企业人事档案管理制度文件

企业人事档案管理制度文件一、适用范围与情境本制度适用于企业全体在职员工、试用期员工及离职员工的人事档案管理工作，涵盖员工从入职到离职全生命周期的档案建立、维护、保管及使用等环节。具体情境包括：新员工入职时档案材料的收集与归档、员工在职期间个人信息变更的档案更新、内部岗位调整时的档案流转、离职员工的档案转递、以及因工作需要（如职称评定、劳动纠纷处理、内部审计等）的档案查阅等。二、制度执行流程详解（一）员工入职档案建立材料收集：新员工入职当日，人力资源部专员向员工发放《人事档案材料清单》（见配套表单1），要求员工在3个工作日内提交以下材料原件及复印件：证件号码、学历学位证书、职业资格证书、离职证明（如有）；体检合格证明（入职1个月内提交）；劳动合同签订文本（一式两份，员工留存一份，档案留存一份）；一寸免冠照片2张（用于档案封面及员工证）；其他需存档的个性化材料（如奖惩证明、特殊技能证书等）。材料审核：人力资源部专员在收到材料后2个工作日内完成审核，重点核对复印件与原件的一致性、材料的完整性及合规性（如离职证明需加盖原单位公章）。材料不齐或不符合要求的，及时通知员工补充。档案录入与归档：审核通过后，专员将员工信息录入企业人事管理系统（如OA系统、HRM系统），唯一档案编号（格式：部门代码+入职年份+流水号，例如“RD2023001”）；同时将纸质材料按《档案分类目录》（见配套表单2）顺序整理，装入统一档案袋，标注档案编号及员工姓名，移交档案室保管。电子档案与纸质档案同步建立，保证信息一致。（二）在职期间档案维护信息变更更新：员工在职期间发生个人信息变更（如联系方式、住址、紧急联系人、学历提升、职称考取等），需填写《人事信息变更申请表》（见配套表单3），附相关证明材料（如新学历证书、职称证书等），经部门负责人审批后提交人力资源部。专员在收到申请后1个工作日内完成系统信息更新，并在纸质档案中补充变更材料，标注变更日期及原因。档案动态补充：员工获得的表彰奖励、培训记录、考核结果、岗位调整通知等材料，由相关部门（如行政部、培训部）在事件发生后3个工作日内统一提交人力资源部，专员核对无误后归入档案相应类别，同时在系统中记录补充时间及来源。（三）档案查阅与使用查阅申请：因工作需要查阅员工档案的，需由申请人填写《人事档案查阅申请表》（见配套表单4），说明查阅事由、查阅内容、查阅方式（原件/复印件）及用途，经部门负责人签字后，报人力资源部经理审批。涉及高级管理人员或敏感信息的，需报请分管副总经理审批。查阅流程：审批通过后，档案管理员在1个工作日内调取档案，安排申请人到档案查阅室现场查阅（原则上不借出原件）。查阅过程中，管理员全程陪同，保证档案材料完整。如需复印，管理员负责复印，并在复印件上加盖“档案复印专用章”，注明“仅供XX用途，再次无效”及复印日期。查阅登记：管理员在《档案查阅登记簿》（见配套表单5）中详细记录查阅人信息、查阅时间、档案编号、查阅内容及归还情况，由查阅人签字确认。（四）员工离职档案处理离职材料归档：员工办理离职手续时，人力资源部专员需收集《离职申请表》、工作交接清单、解除/终止劳动合同证明等材料，核对无误后归入员工档案，同时在系统中标记“离职”状态及离职日期。档案转递：对于主动离职或合同到期不再续签的员工，人力资源部在员工离职后10个工作日内，根据员工要求或单位规定，将档案转递至新的工作单位或户籍所在地人才市场。转递时需开具《档案转递通知单》（见配套表单6），通过机要或EMS邮寄（不得由员工自带），并留存邮寄凭证及回执。离职档案保管：对于未办理转递手续的离职员工档案，由档案室继续保管，保管期限为离职后3年；逾期无人认领的，经人力资源部经理审批后，按规定统一销毁，销毁前需记录档案编号及员工信息，由至少2人共同监销，保证档案信息不外泄。