合同管理规范及审核标准化流程

合同管理规范及审核标准化流程工具模板一、适用场景与业务范围本工具模板适用于企业各类合同的全生命周期管理，覆盖业务场景包括但不限于：采购与供应商合作合同（如原材料采购、服务外包）、销售与客户签订的商务合同（如产品销售、技术服务协议）、合作方联盟协议（如联合研发、渠道合作）、内部资源授权合同（如商标许可、资产租赁）等。同时适用于法务部门、业务部门、财务部门等多角色协同场景，保证合同从起草、审核到履行、归档的标准化管理，降低法律风险与运营成本。二、合同管理全流程操作指引（一）合同起草阶段需求明确与资料收集业务部门根据合作需求，明确合同核心要素：合同主体（双方名称、统一社会信用代码）、合作内容（服务范围、交付标准、标的物规格）、权利义务（双方责任、交付时限）、费用条款（金额、支付方式、税率）、违约责任（违约情形、赔偿标准）等。收集对方主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明）、资质文件（如行业许可证、认证证书）、过往合作记录（如有）等基础资料，保证合同主体合法合规。合同文本拟定优先使用企业标准合同模板（如《采购合同模板》《技术服务合同模板》），在模板基础上根据具体需求调整条款，避免遗漏关键内容。涉及特殊条款（如知识产权归属、保密义务、争议解决方式）时，需参考法务部门提供的《特殊条款指引》，保证条款表述清晰、无歧义。文本语言需简洁规范，避免口语化表述，金额、日期、数量等关键信息需用阿拉伯数字明确标注（如“合同金额：人民币50万元整，¥500,000.00”）。（二）合同内部审核阶段业务部门初审审核人：业务部门负责人或项目经办人审核重点：合作内容是否符合业务需求、交付标准是否可量化、费用条款是否与预算匹配、对方主体资质是否满足合作要求。输出：《合同审核记录表》（模板见第三部分），对审核发觉的问题（如交付时限模糊、费用预算超支）提出修改意见，反馈至起草人修订。法务部门复审审核人：法务专员或法务经理审核重点：合同主体合法性（是否为独立法人、是否存在经营异常）、条款合规性（是否符合《民法典》《公司法》等法律法规）、权利义务对等性（是否存在单方面加重己方责任的霸王条款）、争议解决方式约定（如约定仲裁需明确仲裁机构，约定诉讼需明确管辖法院）。对法律风险点（如违约责任过轻、知识产权归属不明）提出修改建议，必要时参考外部律师意见，保证法律风险可控。财务部门终审审核人：财务经理或会计主管审核重点：金额准确性（大小写是否一致、费用构成是否合理）、支付方式是否符合财务制度（如预付款比例、分期付款节点）、税费条款是否清晰（如增值税税率、发票类型）、资金安排是否影响企业现金流。确认财务条款无异议后，在《合同审核记录表》中签字确认，审核流程结束。（三）合同审批签署阶段审批流程执行审核通过的合同，由起草人通过企业OA系统或审批流提交至最终审批人（如总经理、分管副总），审批人根据合同金额、合作重要性决定是否签署。重大合同（如金额超过100万元、涉及核心业务）需提交至总经理办公会集体审议，审议通过后方可进入签署环节。合同签署与用印签署前，核对合同文本与审核版本是否一致，保证所有修改痕迹已确认无误；双方法定代表人或授权代表签字，并加盖企业公章或合同专用章（严禁以部门章代替公章）。授权代表签署时，需提供《授权委托书》（模板见第三部分），明确授权范围、权限期限，避免越权签署风险。（四）合同履行与跟踪阶段履行过程监控业务部门作为合同履行主体，需建立《合同履行跟踪表》（模板见第三部分），记录关键节点（如交付时间、验收节点、付款进度），定期与对方沟通履行情况，保证双方按约定履行义务。出现履行异常（如延迟交付、质量不达标）时，业务部门需在3个工作日内书面通知对方，并收集相关证据（如验收报告、沟通记录），及时上报法务部门评估是否启动违约责任追究。变更与解除管理合同履行过程中如需变更（如修改交付标准、调整金额），需由双方签订《合同变更协议》，参照原审核流程完成内部审批后签署，变更协议与原合同具有同等法律效力。