跑步俱乐部费用报销审批管理制度

跑步俱乐部费用报销审批管理制度第一章总则第一条为规范跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）费用报销行为，加强资金使用管理，保障资金安全与使用效率，维护会员权益，结合俱乐部实际运营需求，制定本制度。第二条本制度适用于俱乐部全体会员、专职/兼职工作人员（以下简称“员工”）及参与俱乐部组织活动的其他相关人员（以下简称“相关人员”）因执行俱乐部任务产生的费用报销事项。第三条费用报销遵循以下原则：（一）真实性原则：报销费用须为实际发生的合理支出，凭证、单据需真实有效，严禁虚报、冒领或伪造票据；（二）合规性原则：费用支出须符合国家法律法规、俱乐部章程及本制度规定，超范围、超标准的费用不予报销；（三）必要性原则：费用支出须与俱乐部业务活动直接相关，优先保障会员服务、活动组织等核心工作，严控非必要开支；（四）效率性原则：优化审批流程，明确各环节责任与时限，确保报销流程便捷高效，避免因流程冗长影响工作开展。第二章报销范围第四条本制度涵盖的报销费用类型包括但不限于以下类别：（一）活动组织费用：因组织会员跑步活动（如常规训练、赛事筹备、公益跑等）产生的直接支出，包括场地租赁费、器材消耗费（如训练用运动器材损耗、补给品购置）、活动保险费（为参与人员购买的短期意外险）、裁判/教练劳务费等；（二）会员服务费用：为会员提供专业服务产生的费用，包括会员培训课程费（如跑步技术、运动损伤防护培训）、赛事报名代垫费（俱乐部统一为会员报名官方赛事的费用）、会员沟通物料费（如会员手册、活动海报印刷）等；（三）行政办公费用：维持俱乐部日常运营的必要支出，包括办公用品购置费（如打印纸、笔等低值易耗品）、会议费（内部会议场地租赁、资料印刷）、差旅费（因俱乐部事务出差产生的交通、住宿、餐补等）、通讯费（俱乐部官方联络号码费用）等；（四）其他经审批的合理费用：经俱乐部管理层书面批准的特殊支出（如突发活动应急采购、合作单位接待费等）。第三章报销标准第五条活动组织费用标准：（一）场地租赁费：根据活动规模（参与人数）设定限额，50人以下（含）活动场地费单次不超过2000元，50-100人（含）不超过4000元，100人以上需提前提交预算并经理事会审批；（二）器材消耗费：常规训练活动人均单次消耗（如能量胶、矿泉水等）不超过15元；赛事筹备活动（如马拉松）人均消耗不超过30元（含急救包、号码布等）；（三）活动保险费：按实际购买保险金额报销，需提供保险合同及参与人员名单；（四）裁判/教练劳务费：专业裁判按800-1500元/场标准（根据赛事级别调整），签约教练按200-500元/课时标准（需附课程安排表及签到记录）。第六条会员服务费用标准：（一）会员培训课程费：外聘讲师费用不超过800元/课时（45分钟），需提供课程大纲及会员签到表；（二）赛事报名代垫费：按官方赛事公布的报名费用据实报销，需附赛事官方收费凭证及会员报名清单；（三）会员沟通物料费：印刷品单价不超过2元/份（如会员手册），活动海报制作费不超过500元/次（A3尺寸，50份以内）。第七条行政办公费用标准：（一）办公用品购置费：专职员工人均月度限额100元，兼职人员及会员活动用办公用品人均月度限额50元；（二）会议费：内部会议场地租赁（含设备使用）单次不超过1000元（20人以内），资料印刷费按实际数量报销（单价不超过0.5元/页）；（三）差旅费：1.交通费：省内出差优先选择公共交通（高铁二等座、大巴），据实报销；跨省市出差需提前审批，高铁可报销二等座，飞机经济舱需经秘书长批准；2.住宿费：省内出差限额300元/晚/人，省外一线城市（如北京、上海）限额400元/晚/人，其他城市限额350元/晚/人；3.餐补：省内80元/天/人，省外100元/天/人（已含在途时间）；（四）通讯费：俱乐部官方联络号码费用据实报销，个人通讯费不予报销。第八条其他费用：特殊支出需提前提交《特殊费用申请单》，注明事由、金额及必要性，经秘书长审核、理事会批准后，按批准金额报销。第四章报销审批流程第九条报销申请人需按以下步骤提交申请：（一）整理票据：收集与费用相关的合法票据（发票需加盖开票单位公章，电子发票需打印并标注“未重复报销”），并附费用明细清单（注明时间、事由、参与人员、金额等）；（二）填写单据：使用俱乐部统一印制的《费用报销单》，如实填写报销人姓名、部门（或会员组别）、费用类型、金额（大小写一致），并在“申请人签字”处确认；（三）附件粘贴：将票据按类别、时间顺序整齐粘贴于《票据粘贴单》，附于《费用报销单》后；（四）提交初审：将报销材料提交至所属部门负责人（或活动组织者）初审。初审内容包括：费用是否与实际业务相关、票据是否完整、金额是否符合标准；初审通过后，部门负责人签字确认。第十条财务审核：（一）初审通过的报销材料提交至俱乐部财务部（或财务专员）。财务审核内容包括：票据合法性（是否符合国家税务规定）、费用是否在预算内、标准是否超支、审批流程是否完整；（二）财务审核时限为3个工作日（从接收材料次日起算）。审核不通过的，需书面说明原因并退回申请人补充或修改；审核通过的，财务人员签字确认并登记《费用报销台账》。第十一条领导审批：（一）财务审核通过后，报销材料提交至俱乐部管理层审批。具体审批权限如下：1.单次报销金额5000元（含）以下：由秘书长审批；2.单次报销金额5000元-20000元（含）：由秘书长审核后，提交理事会会长审批；3.单次报销金额20000元以上：需经理事会会议审议通过（需2/3以上理事同意）；（二）审批时限为2个工作日（特殊情况可延长至5个工作日），审批通过后，管理层签字确认。第十二条支付结算：（一）审批通过的报销费用，由财务部在5个工作日内完成支付。支付方式优先采用银行转账（员工/会员需提供本人银行卡信息），特殊情况可现金支付（需申请人签字确认）；（二）报销金额到账后，财务部需通过短信或邮件通知申请人，并留存支付凭证备查。第五章监督与责任第十三条俱乐部财务部负责对费用报销全流程进行监督，定期（每季度）向理事会提交《费用使用情况报告》，内容包括各类费用支出明细、预算执行率、超支情况分析等。第十四条俱乐部设立内部审计机制，由理事会指定3名非财务人员组成审计小组，每年对费用报销记录进行1次抽查（抽查比例不低于30%），重点核查大额支出、高频报销事项的真实性与合规性。第十五条对违反本制度的行为，按以下规定处理：（一）虚报、伪造票据或提供虚假材料的，追回已报销款项，视情节轻重给予警告、取消会员资格（员工解除劳动关系）等处分；涉及金额超过5000元或造成严重影响的，移交司法机关处理；（二）部门负责人或财务人员未履行审核职责，导致违规报销的，对责任人给予通报批评并扣减当月绩效（员工）或暂停会员服务权限（会员）；造成资金损失的，由责任人承担连带赔偿责任；（三）因申请人未按流程提交材料导致报销延误的，责任由申请人自行承担。第十六条俱乐部鼓励员工、会员对违规报销行为进行举报（可通过邮箱、意见箱等渠道）。对经查证属实的举报，给予举报人