会议纪要撰写与存档标准化模板

会议纪要撰写与存档标准化模板一、适用会议类型二、操作流程详解（一）会前准备阶段明确会议目的与议程会议发起人需提前1-2个工作日确定会议核心目标（如“明确Q3项目里程碑”“解决XX部门协作瓶颈”），并制定清晰议程，包括议题顺序、每个议题的预计时长、汇报人及讨论要点。议程需提前同步至所有参会人员，保证各方有充分准备。准备会议资料与工具收集与议题相关的背景资料（如项目数据、方案文档、上次会议纪要等），提前分发给参会人员。准备会议记录工具：可选择电子文档（如Word、飞书文档）或专用会议纪要模板，保证能实时记录讨论要点、决议及待办事项；若为重要会议，建议录音（需提前告知参会人员）作为辅助记录。确认参会信息与主持人、记录人确认参会人员名单（含部门、职务），提前统计无法参会人员并知晓其缺席原因，必要时安排委托人代为参会。（二）会中记录阶段记录基础信息会议开始后，首先记录以下核心信息：会议名称（如“XX项目第5次周例会”）会议日期（年/月/日）、具体时间（开始-结束）会议地点（会议室/线上会议平台名称）主持人、记录人姓名（用号代替，如“主持人”“记录人*”）参会人员（列出姓名+部门，如“张三-产品部”“李四-技术部”）缺席人员及原因（如“王五-市场部，因客户拜访请假”）会议类型（如“项目例会”“决策会”）会议主题（简明概括核心目标，如“讨论XX项目需求变更方案”）聚焦议题与讨论内容按议程顺序逐项记录，每个议题需包含：议题名称（与议程一致）汇报人（如“技术部*”）讨论内容摘要：客观记录关键观点、分歧点及依据（避免主观评价，如“市场部提出用户反馈A功能使用率低，建议优化；技术部回应当前开发资源紧张，优先级需调整”）。数据支撑：涉及数据时需准确记录（如“Q2销售额同比增长15%，但用户留存率下降5%”）。明确决议与待办事项对每个议题的结论（决议）需清晰记录，包括：决议编号（按议题顺序编号，如“JY-01”）决议内容（具体、可执行，如“同意将A功能优化优先级延后至Q4，优先完成B功能开发”）负责人（明确到人，如“技术部-赵六*”）完成时限（具体日期或阶段，如“2023年10月30日前”）待办事项需单独列出，与决议区分，保证“谁负责、做什么、何时完成”三要素明确。（三）会后整理阶段核对与补充信息会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议笔记、录音（如有）核对记录内容，保证无遗漏、无歧义；对模糊表述（如“尽快处理”）需与主持人或相关人员确认，补充具体细节。形成会议纪要初稿按模板结构整理初稿，语言简洁、逻辑清晰，重点突出“决议”和“待办事项”，避免冗余讨论内容。初稿完成后，发送至主持人审核，确认关键信息（如决议、负责人、时限）准确无误。分发与反馈审核通过后，1个工作日内将会议纪要分发给所有参会人员及相关方（如项目组、部门负责人），抄送需知晓的上级领导。收到参会人员反馈后，及时修正内容（如姓名、职务错误），更新最终版并重新分发。（四）存档管理阶段分类存储会议纪需按“年份-月份-会议类型”或“项目名称-会议序号”分类存储（如“2023年-09月-项目例会”或“XX项目-周例会-005”），保证检索便捷。电子版存储于指定共享文件夹（如企业网盘/协同平台），纸质版（如有）需装入档案盒，标注会议名称及日期。设定保存期限根据会议重要性设定保存期限：常规例会保存1年，项目关键节点会议（如启动会、评审会）保存3年，战略决策类会议保存5年以上。借阅与权限管理会议纪要为内部资料，借阅需经部门负责人或主持人审批，借阅期限不超过3个工作日，禁止外传或复制给非相关人员。三、标准化表格模板（一）会议基本信息表项目内容会议名称会议日期年月日会议时间：至：会议地点（会议室/线上平台：______）主持人______*记录人______*参会人员（姓名+部门，分行列出，如：张三-产品部；李四-技术部）缺席人员（姓名+部门+原因，如：王五-市场部-客户拜访请假）会议类型（□项目例会□部门协调会□决策评审会□其他：______）会议主题（简述核心目标，如“讨论XX项目Q3里程碑计划”）（二）议程与讨论记录表议题序号议题名称汇报人讨论内容摘要（关键观点、分歧、数据）01项目进度汇报技术部*1.前端开发完成80%，后端接口联调中，延迟2天（因第三方接口变更）；2.测试组已用例设计，预计下周启动测试。02需求变更讨论产品部*市场部提出增加C功能，用户调研显示需求率达30%；技术部评估需额外5人日，建议纳入Q4迭代。03资源协调运营部*当前人力紧张，建议优先支持XX上线项目，XX活动延期1周。（三）决议与待办事项跟踪表决议编号决议内容负责人完成时限进展状态（□未开始□进行中□已完成□延期）备注（如延期原因）JY-01同意C功能需求纳入Q4迭代，本月底前完成需求评审文档产品部*2023-09-30□进行中JY-02技术部优先保障XX上线项目资源，XX活动延期至10月15日启动运营部*2023-10-15□未开始DB-01张三*负责整理Q2用户留存率下降分析报告，含原因及改进建议数据部*2023-10-07□进行中需补充竞品数据四、关键注意事项指引（一）记录规范要点客观性：严格记录事实，避免加入个人观点或情绪化表述（如“某部门消极应对”应改为“某部门提出当前资源不足，需协调支持”）。准确性：人名、部门、数据、时间等关键信息需反复核对，保证无误；决议内容需与主持人确认，避免歧义。简洁性：提炼核心内容，避免逐字复述讨论过程，重点保留“结论”和“行动项”。（二）存档管理要求及时性：会议纪要需在会后3个工作日内完成整理、审核与存档，避免拖延导致信息丢失。安全性：涉及敏感信息（如未公开决策、财务数据）的会议纪要，需加密存储，访问权限仅限相关人员。完整性：存档内容需包含最终版会议纪要、议程、参会人员签到表（如有）及相关附件，保证会议全流程可追溯。（三）