公文、印章及文印管理综合制度

公文、印章及文印管理综合制度第一章总则1.1制定目的为规范集团及下属各单位公文处理、印章使用及文印室运营管理，明确管理职责、流程及标准，确保各项工作高效、有序、安全开展，保障集团内部信息传递畅通、对外沟通规范、资产及商业秘密安全，依据相关法律法规及集团管理要求，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于集团总部、各地区公司、二级公司（含项目公司，下同）的公文处理、印章管理及文印室日常运营等相关活动，覆盖所有部门及全体员工。1.3核心原则公文处理：坚持实事求是、精简高效、及时准确、安全保密的原则，确保公文流转规范、办理闭环。印章管理：遵循“统一管理、分级负责、严格审批、安全规范”的原则，杜绝无授权用章、违规用章行为。文印管理：秉持“按需服务、高效便捷、保密合规、成本可控”的原则，保障文印服务质量，降低运营成本。第二章公文管理规定2.1公文定义与种类2.1.1公文定义公文是指集团与政府职能部门、外部相关单位之间传送的文件，以及集团内部各单位相互传送的各类文件（含会议纪要）、制度规范（不含合同类文件），是集团开展管理、沟通协调、事项决策的重要载体。2.1.2公文种类及适用范围命令（令）：适用于依照相关制度和规定，宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项，以及人事任免。公告：适用于向集团内外宣布重要事项或者决定事项。通告：适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，以及人事任免。通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情况。报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问（含审计报告）。请示：适用于向上级单位请求指示、批准。批复：适用于答复下级单位的请示事项。会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议结束后1个工作日内须整理完毕，并分发相关领导及部门。2.2公文处理职责与机构2.2.1管理机构各级单位的行政人事部门是公文处理的管理机构，主管本单位的公文处理工作，并指导下级单位的公文处理工作，履行公文收发、登记、审核、传递、归档等管理职责。2.2.2行文限制各级单位除行政人事部门外，其他部门不得对外正式行文，确需对外沟通的，须通过行政人事部门统一办理或经批准后以单位名义行文。2.3公文格式标准公文一般由以下部分组成，各要素需严格按照规范执行：秘密等级和保密期限：涉及集团秘密的公文须标明密级（绝密、机密、秘密）和保密期限，其中“绝密”“机密”级公文还应标明份数序号。紧急程度：紧急公文须根据紧急程度分别标明“紧急”“加急”，明确办理时限要求。发文单位标识：使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文的，主办单位排列在前。发文字号：由单位代字、年份、序号组成，年份用六角括号“〔〕”括入，序号不加“第”字、不编虚位。联合行文只标明主办单位发文字号。签发人：上行文应当标注签发人姓名，由批准发文的负责人签署。标题：准确简要概括公文主要内容并标明公文种类，一般标明发文单位。标题中除法规、规章、制度名称加书名号外，一般不用标点符号。主送单位：公文的主要受理单位，使用全称或者规范化简称，明确公文送达的核心对象。正文：表述公文核心内容，逻辑清晰、条理分明，语言准确规范、简洁庄重，涉及数据、时间、事项等关键信息须准确无误。附件说明：公文如有附件，需注明附件顺序和名称，附件名称后不加标点符号。成文日期：以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。联系人员及联系方式：公文需明确经办人员姓名、联系电话，便于接收方沟通咨询。印章：公文应加盖公章，公章加盖在成文单位和成文日期之上，做到“骑年盖月、清晰端正”；公文以电报形式发出的除外，其余均须加盖印章。联合上报的公文，各上报单位分别加盖印章；联合下发的公文，发文单位均应加盖印章。附注：需要说明的其他事项，加括号标注，如“此件可公开发布”“联系人及电话”等。