2026年智能宠物喂食器制造公司采购合同审批与履行管理制度

2026年智能宠物喂食器制造公司采购合同审批与履行管理制度一、总则（一）制定目的为规范公司智能宠物喂食器生产经营所需采购合同的起草、审批、签订、履行、变更及终止全流程管理，防范合同法律风险、履约风险和资金风险，保障采购交易合法合规，维护公司合法权益，结合公司生产运营实际及《中华人民共和国民法典》（合同编）、《采购与供应链管理规范》等相关法规、行业标准要求，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部采购部、法务部、财务部、生产部、质检部全体相关人员，以及涉及采购合同起草、审核、审批、签订、履行的所有岗位员工，覆盖智能宠物喂食器生产所需原材料（壳体塑料颗粒、电子元器件等）、生产设备、辅助物资、服务类采购等所有类型采购合同的全生命周期管理。紧急采购合同的审批可简化流程，但需事后补全相关手续，具体参照《紧急采购管理制度》执行。（三）基本原则1.合规合法原则：采购合同的起草、签订、履行需符合国家法律法规及公司内部管理规定，合同条款无法律漏洞，禁止签订无效或可撤销风险的合同。2.权责对等原则：合同条款需明确供需双方的权利与义务，违约责任清晰可界定，确保双方权责匹配，避免单方面加重公司责任或弱化供应商义务。3.风险可控原则：合同签订前核查供应商资质，履行过程中跟踪交货、验收、付款节点，及时识别履约风险并采取应对措施，降低合同纠纷概率。4.全程管控原则：采购合同从起草到终止的全流程留存书面或电子记录，审批痕迹、履约凭证、沟通记录等均需可追溯，确保管理无盲区。5.效益优先原则：合同条款需兼顾合规性与公司经济效益，付款方式、交货周期、质量标准等约定需贴合公司生产运营需求，保障采购性价比。二、组织与职责（一）采购部（牵头部门）采购部是采购合同管理的核心牵头部门，主要职责：根据采购需求起草合同文本，确保合同标的、数量、规格、价格、交货期等核心条款与采购需求一致；收集供应商资质文件（营业执照、生产许可证等），核实供应商履约能力；按审批流程提报合同审批申请，跟进审批进度；合同审批通过后与供应商签订正式合同，确保签订流程规范；跟踪合同履行进度，协调解决交货延迟、质量不符等履约问题；整理合同相关资料，归档至指定台账，配合法务部处理合同纠纷。（二）法务部（审核部门）法务部负责审核采购合同的法律合规性，重点核查主体资格、权利义务、违约责任、争议解决方式等条款；识别合同中的法律风险点，提出修改建议；对金额较大或特殊类型的采购合同出具法律审核意见；协助采购部处理合同履行过程中的法律纠纷，参与协商、诉讼等维权事宜；定期更新公司采购合同标准模板，确保模板符合最新法规要求。（三）其他部门配合职责财务部：审核采购合同中的付款条款（付款金额、付款周期、付款方式等），评估资金支付风险，确保付款安排符合公司资金计划；根据生效合同办理付款手续，留存付款凭证；质检部：参与审核合同中的质量标准、验收条款，确保验收要求可落地，配合采购部核实供应商履约质量是否符合合同约定；生产部：确认合同中的交货周期、物料规格是否匹配生产计划，反馈生产端对合同条款的合理化建议；管理层：按审批权限对采购合同进行最终审批，协调解决合同审批、履行中的跨部门问题，保障合同管理效率。三、核心管理内容与要求（一）合同起草与预审1.起草要求：采购合同优先使用公司标准模板，无标准模板的需参照同类合同范本起草；合同需明确标的名称、规格型号、数量、单价、总价、含税/不含税金额、交货地点、交货周期、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等核心条款，无模糊或歧义表述；2.预审要求：采购部完成合同初稿后，由部门负责人进行内部预审，核查条款是否匹配采购需求，价格、数量等关键信息是否准确；预审通过后附供应商资质文件、采购需求单等佐证材料，提报至法务部审核。