酒店采购流程

会计实操文库1/1企业管理-酒店采购流程酒店采购流程SOP（全环节标准化操作指南）一、流程总则（一）适用范围本SOP适用于酒店所有物资采购，涵盖：餐饮类：食材（生鲜、干货、粮油）、酒水饮料、餐具厨具；客房类：布草、洗漱用品、客用品（牙具、浴帽等）、清洁设备；行政类：办公用品、劳保用品、维修配件；工程类：大型设备（空调、电梯）、装修材料（特殊采购）。（二）核心原则合规性：所有采购需符合《酒店财务管理制度》《政府采购法》（若涉及），杜绝无审批采购；成本性：优先选择“质价比最优”供应商，大额采购需招标或三家比价；时效性：保障物资供应及时，避免影响运营（如餐饮食材需当日送达）；可追溯性：全程留存采购单据（申请单、合同、验收单等），保存期不少于3年。（三）权责分工部门/岗位职责说明需求部门提交采购申请、明确需求规格、参与验收、使用反馈采购部供应商开发与管理、采购执行、价格谈判、合同签订、进度跟踪财务部预算审核、价格复核、付款结算、账务处理、定期审计质检部（若有）食材/客用品质量验收、供应商资质审核、抽检不合格品处理管理层超预算/大额采购审批、特殊采购决策二、采购申请环节（发起→审核）（一）申请发起（需求部门）常规采购（周期性物资）：每月25日前，需求部门填写《月度采购申请单》（附件1），明确物资名称、规格、单位、数量、预估单价、用途、需求日期；餐饮部需附《食材需求清单》（标注每日用量、保鲜期），客房部需附《客用品消耗统计表》（按床位/入住率测算）。紧急采购（临时短缺物资）：填写《紧急采购申请单》（附件2），注明“紧急”及原因（如“后厨冰箱故障需采购备用冷柜”），需求日期不得晚于3个工作日。大额采购（单批≥5万元）：额外提交《采购可行性报告》，含用途说明、市场行情分析、预算来源，需附3家以上供应商报价单。（二）层级审核部门负责人审核：1个工作日内完成，确认需求合理性（如“是否重复采购”“规格是否明确”），签字确认；财务部审核：1个工作日内完成，核对预算额度（是否在月度预算内）、价格合理性（与历史采购价比对），超预算需标注“待预算调整”；管理层审批：常规采购：采购金额≤1万元由采购部经理审批；1-5万元由财务总监审批；≥5万元由总经理审批；紧急采购：所有紧急采购需财务总监加签；审批时限：常规2个工作日，紧急1个工作日。三、供应商管理环节（开发→评估）（一）供应商开发（采购部）资质筛选：必备资质：营业执照、食品经营许可证（餐饮类）、质检报告（客用品）、特种设备生产许可证（工程类）；优先条件：酒店行业供货经验≥1年、有冷链运输能力（生鲜）、可提供账期（30-60天）。入库流程：供应商填写《供应商登记表》（附件3），提交资质文件复印件（加盖公章）；采购部联合质检部实地考察（生产/仓储环境、供货能力），形成《供应商考察报告》；合格供应商纳入《合格供应商名录》，分配唯一编码（如“CG-S-001”，“S”代表食材类）。（二）供应商评估与淘汰月度评估：采购部联合需求部门、财务部，从“价格（30%）、质量（30%）、时效（20%）、服务（20%）”四维度评分，≥85分为A级，60-84分为B级，＜60分为C级；分级管理：A级：优先合作，可协商延长账期、增加采购量；B级：限期整改（15天），整改后复评；C级：立即从名录中剔除，1年内不得合作；年度复审：每年12月更新《合格供应商名录》，淘汰连续2次B级及以下供应商，补充新合格供应商（比例不低于10%）。四、采购执行环节（定价→下单）（一）定价方式小额采购（≤1万元）：电话/线上询价，选择报价最低且资质合格的供应商，留存询价记录；中额采购（1-5万元）：三家比价，填写《比价单》（附件4），经采购部经理签字确认；大额采购（≥5万元）：公开招标（金额≥10万元）：发布招标公告，组建评标小组（采购、财务、需求部门代表），按“价格40%+质量30%+服务30%”评标；竞争性谈判（5-10万元）：邀请3家以上供应商谈判，确定最优方案。