电梯设备资料管理规范手册

电梯设备资料管理规范手册一、引言为规范电梯设备资料的管理工作，确保电梯全生命周期内的资料完整、准确、可追溯，依据《中华人民共和国特种设备安全法》《电梯使用管理与维护保养规则》等法律法规及标准，结合电梯使用单位实际管理需求，制定本规范。本手册适用于电梯使用单位、维保单位及相关管理部门对电梯资料的收集、整理、保管、利用及更新等全流程管理，旨在通过标准化管理为电梯安全运行、维护改造、应急处置及合规管理提供可靠依据。二、资料分类及内容要求电梯设备资料需按全生命周期分类管理，涵盖设备采购安装至报废注销的关键资料，具体分类及内容如下：（一）设备基础资料1.制造资料：含电梯出厂合格证、型式试验报告、随机技术文件（安装说明书、使用维护说明书、电气/机械图纸、部件清单等），需确保资料与设备参数一致，且加盖制造单位公章或检验章。2.安装调试资料：包括安装告知书（向监管部门报备文件）、安装过程记录（导轨精度、轿厢调试数据等）、调试报告、安装自检报告（安装单位自检结论）。3.验收资料：含监督检验报告（检验机构出具）、竣工验收报告（使用单位与安装单位交接记录）、安全检验合格标志（电梯投入使用凭证）。（二）运行管理资料1.日常运行记录：由操作人员或值班人员填写，记录每日运行时段、启停次数、运行状态（正常/异常）、异常现象（异响、抖动等），做到“每日一记录，异常即时报”。2.维护保养记录：维保单位每次维保后填写，内容含维保日期、项目（清洁、润滑、部件更换等）、参数检测结果、维保人员签字及下次维保计划，每月汇总后由使用单位审核存档。3.故障处理记录：记录故障时间、现象、原因、处理措施（含更换部件型号）、恢复时间，附故障现场照片或视频（电子资料），便于后续分析故障规律。4.应急演练记录：每年至少开展1次困人、火灾等应急演练，记录演练时间、流程、问题复盘及改进措施，确保应急流程清晰可查。（三）安全管理资料1.安全管理制度：包括安全操作规程、应急预案（困人救援、火灾应急等）、安全培训制度（培训计划、考核记录）、岗位责任制（明确各岗位安全职责）。2.检验检测报告：含定期检验报告（每年由检验机构出具）、专项检测报告（钢丝绳探伤、限速器校验等），确保报告结论合规或整改复检合格。3.安全评估资料：电梯使用满15年或重大故障后，委托第三方开展安全评估，资料含评估报告（设备现状、风险等级、整改建议）、评估机构资质证明。4.人员资质资料：电梯作业人员（司机、维保人员）的特种设备作业证（复印件加盖公章）、年度安全培训记录、考核成绩单，确保资质在有效期内。（四）技术资料1.改造维修资料：电梯改造、重大维修前的方案（改造原因、参数变更、施工图纸）、施工记录（焊接检测、部件更换清单）、改造维修后验收及监督检验报告。2.技术图纸：留存最新版电气原理图、机械结构图、井道布置图，设备改造后图纸变更需注明变更时间、内容及审批人。3.技术参数变更记录：记录额定速度、载重量、停靠楼层等关键参数变更历史，附变更审批文件（监管部门备案回执）。三、管理流程（一）资料收集1.责任分工：新电梯安装后，安装单位需在验收合格后30日内移交制造、安装、验收资料；日常运行记录由操作人员每日提交；维保记录由维保单位每次维保后24小时内提交电子档，每月5日前提交纸质档（经使用单位签字确认）；故障处理记录由维修负责人在故障处理完成后24小时内填写，附相关证明材料；安全管理、技术资料由使用单位安全管理部门牵头收集，相关部门（人事、技术部）配合提供。2.收集要求：资料需真实完整，纸质资料字迹清晰、签字盖章齐全；电子资料命名规范（如“____-XX电梯故障记录”），格式为PDF或Word（图纸为CAD/PDF）。（二）资料整理1.分类立卷：按“设备基础-运行管理-安全管理-技术资料”分类，每台电梯单独建立档案卷（或电子文件夹），卷内按“时间+重要程度”排列（如验收资料在前，日常记录在后）。2.编号规则：采用“单位简称-电梯编号-年份-类别代码-序号”（如“XX公司-____-JC-001”，JC代表基础资料），确保每份资料编号唯一。3.编目归档：纸质资料编制《档案目录》，注明名称、编号、页数、归档日期；电子资料建立数据库，设置检索标签（电梯编号、资料类型、日期），便于快速查询。（三）资料保管1.存储方式：纸质资料：存放于防潮、防火、防虫的专用档案柜，温度15-25℃、湿度45%-65%；重要资料复印备份，异地存放。电子资料：存储于单位服务器或云平台，设置分级访问权限（管理员、安全管理人员、维保人员），每月异地备份（如拷贝至移动硬盘，存放于安全场所）。2.保管期限：设备基础、技术资料：永久保管（直至电梯报废注销）；运行管理、安全管理资料：至少保管5年（或至下次检验周期结束后1年）；应急演练、人员资质资料：至少保管3年。（四）资料利用1.查阅流程：内部人员查阅纸质资料需填写《借阅登记表》，注明用途、归还时间；外部单位（监管、检验机构）查阅需经安全管理部门负责人审批，必要时提供复印件（加盖“仅供查阅”章）。（五）资料更新1.更新时机：电梯改造、维修后，技术资料需7个工作日内更新；检验检测报告、人员资质到期前，提前30日更新；安全管理制度修订后同步更新档案。2.审核流程：更新后的资料需经技术负责人审核，确保参数准确、逻辑一致；电子资料更新版本号（如V2.0），注明更新时间、更新人。3.版本管理：旧版本资料存档标注“作废”但保留可查，便于追溯历史变更。四、责任分工（一）使用单位管理部门统筹资料管理工作，制定管理制度，监督各部门资料收集、整理进度，组织资料检查与考核。（二）维保单位按要求提交维保、故障处理资料，确保资料真实及时；配合更新技术资料（如改造维修后提供图纸）。（三）安全管理人员审核资料合规性（检验报告结论、人员资质有效期），监督保管环境，处理借阅申请。（四）档案管理人员负责资料立卷、编目、保管，定期检查完整性，维护电子数据库，确保资料可查可用。五、检查与考核（一）定期检查月度检查：安全管理人员检查资料完整性（如是否缺失维保记录）、准确性（参数是否与设备一致），形成《检查记录表》。季度考核：结合月度检查结果评分（满分100分，85分以上为优秀），考核结果与部门绩效挂钩。（二）奖惩措施奖励：年度资料管理优秀的部门或个人，给予通报表扬及绩效奖励。处罚：资料缺失、虚假、逾期未更新的，责令限期整改；情节严重的（如因资料缺失导致监管处罚），对责任