合办年会协议书

合办年会协议书甲方：[甲方公司名称]统一社会信用代码：[甲方公司统一社会信用代码]法定代表人：[甲方公司法定代表人姓名]地址：[甲方公司地址]联系方式：[甲方公司联系电话]乙方：[乙方公司名称]统一社会信用代码：[乙方公司统一社会信用代码]法定代表人：[乙方公司法定代表人姓名]地址：[乙方公司地址]联系方式：[乙方公司联系电话]鉴于甲乙双方均有举办年会的需求，经友好协商，双方决定共同合办年会，以实现资源共享、优势互补，提升年会的质量和效果。为明确双方的权利义务，特签订本协议书，以资共同遵守。一、合办年会的基本信息1.年会名称：[年会具体名称]2.年会时间：[具体年/月/日]，会期为[X]天，从[开始时间]至[结束时间]。3.年会地点：[详细地址]二、标的物或服务具体描述1.年会策划与组织双方共同商讨年会主题、议程、活动形式等内容，确保年会符合双方的企业文化和目标。甲方负责提供年会场地布置的设计方案，乙方负责根据设计方案进行具体的场地布置实施，包括舞台搭建、音响设备调试、灯光布置、背景板制作等，营造出专业且富有特色的年会氛围。共同策划年会的各项活动，如开幕式、晚宴、文艺表演、抽奖环节、互动游戏等，确保活动内容丰富多样，吸引参会人员积极参与。负责邀请嘉宾、安排参会人员的签到、座位引导等工作，保障年会的顺利进行。2.会议服务提供会议所需的桌椅、投影仪、麦克风等设备，并确保设备在年会期间正常运行。安排专业的会议记录人员，对年会期间的重要讲话、讨论内容等进行记录，形成会议纪要，供双方参考。提供茶水、咖啡、点心等饮品和食品服务，满足参会人员的需求。3.餐饮服务共同确定年会的餐饮标准和菜单，确保餐饮质量符合双方要求。乙方负责联系专业的餐饮供应商，提供年会期间的午餐、晚宴等餐饮服务，包括菜品制作、餐具摆放、用餐服务等。根据参会人数合理安排餐饮场地，确保用餐环境舒适、整洁。4.住宿安排若有参会人员需要住宿，双方共同协商确定合作的酒店，并与酒店签订合作协议。乙方负责与酒店沟通协调，确保为参会人员提供优质的住宿服务，包括房间预订、入住登记、退房手续办理等。提供必要的数据统计，如实际入住人数、房间类型等，以便双方进行费用结算。三、双方权利义务（一）甲方权利义务1.权利有权参与年会策划方案的讨论和决策，提出意见和建议。有权对年会组织过程中的各项工作进行监督，确保年会按照双方商定的方案进行。有权获取年会相关的资料和信息，包括会议纪要、费用明细等。2.义务按照本协议约定的时间和方式向乙方支付合办年会所需的费用。负责提供年会所需的部分资料和信息，如公司简介、企业文化、参会人员名单等，以便乙方更好地进行年会策划和组织。协助乙方进行年会的宣传推广工作，如通过公司内部渠道、社交媒体等方式发布年会信息，吸引更多人员参与。安排专人与乙方对接年会相关工作，及时沟通协调解决出现的问题。（二）乙方权利义务1.权利有权要求甲方按照本协议约定提供相关资料和信息，以便开展工作。有权根据本协议约定获取合办年会的费用。在年会组织过程中，有权根据实际情况提出合理的调整建议，但需提前与甲方沟通协商并取得同意。2.义务按照双方商定的年会策划方案，负责年会的具体组织实施工作，确保年会的顺利进行。严格控制年会费用支出，确保费用使用合理、透明，并定期向甲方提供费用明细和结算报告。对年会期间的各项活动和服务质量负责，如出现因乙方原因导致的问题，应及时采取措施解决，并承担相应责任。妥善保管年会期间涉及的各类资料和文件，在年会结束后按照双方约定移交甲方。四、费用及支付方式1.年会总费用：本次合办年会的总费用预计为人民币[X]元，具体费用根据实际发生情况进行结算。2.费用分担：双方按照以下方式分担年会费用：甲方承担费用项目包括：[详细列出甲方承担的费用项目及金额]，预计费用为人民币[X]元。乙方承担费用项目包括：[详细列出乙方承担的费用项目及金额]，预计费用为人民币[X]元。3.支付方式甲方应在本协议签订后的[X]个工作日内，向乙方支付年会总费用的[X]%作为预付款，即人民币[X]元。在年会结束后的[X]个工作日内，双方根据实际发生的费用进行结算，多退少补。甲方应在结算完成后的[X]个工作日内，向乙方支付剩余款项。4.费用结算依据：费用结算以双方认可的发票和相关凭证为依据。乙方应在年会结束后的[X]个工作日内，向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝支付相应款项。五、保密条款1.双方应对在合办年会过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、参会人员信息等予以保密，未经对方书面同意，不得向任何第三方披露或使用。2.本条款的保密期限为自本协议生效之日起[X]年。六、违约责任1.甲方违约责任若甲方未按照本协议约定支付费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权解除本协议，并要求甲方支付已发生的费用及违约金。若甲方违反保密条款，应向乙方支付违约金人民币[X]元，并赔偿乙方因此遭受的数据损失。如损失难以计算的，赔偿金额不低于人民币[X]元。若甲方未按照本协议约定协助乙方开展工作，导致年会无法顺利进行或出现其他问题，甲方应承担相应的赔偿责任。2.乙方违约责任若乙方未按照本协议约定的时间、质量和要求完成年会组织工作，应向甲方支付违约金人民币[X]元，并负责采取措施弥补不足或进行整改。如给甲方造成损失的，还应承担赔偿责任。若乙方违反费用控制义务，导致费用超支，超出部分由乙方自行承担。如因乙方原因导致费用不合理增加，甲方有权要求乙方退还多支付的款项，并支付违约金人民币[X]元。若乙方违反保密条款，应向甲方支付违约金人民币[X]元，并赔偿甲方因此遭受的数据损失。如损失难以计算的，赔偿金额不低于人民币[X]元。若乙方未按照本协议约定妥善保管资料和文件，导致资料丢失或损坏，应负责恢复或赔偿甲方因此遭受的损失。七、争议解决1.本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至本次合办年会结束。2.本协议一式两份，甲乙双方各执