（二）合同签订必签场景：大额采购、长期供货（如年度食材供应）、定制化物资（如印酒店LOGO的客用品）；合同要素：明确物资规格、数量、单价、总金额、交货期、质量标准、验收方式、付款条件（如“验收合格后30天付款”）、违约责任（如“延期交货按日扣总金额1‰”）；审批流程：采购部拟定合同→财务部审核价格与付款条款→法务部（或外聘律师）审核合规性→管理层签字→双方盖章，合同原件交财务部存档。（三）下单发货采购部根据审批通过的申请单与合同，向供应商下达《采购订单》（附件5），注明订单编号、交货地址（酒店仓库/指定区域）、联系人及电话；供应商确认订单后，采购部跟踪发货进度，生鲜等时效性物资需要求供应商提前1天告知到货时间，便于验收准备。五、验收入库环节（到货→入库）（一）到货验收验收人员：需求部门（确认规格）、采购部（确认数量）、质检部（确认质量），三方到场验收；验收标准：数量：核对实际到货量与订单是否一致，允许误差±5%（散装食材），超差需注明原因；质量：食材：检查新鲜度（如蔬菜无腐烂、肉类无异味）、保质期（距过期不少于1/3周期）、质检报告；客用品：包装完好、标识清晰（含生产厂家、生产日期）、符合酒店标准（如洗漱用品香型）；设备：外观无破损、附带说明书与保修卡；问题处理：不合格品：填写《不合格品处理单》（附件6），注明“退货”“换货”或“折价接收”，由供应商签字确认，采购部跟踪处理结果；短缺/溢货：短缺需供应商补货，溢货需补录入库或退回，均需在验收单注明。（二）入库登记验收合格后，三方在《验收单》（附件7）签字确认，验收单需附供应商送货单；仓库管理员凭验收单填写《入库单》（附件8），注明物资编码、名称、数量、单价、入库日期，登记《库存台账》；食材等易腐物资直接由餐饮部验收后领用，需在入库单注明“直送领用”，跳过仓库存储环节。六、付款结算环节（对账→付款）（一）对账核对每月5日前，供应商提交发票（增值税专用发票优先）、送货单、验收单，与采购部核对《月度采购对账单》（附件9）；采购部核对单据一致性（发票金额=订单金额=验收金额），财务部复核发票合规性（发票抬头、税率、印章），核对无误后签字确认。（二）付款申请与审批采购部填写《付款申请单》（附件10），附对账单、发票、验收单等单据；审批流程：采购部经理审核→财务部经理复核（确认账期已到、单据齐全）→财务总监审批→总经理审批（≥5万元）；付款时限：账期内3个工作日完成付款，紧急采购可申请“预付款”（不超过总金额30%）。（三）付款执行财务部按合同约定方式付款（银行转账为主，小额可现金），付款后在单据上标注“已付”及付款日期；供应商确认收款后，采购部索取收款凭证，与付款单据一并交财务部归档。七、特殊场景处理（一）退货退款验收不合格需退货：采购部2个工作日内通知供应商退货，待货物退回后，供应商开具红字发票，财务部办理退款；已入库后发现质量问题：需求部门提交《质量异议单》，质检部核实后，采购部协调退货或折价，财务部调整账务。（二）应急采购需求部门可直接联系合格供应商紧急采购，事后24小时内补全申请与审批手续；若合格供应商无法供货，可临时选择其他供应商，但需在1周内补充其资质审核资料。（三）废旧物资处置（关联采购）旧设备、报废物资由需求部门提交《处置申请单》，采购部联系回收商，处置收入冲抵采购预算；处置过程需财务部全程监督，留存回收合同与收款凭证。八、流程管控与优化单据管理：所有采购单据按“订单编号”归档，电子档同步上传至酒店OA系统，便于追溯；定期审计：财务部每季度开展采购专项审计，重点核查“价格合理性”“单据完整性”“供应商资质”，形成《审计报告》；持续优化：每半年召开采购流程评审会，收集需求部门反馈，优化审批时限、验收标准等环节（如缩短紧