附件：随公文附上的相关文件、资料，是公文的重要组成部分，与公文具有同等效力。主题词：根据公文内容标注核心主题词，上行文按照上级单位要求标注。抄送单位：除主送单位外需抄送执行或知晓公文的其他单位、领导，使用全称或者规范化简称。份数：注明公文需要发送及归档的总份数。排版要求：文字从左至右横写、横排，页面设置规范，字体、字号符合公文格式要求。2.4行文规则行文必要性：行文应当确有必要，注重效用，可发可不发的公文一律不发。行文关系：根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告；因特殊情况需越级行文的，应抄送被越过的上级单位。职权范围内事项：属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理，不得多头行文。下行文抄送要求：向下级单位的重要行文（含通知、会议纪要、人事任免、生产销售计划、总结等），应当同时抄送直接上级单位、相关领导及关联单位。以地区公司名义发出的重要公文，需同时抄送集团总部、地区公司审计部及相关单位。集团重要行文，需同时抄送董事会、集团领导、集团监事会及相关单位。请示与报告规范：“请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，用抄送形式，不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项，不得在报告中请求批准相关事项。2.5发文办理流程发文办理是指从公文拟稿到正式发出的全过程，包括拟稿、核稿、会签、签发、编号、校对、打印、盖章、分发等环节，流程如下：拟稿→核稿→会签→签发→编号→校对→打印→盖章→分发→登记归档2.5.1拟稿拟稿主体：集团各部门、地区公司、二级公司根据其职权范围或集团（地区公司）领导指示，可就相关事项拟稿；涉及多个部门、地区公司、二级公司的事项，可联合拟稿。拟稿要求：稿件格式需符合本制度2.3条公文格式标准，内容完整、数据准确、表述清晰，明确公文的目的、依据、具体事项及执行要求。2.5.2核稿公文草拟完毕后，由拟稿单位负责人进行核稿，重点核查以下内容：文稿数据的准确性、时间的真实性；所提建议、措施的可行性；问题阐述的完整性、逻辑的严密性；公文格式、文种使用的规范性；文字表达的准确性、简洁性。核稿完成后，拟稿单位负责人在草拟稿上签名确认。2.5.3会签会签情形：公文有关事项涉及拟稿部门以外的其他管线、地区公司、二级公司职权的，需按职权范围进行会签。公文有关事项不涉及拟稿部门以外其他管线、二级公司职权的，原则上不需会签，经管线领导审签后即可发放；涉及重大事项的，由拟稿部门主管领导决定，上报相关管线领导或总经理、董事会会签。会签程序：所有会签文件及其附件由经办部门人员在行政人事部门盖骑缝章后，使用“拟文稿纸”进行会签，会签顺序按职权从低到高、从相关部门到核心领导依次进行。会签时限：“普通”公文：8个工作小时内会签完毕；“紧急”类公文：4个工作小时内会签完毕；“加急”公文：随到随签，必要时可集体商榷（紧急程度由拟稿单位确定、管线领导审定，并说明理由）；如公文涉及事项复杂，行政人事部门可适当延长时限，但不得超过上述规定时限的两倍。会签意见处理：会签单位对公文有不同意见的，应书面说明理由，由拟稿部门整理后一并送签发人；如存在分歧，拟稿部门需主动协调，协调无果的，报请上级单位或领导裁定。2.5.4签发签发权限：集团管理制度、办法及规定性文件，由集团总经理签发；集团重要对外文件（如对政府函件），由集团总经理签发；地区公司重要对外文件（如对政府函件），由地区公司总经理签发；集团总部各职能部门间知会性函件，由该部门负责人签发；地区公司/二级公司对内发文，由该地区公司/二级公司第一负责人签发；人事任免通知，按人事管理权限签发。签发要求：文件一经签发，原则上不得改动；如确需修改，须经签发人同意后按程序复审。签发人需在“拟文稿纸”上签署明确意见、姓名及签发日期。2.5.5编号集团（地区公司）名义发文：拟稿部门需附送已审批的“拟文稿纸”、公文稿样及电子文档，交由行政人事部门统一登记、编号，编号规则按“集团各单位名称与规范简称及字号对照表”执行。部门或二级公司名义发文：由各拟稿单位自行登记编号，并报行政人事部门备案。