合办会议协议书

合办会议协议书甲方：名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方：名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲乙双方有意共同举办[会议名称]会议（以下简称“本次会议”），经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，双方达成如下协议：一、会议基本信息1.会议名称：[会议名称]2.会议时间：[具体年/月/日年/月/日]3.会议地点：[详细地址]4.会议主题：[简要描述会议主题]5.会议规模：预计参会人数为[X]人二、会议内容及服务具体描述1.会议组织甲方负责会议整体策划，包括确定会议议程、邀请嘉宾、制定会议资料等。乙方负责协助甲方进行会议场地的选择、布置以及设备的租赁与调试。2.会议宣传双方共同制定会议宣传方案，通过各自的渠道进行宣传推广，包括但不限于网站、社交媒体、行业刊物等。甲方负责制作会议宣传资料，如海报、宣传单页等；乙方负责协助甲方在其自有平台上发布宣传信息，并提供必要的技术支持。3.会议接待乙方负责会议期间的接待工作，包括安排接待人员、提供餐饮服务、协助参会人员办理入住和退房手续等。甲方负责对接待人员进行培训，确保接待服务的质量和标准符合会议要求。4.会议资料准备甲方负责撰写和编辑会议资料，包括会议手册、嘉宾演讲稿、会议论文集等。乙方负责会议资料的印刷、装订以及在会议期间的发放工作。5.会议技术支持乙方负责提供会议所需的技术设备，如投影仪、音响系统、网络设备等，并确保设备在会议期间正常运行。甲方负责安排专业技术人员，对会议期间的技术问题进行及时处理和解决。三、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对会议的整体策划、组织、宣传等工作提出意见和建议。有权要求乙方按照本协议的约定履行各项义务。在乙方未按照协议约定履行义务时，有权解除本协议，并要求乙方承担相应的违约责任。2.义务按照本协议的约定，负责会议的策划、组织、宣传以及资料准备等工作。向乙方提供开展工作所需的相关资料和信息，并保证其真实性和合法性。按照协议约定的时间和方式向乙方支付费用。对乙方的工作进行监督和检查，及时提出改进意见和建议。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照本协议的约定支付费用。有权对甲方提出的工作要求和安排提出合理的意见和建议。在甲方未按照协议约定履行义务时，有权解除本协议，并要求甲方承担相应的违约责任。2.义务按照本协议的约定，负责会议场地的选择、布置、设备租赁与调试、接待、资料印刷与发放以及技术支持等工作。向甲方提供开展工作所需的相关资料和信息，并保证其真实性和合法性。按照协议约定的时间和质量要求完成各项工作任务。对会议期间出现的突发情况及时进行处理和报告，并采取必要的措施确保会议的顺利进行。四、费用及支付方式1.费用总额：本次会议合办费用总计为人民币[X]元（大写：[大写金额]）。2.费用明细会议组织费用：人民币[X]元，包括策划、嘉宾邀请、资料撰写等费用。会议宣传费用：人民币[X]元，包括宣传资料制作、平台推广等费用。会议接待费用：人民币[X]元，包括接待人员薪酬、餐饮、住宿安排等费用。会议资料准备费用：人民币[X]元，包括印刷、装订、发放等费用。会议技术支持费用：人民币[X]元，包括设备租赁、技术人员薪酬等费用。3.支付方式甲方应在本协议签订之日起[X]个工作日内，向乙方支付费用总额的[X]%作为预付款，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。在会议筹备工作完成并经甲方验收合格后，甲方应在[X]个工作日内，向乙方支付费用总额的[X]%，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。会议结束后，双方对费用进行结算，如无异议，甲方应在[X]个工作日内支付剩余费用，即人民币[X]元（大写：[大写金额]）。五、保密条款1.双方应对在合作过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密、会议筹备信息等予以保密。未经对方书面同意，任何一方不得向第三方披露或使用对方的保密信息。2.本条款的保密期限自本协议生效之日起至本协议终止后[X]年内。六、违约责任1.若甲方未按照本协议约定的时间和方式支付费用，每逾期一日，应按照未支付金额的[X]%向乙方支付违约金。逾期超过[X]日的，乙方有权解除本协议，并要求甲方支付已完成工作对应的费用及违约金。2.若乙方未按照本协议约定的时间和质量要求完成各项工作任务，每逾期一日，应按照本协议费用总额的[X]%向甲方支付违约金。因乙方原因导致会议无法正常进行或出现重大失误的，乙方应承担由此给甲方造成的全部损失，并按照本协议费用总额的[X]%向甲方支付违约金。3.若一方违反本协议的保密条款，应向对方支付违约金人民币[X]元，并赔偿对方因此遭受的全部损失。4.如因不可抗力等不可预见、不可避免的原因导致一方无法履行本协议约定的义务，该方不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。七、争议解决1.本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。2.双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。八、其他条款1.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期至本次会议结束后[X]个工作日。2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。