行政机关档案管理规范及操作指南

行政机关档案管理规范及操作指南行政机关档案是行政活动的原始记录，承载着政策制定、执法监管、公共服务等关键信息，既是法治政府建设的“凭证库”，也是政务公开与历史传承的“记忆载体”。随着数字化转型加速，档案管理从“实体保管”向“智慧服务”升级，需以规范为纲、以操作作矩，实现档案资源的安全留存与高效利用。一、档案管理规范的核心维度（一）制度体系建设：构建“权责清晰”的管理框架行政机关需以《中华人民共和国档案法》为依据，结合单位职能制定《档案管理办法》，明确“三级责任体系”：领导班子：统筹档案工作规划，审批重大事项（如销毁档案、数字化预算）；档案部门：负责日常管理、制度执行、业务指导；业务部门：承担文件形成、定期移交、利用配合职责。同时，细化归档、保管、利用、鉴定销毁等专项制度，例如《电子档案管理细则》需明确电子文件“同步生成、即时归档、双套保存”要求，避免“重纸质、轻电子”的管理脱节。（二）分类与归档范围：明确“应收尽收”的边界档案分类需兼顾“逻辑关联”与“检索效率”，常见分类方式为“年度—机构（或问题）—保管期限”。以某区政府为例，档案分为：文书档案：行政公文、会议纪要、调研报告等；科技档案：基建项目图纸、设备说明书等；人事档案：干部任免、考核材料等；特殊载体档案：录音、录像、实物档案（如荣誉奖牌）。归档范围需剔除“重复件、临时性文件、无查考价值的草稿”，重点纳入“决策类、执行类、凭证类”文件：如政府常务会议纪要、行政处罚决定书、政府采购合同等。需注意，涉密文件需单独标识，按保密等级实行“专柜、专库、专人”管理。（三）安全管理规范：筑牢“实体+信息”双防线实体安全：档案库房需满足“七防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防光、防高温、防尘），温度控制在14-24℃，湿度45%-60%，配备恒温恒湿设备、烟感报警器、防虫药剂（如樟脑丸需用纱布包裹，避免直接接触档案）。信息安全：电子档案实行“双套制”（纸质+电子），存储介质需“异地备份”（如本部与下属单位分存），涉密电子档案需加密处理，访问权限按“岗位需求”分级（如普通人员仅可查阅非密档案，领导可查看全宗目录）。（四）数字化转型规范：遵循“标准先行”的路径参照《数字档案室建设指南》，数字化工作需把握三个关键：对象选择：优先数字化“永久、长期保管”的档案，如建国后历史文书、重大项目档案；技术标准：文书档案扫描分辨率≥300dpi（彩色模式），照片档案采用TIFF格式，元数据需包含“档号、题名、形成时间、责任者”等核心字段；系统对接：档案管理系统需与OA系统、业务系统（如执法系统）对接，实现公文“一键归档”、业务数据“自动关联”。二、全流程操作指南（一）收集环节：把握“及时、完整”的原则定期收集：业务部门按“年度/季度”移交文件，填写《档案移交清单》（含文件份数、起止日期、密级），档案部门核对后双方签字；即时收集：重大活动（如党代会、大型调研）、突发事件（如疫情防控）的文件，需在活动结束后1个月内移交，确保“过程性材料”（如会议方案、现场照片、总结报告）完整归档；特殊要求：电子文件需“去密处理”（如去除敏感水印）后移交，确保与纸质文件“内容一致、格式可读”（推荐PDF/A、XML等长期保存格式）。（二）整理环节：实现“有序、可查”的目标分类组卷：以“问题相关性”为核心，如“2023年区教育局—义务教育政策”类下，组卷包含“政策制定请示、部门会签意见、正式发文”；编号编目：案卷编号采用“全宗号-年度-案卷号”（如A____），文件页号从“001”连续编号，编制《案卷目录》（含档号、题名、页数、保管期限）；装订装盒：去除金属物（如订书钉），用棉线“三孔一线”装订，装入无酸档案盒（盒脊标注档号、题名、期限），避免使用胶水、浆糊等易腐蚀材料。（三）保管环节：落实“安全、耐久”的要求实体保管：每月检查库房温湿度，每季度抽查档案完好度（重点检查字迹褪色、纸张破损情况），对破损档案采用“托裱、修复”技术处理；电子保管：存储在专用服务器（避免与办公网混用），每半年进行“可读性检测”（如打开PDF、播放视频），每2年迁移数据至新介质（如从硬盘迁移至光盘），防止“介质老化”导致数据丢失。（四）利用环节：践行“服务、高效”的宗旨内部利用：工作人员凭《档案借阅单》（部门领导签字）借阅，涉密档案需“分管领导审批”，借阅期限不超过15天，逾期需续借；外部利用：公民、法人需持“介绍信+身份证明”，填写《档案利用申请表》，经审核后可查阅非密档案，如需复制，档案部门需加盖“档案证明专用章”；数字化利用：通过档案管理系统实现“全文检索”（如输入“老旧小区改造”可定位相关文件），对高频利用档案（如历史规划图）制作“电子副本”，减少实体档案调用。（五）鉴定与销毁：坚守“合规、审慎”的底线鉴定小组：由档案员、业务骨干、法律顾问组成，每10年开展一次鉴定，重点审查“短期档案是否到期、长期档案是否需延长保管”；销毁流程：对无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》（含档号、题名、形成时间），经单位领导审批后，由“双人监销”（档案员+纪检人员），销毁后在清册上签字存档；特殊处理：涉密档案销毁需送“指定销毁机构”，禁止自行焚烧、丢弃。三、常见问题与优化建议（一）典型痛点1.归档滞后：业务部门“重业务、轻档案”，年度文件拖延至次年移交，导致“文件丢失、责任不清”；2.电子档案混乱：电子文件格式多样（如.docx、.wps），元数据缺失（如无形成时间、责任者），备份仅存于个人电脑；3.利用效率低：检索依赖“人工翻找”，档案分类过细（如按“日”组卷），导致“找档像大海捞针”。（二）优化路径1.考核倒逼：将“档案归档率、数字化完成率”纳入部门绩效考核，逾期移交扣减绩效分；2.技术赋能：统一电子文件格式为PDF/A，利用OA系统“自动采集元数据”（如发文时间、作者），实现“一键归档”；3.系统升级：引入“智能检索”（如语义分析、关键词联想），关联业务系统（如与执法系统对接，自动调取案件档案），打造“档案+业务”的协同平台。档案管理是行政机关的“隐形基建”，其规范程度决定了行政记