2.5.6校对、打印校对：经签发的公文，拟稿部门将文稿缮印后，由拟稿人进行初校，重点核对文字、数据、格式等是否准确；行政人事部门在正式印制前进行复核，重点核查审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一规范。经复核需要对文稿进行实质性修改的，需按程序复审。打印：拟稿人校对确认无误后，行政人事部门或指定文印机构进行打印，确保公文印刷清晰、排版规范、份数准确。2.5.7盖章、分发盖章：发文需加盖公章，严格按照《印章管理规定》执行，确保印章清晰、位置规范。分发：集团总部或地区公司（含各职能部门）发文：向地区公司（二级公司）发文（非工程、设计类），由行政人事部门负责送达并做好发文登记；其余公文由各发文单位自行送达，自行送达不便的（非工程、设计类公文），可委托行政人事部门代为送达。二级公司发文：由二级公司自行负责送达，建立发文台账，做好登记工作。特殊要求：地区公司（二级公司）向集团领导（地区公司领导）报送非常规报告、请示等公文，需经行政人事部门批转，不得直接送交。2.6收文办理流程收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、归档等程序，确保公文及时处理、闭环管理。2.6.1签收、登记签收：收文单位行政人事部门负责公文签收，核对公文份数、密封情况，确认无误后在发文回执上签字确认；异地单位接到收文通知后，须在2小时内主动回复发文方，并传真收文回执，超过时限按误办处理。登记：行政人事部门对签收的公文进行分类登记，详细记录公文标题、发文字号、发文单位、收文日期、紧急程度、密级、份数、办理情况等信息，建立收文台账，并将相关信息录入电脑系统以便查证。2.6.2审核、拟办审核：行政人事部门对收到的公文进行审核，重点核查：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、集团制度及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。对不符合要求的公文，经行政人事部门负责人批准后，说明理由退回呈报单位。拟办：对符合要求的公文，行政人事部门使用“公文阅办单”提出拟办意见，明确办理部门、办理时限及注意事项，送领导批示或者交有关部门办理；需要两个以上部门办理的，明确主办部门。2.6.3批办、承办批办：上级单位下发或交办的公文，行政人事部门根据来文内容、性质提出拟办意见后，送集团（地区公司）领导批示或批转有关部门承办。批示要求：需多位领导批示的，一般按领导排序由后向前传批；对有具体办理事项的，批示人应明确签署意见、姓名和审批日期，其他批示人签阅视为同意；无具体办理事项的，签阅表示阅知；批示人不能亲自批示的（如开会、外出等），由行政人事部门负责电话联系，根据电话记录代为签署意见，事后由批示人补签；时限要求：“普通”公文8个工作小时内批示完毕；“紧急”类公文4个工作小时内批示完毕；“加急”公文随到随批，必要时集体商榷。事项复杂的，可适当延长时限，但不得超过规定时限的两倍。承办：承办部门收到交办的公文后，应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文按时限要求办理，确有困难的及时说明；对不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的，及时退回交办的行政人事部门并说明理由。公文办理中涉及其他部门职权的，主办部门应主动协商；有分歧的，主办部门主要负责人出面协调，仍不能取得一致的，报请上级单位、领导协调或裁定。2.6.4催办、归档催办：行政人事部门负责公文催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，及时向领导反馈办理进度，确保公文按时办结。归档：公文办理完毕后，承办部门及时将公文及相关材料移交行政人事部门，由行政人事部门整理（立卷）、归档。归档需保证公文齐全、完整，能正确反映本单位主要工作情况，便于保管和使用。2.7公文归档与销毁归档范围：所有办理完毕且具有保存价值的公文，均需归档，个人不得保存应当归档的公文。