（如“董事孙七因公务出差缺席”）。（三）记录人员明确记录人姓名、职务（如“行政部经理周八”），确保记录责任可追溯。三、会议概况记录：还原会议推进逻辑（一）会议主持记录主持人姓名、职务及主持状态（如“董事长张三主持会议，会议于9:00准时召开”）。若会议中途更换主持人，需说明原因及交接节点。（二）会议召集合规性简要说明会议召集程序是否符合《公司法》《公司章程》及议事规则要求（如“本次会议召集程序、出席人数符合《公司章程》规定，会议合法有效”）。（三）前期准备回顾若会议涉及议案审议，需说明议案的前置流程，如“本次会议审议的5项议案均经管理层预审、董事会秘书室合规性核查，提前7日以书面形式送达各位董事”。四、议程推进与决议事项：纪要的核心价值体现（一）议程逐项记录以“议程X：关于XXX的议案”为小标题，分点呈现每个议程的讨论过程与决议结果：1.议案背景：简要说明议案提出的原因或依据（如“因公司战略调整需要，提请审议新业务线投资计划”）。2.讨论要点：提炼董事发言的核心观点（避免逐字记录，聚焦分歧、补充建议等关键内容，如“董事李四提出需补充市场调研数据，董事王五建议优化资金使用节奏”）。3.决议内容：明确表决结果（如“经记名投票，5票同意、0票反对、0票弃权，决议通过”）；若为联签事项，说明签署要求。决议需具备可执行性，包含责任主体、时间节点、关键动作（如“由总经理赵六牵头，于2024年6月30日前完成新业务线可行性报告修订，提交下次董事会审议”）。对未通过的议案，需说明原因及后续处理建议（如“因风险评估不充分，议案暂不通过，责成战略委员会30日内补充风险预案”）。（二）临时动议处理若会议出现未列入议程的临时动议，需记录：动议提出人、事由及合规性说明（如“董事张三提出临时动议，因属紧急事项且经全体董事一致同意，纳入本次会议审议”）；动议的讨论与决议过程，参照上述“议程记录”要求。五、其他需载录事项（一）待跟进事项梳理会议要求后续落实但未纳入决议的事项，明确责任人和时间节点（如“董事会秘书室于5月15日前整理本次会议决议，报送监管机构备案”）。（二）附件说明注明会议附件的名称及份数（如“本纪要附《XX议案文本》《授权委托书》共3份”），附件需随纪要一并归档。六、纪要的收尾与归档（一）审核与签署会议纪要需经主持人（或指定董事）审核，由记录人、主持人签字确认（如“记录人：周八审核人：张三日期：YYYY年MM月DD日”）。若为董事会决议公告，需按监管要求履行信息披露程序。（二）分发与归档明确分发范围（如“分发至全体董事、监事、高管及战略委员会”）；归档要求：纸质版与电子版同步存档，纸质版需加盖公司公章，电子版需设置访问权限，保存期限符合《档案法》及公司制度要求。撰写实务提示1.语言风格：采用客观陈述语气，避免主观评价（如“董事李四的建议很有前瞻性”改为“董事李四建议补充市场调研数据”）；专业术语需准确，避免歧义表述。2.细节把控：时间、金额、人数等数据需反复核对；决议事项需与《公司章程》《议事规则》的权限规定一致，避免越权决策。3.效率与严谨平衡：会议结束后24小时内完成