（二）合同审批流程1.审批层级：合同金额≤10万元的，经采购部负责人预审、法务部审核后即可签订；合同金额10万-50万元的，需增加财务部审核、分管采购管理层审批；合同金额＞50万元的，需经采购部、法务部、财务部审核后，报总经理审批；2.审批时效：法务部接收合同审核申请后，常规合同需在1个工作日内完成审核并反馈修改意见，紧急合同需在4小时内审核；财务部审核需在0.5个工作日内完成；管理层审批需在1个工作日内完成，确保审批不影响采购进度；3.审批记录：所有审批环节需留存书面或系统审批痕迹，审批意见需明确（同意/修改后同意/不同意），不同意的需注明具体原因，采购部按意见修改后重新提报。（三）合同签订与履行1.签订要求：合同审批通过后，由采购部指定专人（合同管理员）与供应商法定代表人或授权代理人签订；合同需加盖公司合同专用章，供应商需加盖公章或合同专用章，签字盖章齐全后方为生效；禁止无审批或审批未通过签订合同，禁止个人私自代表公司签订采购合同；2.履行跟踪：采购部建立合同履行台账，实时跟踪供应商交货进度，交货前1个工作日提醒供应商按约交货；物料到货后，配合质检部按合同约定的质量标准验收，验收结果需书面记录；财务部按合同约定的付款条件（如验收合格后30天付款）办理付款，禁止提前付款或无验收凭证付款；3.履约异常处理：发现供应商交货延迟、质量不符等履约异常，采购部需在24小时内书面通知供应商，要求限期整改；整改无效的，按合同违约责任条款追究供应商责任，必要时通知法务部介入。（四）合同变更、解除与争议处理1.变更解除：因生产计划调整或供应商履约问题需变更合同条款的，需经双方协商一致，签订补充协议并按原审批流程审核；需解除合同的，需核实解除事由是否符合合同约定或法律规定，解除通知需书面送达供应商并留存凭证；2.争议处理：合同履行过程中发生纠纷的，采购部优先与供应商协商解决，协商记录需留存；协商无果的，按合同约定的争议解决方式（如诉讼、仲裁）处理，法务部全程参与，整理合同、验收记录、沟通凭证等证据材料，维护公司权益。四、日常管理与监督（一）台账管理采购部建立采购合同专项台账，记录合同编号、供应商名称、合同标的、金额、签订日期、履行状态、付款进度、验收结果等信息；电子台账每日备份，纸质合同及相关附件（审批单、验收单、付款凭证）由专人保管，存放于保密文件柜；台账信息需与财务部付款记录、质检部验收记录保持一致，每月核对一次，确保数据准确。（二）过程监督管理层每月抽查不少于5份采购合同，核查审批流程完整性、条款合规性、履约记录真实性；对无审批签订合同、违规付款、隐瞒履约异常等行为，责令采购部限期整改；每季度召开合同管理复盘会，分析合同纠纷原因、履约问题类型，优化合同模板和审批流程，降低后续管理风险。（三）培训与考核行政部每半年组织一次采购合同管理培训，内容涵盖合同起草规范、法律风险防范、履约跟踪要点等，覆盖采购部、法务部、财务部相关人员；将合同审批及时率（≥98%）、履约纠纷率（≤1%）、合同归档完整率（100%）纳入采购部绩效考核，未达标者扣减季度绩效奖金；对及时识别合同风险、避免公司经济损失的人员给予专项奖励。五、责任追究（一）采购部责任采购部未按要求起草合同导致条款漏洞引发纠纷的，追究经办人责任，扣减当月绩效奖金；未按审批流程签订合同的，给予部门负责人警告处理，扣减季度绩效奖金；未跟踪合同履约进度导致交货延迟影响生产的，扣减采购部负责人当月绩效奖金；隐瞒合同履约异常不上报的，视情节给予通报批评或调整岗位，造成经济损失的按损失金额的5%-10%追责。（二）其他部门责任法务部未及时审核合同或审核遗漏重大法律风险的，追究审核人员责任，扣减当月绩效奖金；财务部违规付款或未按合同约定付款导致纠纷的，扣减财务经办人当月绩效奖金；质检部未按合同标准验收导致不合格物料入库的，追究检验人员责任；所有员工因