归档要求：按公文编号分类登记，将公文的编号、时间、内容、处理情况等录入电脑系统；联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或副本；单位负责人兼任其他单位职务形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。保管期限：根据公文的重要程度、使用价值确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。销毁：不具备归档和存查价值的公文，经鉴别并经行政人事部门负责人批准后，可以销毁。销毁秘密公文需到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销；销毁绝密公文需进行登记。特殊情况处理：单位合并时，全部公文随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门；工作人员调离工作岗位时，需将本人暂存、借用的公文按规定移交清退。2.8授权及保密管理授权：公文批示人、会签人、签发人可针对特定业务实际情况，授权有关人员代其履行相应职权，并将授权证明送相应行政人事部门备案。保密：各单位应做好公文保密工作，“秘密”级以上公文仅传阅至地区公司领导及相关涉及人员（由行政人事部门确定）；严禁泄露公文涉及的商业秘密、工作秘密等敏感信息，违反保密规定的，按集团相关制度追究责任。2.9电子邮件管理2.9.1总则公司开通Internet电子邮件服务，旨在促进员工工作内外交流，电子信息网络不得传递与工作无关的内容，违者视情节轻重给予批评、降薪、降职、辞退处分。2.9.2邮件服务器管理办公室统一管理公司邮件服务器，负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作。2.9.3邮件开户须知申请电子邮件开户需填写“电子邮件开户申请表”，在保密承诺书一栏签字，经部门经理审核签字后，提交办公室邮件管理人员开户。邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”，注明配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则，并通知申请人。2.9.4电子邮件使用规程邮箱空间管理：用户应定期检查邮箱、取走邮件，每个用户邮箱容量不得超过10M；超过10M的，管理员有权删除两个月以前的旧邮件，因未遵守规定造成的损失由用户自行承担。邮件发送限制：禁止向异地发送大于2M的电子邮件；严禁使用FIDMAIL下载软件；严禁使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅，图书室集中管理，申请订阅者需填写“电子杂志订阅申请表”，提交图书室订阅；公司驻外机构可由系统主管审批后另行处理。邮箱使用要求：在公司内部使用电子邮件只能使用公司开户的邮箱地址，不得擅自使用其他邮件地址。邮件内容限制：严禁转发有危害社会安全的言论、政治性评论文章及一切无聊邮件。保密资料发送规范：秘密级：需经部门经理同意加密发送，由部门对资料安全负责。机密级：由部门经理签字同意，将发送资料交办公室审核、存档，由办公室负责发送。绝密级：禁止在网上发送。2.9.5监督检查与违规处罚监督检查：员工使用公司电子邮件需接受办公室监管，系统会自动保存部分用户收发电子邮件的副本，以便监督、检查和备案。违规处罚：异地发送超过2M的大邮件、使用FIDMAIL下载软件或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的，视情节严重程度处以500~800元罚款。转发有危害社会安全的言论、政治性评论文章及其他与工作无关邮件的，首次发现作降薪处理，再次发现作降职处理，三次发现作辞退处理。在公司内部使用非公司电子邮件地址的，罚款200元。利用电子邮件泄露公司商业秘密的，视情节轻重处以降薪直至辞退处理；造成恶劣影响或重大损失的，公司依法追究其法律责任。第三章印章管理规定3.1印章定义与管理原则3.1.1印章定义本制度所称印章包括集团及下属各单位的公司法人章（公章）、各种业务章（如财务专用章、发票专用章、工程专用章、销售专用章等）及集团各部门章。3.1.2管理原则印章管理遵循“统一审批、分级保管、规范使用、全程留痕”的原则，确保印章使用合法、安全、有序。3.2印章的刻制与启用3.2.1刻制审批集团各部门刻制及启用印章：须经集团主管行政副总经理核准，由总经理办公室统一办理刻制及启用事宜。