行政办公室档案管理制度

行政办公室档案管理制度一、总则为加强行政办公室档案管理，确保档案的完整、准确、安全与有效利用，为单位决策、业务开展及历史追溯提供可靠依据，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合本单位实际工作情况，制定本制度。本制度适用于本单位行政办公室及各部门在工作中形成的各类档案（含纸质、电子及音像档案）的收集、整理、保管、利用与销毁等管理活动。档案管理遵循“统一领导、分级负责、规范有序、方便利用”的原则，实行行政办公室集中管理与各部门协同配合的管理机制，确保档案管理工作与业务工作同步推进。二、归档范围（一）行政文书类涵盖单位各类会议（如办公会、专题会、股东会等）的记录、纪要；上级机关及外部单位来文、本单位发文（含请示、报告、通知、函件等）；单位年度工作计划、总结、工作报告；内部规章制度、管理办法、工作流程；对外联络函件、重要信访材料等。（二）人事管理类包含员工入职登记表、简历、学历/职称证书复印件；劳动合同、劳务协议及变更协议；员工考核、奖惩、培训、晋升、离职相关材料；社保、公积金缴纳凭证及人员花名册等。（三）财务资料类涉及年度财务预算、决算报表及分析报告；会计凭证（含原始凭证、记账凭证）、会计账簿（总账、明细账、日记账等）；财务审计报告、税务申报资料、发票存根及银行对账单；固定资产台账、资金使用审批单等。（四）业务工作类包含项目申报、审批、实施过程中的方案、合同、验收报告；对外合作协议、客户往来文件、招投标资料；业务调研、市场分析报告；知识产权（如专利、商标）申请及维护材料等。（五）其他类涵盖单位获得的荣誉证书、奖杯（影像资料或复印件）、牌匾；重要活动（如庆典、调研、培训）的照片、视频、音频；设备采购合同、维修记录、报废申请；电子档案的元数据、备份介质等。三、档案整理流程（一）收集各部门指定专人负责档案收集工作，每月（或每季度）对本部门形成的文件材料进行整理，确保文件（含电子文件）齐全、完整（如会议记录需经主持人审核，合同需附审批流程单）。需移交的档案应在工作完成后10个工作日内提交至行政办公室。（二）分类档案按“年度—类型—保管期限”进行分类。例如，2024年度形成的行政文书类永久保存档案，归入“2024—行政文书—永久”类目；电子档案按载体类型（如PDF、视频、数据库文件）单独分类，确保与纸质档案对应。（三）编号与立卷1.编号规则：采用“年度+类别代码+案卷号”，如2024年行政文书类第1卷，编号为“2024—XZ—001”（类别代码：行政文书XZ、人事RS、财务CW、业务YW、其他QT）。2.立卷要求：将同类文件按时间或重要程度排序，编制卷内文件目录（注明文号、标题、日期、页数），填写案卷封面（含案卷题名、起止日期、保管期限等），装订成册（电子档案需建立检索目录）。（四）归档移交行政办公室对移交的档案进行审核（检查完整性、规范性），符合要求的办理交接手续，填写《档案归档登记表》（双方签字确认），纸质档案与电子档案同步归档（电子档案需确保可读、可用、无病毒）。四、档案保管与利用（一）保管条件档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防光、防磁功能，配备温湿度调控设备（温度14-24℃，湿度45-60%），定期检查档案状况（每月至少1次）。电子档案需存储于专用服务器或移动介质，定期（每半年）备份，防止数据丢失。（二）借阅管理1.内部借阅：员工借阅档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准（涉密档案需分管领导批准）。借阅期限一般不超过7天，到期需归还或办理续借手续。2.外部借阅：外部单位借阅需持单位介绍信，经单位领导批准，原则上仅提供复印件，且需登记借阅人信息、用途。（三）利用服务行政办公室应建立档案检索系统（如电子目录、纸质索引），提供线上（内部OA系统）、线下查阅服务。复制档案需登记用途，对高频利用的档案可编制专题汇编（如年度政策文件集）。定期统计档案利用效果（如服务决策次数、解决问题案例），优化管理流程。（四）鉴定与销毁每5年开展一次档案鉴定工作，由行政办公室、相关业务部门及档案专家组成鉴定小组，审核档案保管期限，提出销毁或续存意见。需销毁的档案编制《档案销毁清册》，经单位领导批准后，由两人监销（纸质档案需粉碎，电子档案需彻底删除并记录），销毁记录永久存档。五、保密与安全管理（一）保密要求涉密档案（如人事薪酬、战略规划、涉密合同）单独存放，借阅、复制需严格审批（填写《涉密档案使用审批单》），接触人员需签订保密协议。电子档案需设置访问权限（如密码、角色权限），防止非授权访问。（二）安全措施档案库房安装监控、消防设施（如烟感报警器、灭火器），定期检查电路、门窗；电子档案采用加密存储、异地备份（如云端+本地双备份），防止病毒、黑客攻击。每年开展一次档案安全演练（如火灾应急、数据恢复演练），提升应急处置能力。六、责任与考核（一）岗位责任档案管理员：负责档案的收集、整理、保管、利用，确保档案完整、安全；定期更新档案目录，向领导汇报管理情况。部门负责人：督促本部门档案及时移交，审核档案质量，对涉密档案的真实性、保密性负责。（二）考核办法行政办公室每半年对档案管理工作进行检查（含归档及时性、整理规范性、利用效率等），将结果纳入部门及个人绩效考核。对成绩突出的部门/个人予以