需解除合同时双方协商一致并签订《合同解除协议》，明确解除时间、已履行部分处理方式、违约责任承担等事项，避免后续纠纷。（五）合同归档与复盘阶段资料归档合同签署后，由法务部门统一收集合同文本（含附件、变更协议、解除协议）、审核记录、签署授权书、履行过程中的重要文件（如验收单、付款凭证），整理成册并编号。归档要求：纸质合同需存入专用档案柜，电子合同备份至企业服务器，保存期限不少于合同终止后10年（涉及核心业务的合同需永久保存）。复盘优化每季度由法务部门牵头，组织业务、财务部门召开合同管理复盘会，分析当期合同审核常见问题（如条款遗漏、法律风险点）、履行纠纷案例，优化合同模板与审核流程，提升管理效率。三、合同管理常用模板与工具（一）合同基本信息表序号合同编号合同名称签订日期合同主体（甲方/乙方）统一社会信用代码合同金额（元）履行期限主要条款摘要归档状态1CG-2024-001原材料采购合同2024-03-15甲方：公司；乙方：YY工厂甲方：91110；乙方：91310500,0002024-04-01至2024-12-31交货地点：甲方仓库；验收标准：国标GB/T19001已归档2FW-2024-002技术服务协议2024-04-20甲方：公司；乙方：ZZ科技甲方：91110；乙方：91311300,0002024-05-01至2025-04-30服务内容：系统运维；付款方式：分期付款审核中（二）合同审核记录表合同编号合同名称审核环节审核部门审核人审核意见修改情况审核时间CG-2024-001原材料采购合同业务初审采购部经理*“交货时限需明确具体日期，模糊表述‘30日内’存在风险”修改为“2024年4月30日前交货”2024-03-10CG-2024-001原材料采购合同法务复审法务部专员*“违约责任条款需补充‘逾期交货按日0.05%支付违约金’”新增违约责任条款2024-03-12CG-2024-001原材料采购合同财务终审财务部经理*“付款方式中‘验收后30日内付款’需明确‘验收合格后’”修改为“验收合格后30日内付款”2024-03-14（三）合同履行跟踪表合同编号合同名称履行节点计划时间实际时间履行情况责任部门相关凭证备注CG-2024-001原材料采购合同首批交货2024-04-052024-04-03按时交付，数量合格采购部入库单、验收单无CG-2024-001原材料采购合同第二批交货2024-05-102024-05-15延迟5天，因乙方生产故障采购部沟通记录、延迟说明已协商违约金FW-2024-002技术服务协议首月运维2024-05-312024-05-31正常完成，系统无故障技术部服务报告、客户确认无（四）授权委托书模板授权委托书致：[合同相对方名称]兹委托*（证件号码号：）系我公司[部门名称]经理，代表我公司就[合同名称]（合同编号：X）事宜，办理以下授权范围内事项：签署合同及相关补充协议；确认合同履行过程中的交付、验收文件；协商解决合同履行中的变更、争议问题。授权期限：自2024年X月X日至2024年X月X日。委托人（盖章）：公司法定代表人（签字）：*日期：2024年X月X日四、关键风险控制与操作要点（一）主体资格审查签订前必须核实对方营业执照、经营范围、法定代表人证件号码明，避免与无民事行为能力人或超越经营范围的主体签约；涉及特殊行业（如食品、医疗）需核查对方行业许可证，保证资质合法有效。（二）条款完整性审核合同必须包含核心条款：主体信息、合作内容、权利义务、费用条款、履行期限、违约责任、争议解决方式、保密条款、生效条件；避免使用“其他”“另行约定”等模糊表述，需明确具体执行标准或补充协议签订流程。（三）印章与签署管理合同文本需与企业公章或合同专用章一致，严禁使用部门章、财务章签署；授权委托书需明确授权范围与期限，避免“全权授权”等宽泛表述，防止越权风险。（四）履行风险预警业务部门需定期跟踪合同履行进度，