地区公司、二级公司刻制及启用印章：须经地区公司主管行政副总经理核准，由行政人事部统一办理刻制及启用事宜，刻制完成后须报集团总经理办公室备案。禁止性规定：二级公司下属部门不得刻制印章。3.2.2领取与启用领取：印章保管人员根据本制度从行政人事部门领取需保管的印章，签署领取备案表，明确保管责任。启用：集团总经理办公室负责发布集团及各部门印章启用通知及印章式样至集团各部门、地区公司；地区公司行政人事部负责发布地区公司及下属二级公司印章启用通知及印章式样至地区公司各部门及二级公司，并报集团总经理办公室备案。3.3印章的分类与保管3.3.1印章分类公司公章（法人章）：代表公司法人资格，用于对外出具公文、合同、协议等重要文件。部门章：代表集团或地区公司各部门，用于内部业务沟通、管理指令传达等。业务章：用于特定业务场景，包括财务专用章、发票专用章、工程专用章、销售专用章等。3.3.2保管责任与要求保管主体：集团总经理办公室集中统一保管的印章：集团公章、合同专用章、集团各部门印章。地区公司行政人事部门集中统一保管的印章：地区公司及其下属二级公司的法人章、合同专用章。各部门、二级公司自行保管的印章：财务专用章、发票专用章；总工室、开发部的部门章；二级公司工程专用章、销售专用章；监事会、审计部的部门章。保管要求：印章须指定专人负责保管，保管人员与集团公司签订岗位责任书，明确保管责任。印章应存放于保险柜内，使用后及时收存锁好；注重保养，防止碰损，及时清洗以保持印迹清晰。保管人员需确保集团公司能随时与之取得联系，保证及时用章；请假或外出时，须事先取得部门负责人同意，将印章移交给行政人事部门主要负责人，并办理暂时代保管手续。保管人员离职或调任时，须办理印章交接手续，列明印章清单，经接收人、监交人签字确认后完成移交。3.4印章的使用范围与审批程序3.4.1法人章（公章）的使用范围与审批[3.4.1.1](3.4.1.1)对外使用范围及审批集团总部：对外公文使用公章，须经部门第一负责人审签（上报省、市政府及政府有关部门的文件资料须经集团总经理办公室负责人审核），主管老总及行政管线老总以上领导审定；重要文件用章前须经总经理审定。各地区公司：对外公文使用公章，须经部门、二级公司第一负责人审签（上报省、市政府及政府有关部门的文件资料须经地区公司行政人事部负责人审核），主管老总及行政管线老总（特殊情况集团总经理助理以上其他领导）以上领导审定。跨单位发文：各部门因公务需以二级公司名义对外发文，用章审批程序同地区公司对外公文用章规定。证件用章：办理证件使用钢印，须由行政人事部门负责人审签。合同协议用章：原则上所有合同和协议须按照《合同订立实施细则》执行，会审手续齐全方可盖章；特殊情况下未经过合同会审程序的，需主管老总及行政管线老总（特殊情况集团总经理助理以上其他领导）在“用章审批表”上签字同意，且经法律部门对合同或协议条款审核无误后，方可盖章。常规业务用章：对外常规业务（各种年检、年审、报建、招投标、工程资料等）使用公章，须经部门、二级公司第一负责人审签。银行账户用章：银行新开账户，经主管财务副总经理以上领导审签。财务税务用章：所有财务、税务登记报表（含对外提供有关资料），统一由财务部总监或主管业务经理审签。产权及担保用章：涉及集团、地区公司、二级公司财产抵押、财产产权、贷款、借款、担保的法定代表人委托书、法人代表证明书，须经法人代表或主管财务副总经理（总经理助理）以上领导审签。产权及按揭业务用章：地区公司产权组为业主办理产权、按揭组为业主购房提供借款抵押保证的合同，在向政府部门提供成套资料齐全的情况下，可由产权组、按揭组负责人或以上领导审批用章。禁止性规定：地区公司、二级公司未经公司董事会或集团董事会授权批准，擅自进行投资经营活动、对外担保、对外借贷款、对外签订合同等活动，印章管理人员不得盖章。[3.4.1.2](3.4.1.2)对内使用范围及审批集团总部：重要文件发布、重大人事任免等用章，须经总经理办公室第一负责人审核，主管行政副总经理及总经理或董事会批准。各地区公司：重要文件发布、重大人事任免等用章，须经行政人事部第一负责人审核，主管行政副总经理或总经理、董事会批准。二级公司：对内发文由二级公司第一负责人签发（领导特别交待的除外）。