三、配套表单模板表单1：人事档案材料清单序号材料名称份数（原件/复印件）备注1证件号码1份复印件需正反面复印2学历学位证书1份复印件需与信息一致3职业资格证书1份复印件如有4离职证明1份原件应届毕业生无需提供5体检合格证明1份原件三甲医院出具6劳动合同1份原件企业留存联7一寸免冠照片2张蓝底8其他需存档材料按需如奖惩证明等表单2：档案分类目录一级分类二级分类材料示例基础信息个人基本信息入职登记表、证件号码复印件等教育背景学历学位证书、成绩单等工作经历原单位离职证明、工作经历证明劳动关系劳动合同劳动合同文本及变更协议社保公积金缴存记录、转移单等考核奖惩考核记录年度/季度考核表、绩效评估结果奖惩材料表彰决定、奖励证书、处罚通知培训发展培训记录培训通知、结业证书、考核结果职业发展职称评定材料、晋升通知等离职信息离职材料离职申请表、解除合同证明等档案转递转递通知单、回执等表单3：人事信息变更申请表员工姓名所属部门员工编号变更前信息变更后信息变更原因（如：原住址）（如：新住址）（如：搬家）附件材料□证件号码复印件□学历证书□其他（请注明）申请人签字日期部门负责人审批签字：人力资源部处理意见系统更新时间：_______档案补充情况：□已归档□待补充处理人：_______表单4：人事档案查阅申请表查阅人姓名所属部门查阅日期查阅事由□职称评定□劳动纠纷□内部审计□其他（请注明）查阅内容（可勾选：基础信息/劳动关系/考核奖惩/培训发展/全卷）查阅方式□原件查阅□复印件（需注明用途）申请人签字部门负责人审批人力资源部审批签字：_______签字：_______档案管理员备注档案编号：_______借出/归还时间：________________签字：_______表单5：档案查阅登记簿查阅日期查阅人档案编号查阅事由查阅内容归还确认管理员签字表单6：档案转递通知单员工姓名性别员工编号离职日期转递原因□新单位接收□户籍地人才市场□其他（请注明）档案材料清单（可附档案目录清单）接收单位名称（需填写全称及详细地址）邮政编码联系方式经办人企业转递说明本档案材料已核对无误，请接收单位签收后及时将回执寄回。发送单位（盖章）人力资源部经办人：_______日期：_______接收单位签收签字：_______日期：_______（单位盖章）四、关键管理要点（一）档案安全与保密档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗设备，保持室内干燥通风，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%。档案材料实行“一人一档、专柜存放”，柜门加锁，钥匙由档案管理员专人保管，不得转借或复制。档案管理人员需签订《保密协议》，严禁泄露员工个人信息及档案内容；非工作时间不得随意进入档案室，如需进入需经人力资源部经理批准并全程陪同。电子档案需设置访问权限，仅人力资源部相关人员可按职责范围查询，定期备份（每周一次），防止数据丢失或泄露。（二）档案完整性与准确性档案材料收集、审核、归档各环节需责任到人，保证材料真实、完整、有效，严禁伪造、篡改或遗漏。员工信息变更后，人力资源部需在3个工作日内完成档案更新，避免信息滞后导致管理风险。每季度末，档案管理员需对档案进行全面清点，核对纸质档案与电子档案的一致性，发觉问题及时整改并记录。（三）档案规范与合规档案材料需使用A4纸打印或书写，字迹清晰、内容完整，不得使用圆珠笔或铅笔；外来材料（如证明、证书）需保持原貌，不得裁剪或涂改。档案保存期限按国家及企业规定执行：在职员工档案长期保存；离职员工档案保存3年，逾期按规定销毁。销毁前需编制《档案销毁清册》，经人力资源部经理及分管领导审批后，由2人以上共同监销，保证信息无法恢复。档案转递需符合《档案法》及企业规定，不得通过非正规渠道邮寄或交由员工自带，保证档案流转安全。（四）责任追究因档案管理人员工作失误导致档案丢失、损坏或信息泄露的，视情节轻重给予批评教育、经济处罚直至解除劳动合同；造成企业或员工损失的，需承担相