3.4.2部门章的使用范围与审批[3.4.2.1](3.4.2.1)使用范围集团总部部门章：代表集团在向下级行使管理权，用于各部门内部业务沟通、管理指令传达等。地区公司部门章：代表地区公司在向下级行使管理权，用于各部门内部业务沟通、管理指令传达等。[3.4.2.2](3.4.2.2)审批程序集团部门章：一般工作通知：部门第一负责人审批（领导特殊交待的除外）。政策性文件：部门第一负责人审核后，报主管副总经理（或总经理助理）审批。特殊部门章：总经理办公室印章，所有用章须经部门第一负责人（业务经理以上领导）审批，人事任免、晋升、工资晋级须由第一负责人或主管副总经理以上领导按权限审批；财务部印章，所有用章须经部门第一负责人（业务经理以上领导）审批，奖金分配方案须由财务部第一负责人或主管副总经理以上领导按权限审批。地区公司部门章：一般工作通知：部门第一负责人审批（领导特殊交待的除外）。政策性文件：部门第一负责人审核后，报主管副总经理（或总经理助理）及主管行政领导审批。特殊部门章：行政人事部印章，所有用章须经部门第一负责人（业务经理以上领导）审批，人事任免、晋升、工资晋级须由第一负责人或主管副总经理以上领导按权限审批；财务部印章，所有用章须经部门第一负责人（业务经理以上领导）审批，奖金分配方案须由财务部第一负责人或主管副总经理以上领导按权限审批。3.4.3业务章的使用范围与审批[3.4.3.1](3.4.3.1)使用范围财务专用章：代表公司用于办理有关银行业务。发票专用章：代表公司用于开具发票业务。工程专用章：代表公司用于单项工程开工报告、工程修改通知单、工程类会议纪要、内部竣工初验；工程方面资料（图纸、会审记录、预结算报告）；工程方面对集团内部及关联单位的往来文件。销售专用章：代表公司用于楼宇认购书、楼宇登记书、楼宇登记表、业主介绍确认书、电器套餐确认表、延迟签约协议书、解除合同通知书、各类销售协议（不含商品房买卖合同）。[3.4.3.2](3.4.3.2)审批程序财务专用章和发票专用章：须经部门第一负责人审批。销售专用章：须经二级公司第一负责人审批。工程专用章：须由二级公司工程部经理审核（工程修改通知单、图纸、会审纪要须由项目公司主管设计负责人审核），再由二级公司第一负责人审批。3.4.4特殊用章规定公文用章：有关公文经签发人签发后，可使用发文依据（拟文稿纸）申请用章，无需填写“用章审批表”。超出范围用章：集团或地区公司各部门、二级公司自行保管的部门章（业务章），须在本制度规定范围内使用；超出范围使用的，经办人及该单位主要负责人承担相应责任和连带责任。紧急用章：急需用章而本部门负责人外出的，可通过传真形式审签；传真形式无法审签的，须由行政人事部门负责人或管线副总经理（总经理助理）以上领导审签。3.5用章注意事项严格执行审批程序：使用印章必须按本制度规定的审批程序执行，手续不全者严禁用章。用章登记要求：除公文用章外，所有用章均须填写“用章审批表”，按权限审批后，由经办人在用章登记簿上逐项登记（含用章日期、用章事由、用章文件名称、份数、审批人、经办人等信息），方可盖章。用章审核责任：印章管理人员用章前须认真审核，明确用章内容、目的及用印份数，确认符合用章手续后再盖章；对符合规定、手续齐全的，按先后缓急顺序盖章，不得拖延。禁止性规定：各级印章管理人员对未经核准的文件，不得擅自用章；对不符合本制度或其他有关规定的，应立即向行政人事部门负责人汇报，未经同意不得盖章。不得在空白凭证、便笺上加盖印章。用章留存：对需要留存的重要资料（合同、协议及对外重要文件），盖印后（对外文件可留未经盖章的复印件）留存一份，立卷存档。3.6印章外借与检查3.6.1印章外借外借限制：一般情况下不得将印章携带出办公室使用。外借程序：确因工作所需的，经本部门负责人审批同意并办理登记手续后，由印章管理员携带印章到现场盖印或监印；带到公司印章主管部门以外使用的，须经主管行政的领导批准，并确保交予安全可靠的人员保管，认真做好外借登记（含外借日期、事由、借用人、归还日期等）。归还要求：印章外借使用完毕后，需及时办理归还手续，印章管理员须督促借用人员按时归还。3.6.2检查监督集团总经理办公室定期检查本部门及各地区公司的用章情况，包括用章审批手续、登记记录、印章保管状况等，发现问题及时督促整改。3.7印章遗失与责任追究遗失处理：印章遗失或失窃，保管人员应立即向上级汇报，并依法公告作废，同时按程序申请重新刻制